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企業(yè)降低采購(gòu)成本的有效方法
導(dǎo)語(yǔ)：采購(gòu)部門(mén)是企業(yè)對(duì)生產(chǎn)成本控制的一個(gè)重要部門(mén)，也是利潤(rùn)來(lái)源的控制中心。企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過(guò)程中想要實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)的合理化，一定要對(duì)采購(gòu)成本做好監(jiān)督和預(yù)算，對(duì)采購(gòu)人員的思想教育也不能放松。因?yàn)楹侠淼牟少?gòu)價(jià)格，可以提高企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力，讓利潤(rùn)最大化，反之亦然。
企業(yè)降低采購(gòu)成本的有效方法
1 做好采購(gòu)成本控制的基礎(chǔ)工作
1.1 建立嚴(yán)格的采購(gòu)制度
建立嚴(yán)格、完善的采購(gòu)制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)、提高效率、杜絕部門(mén)之間扯皮，還能預(yù)防采購(gòu)人員的不良行為。采購(gòu)制度應(yīng)規(guī)定物料采購(gòu)的申請(qǐng)、授權(quán)人的批準(zhǔn)權(quán)限、物料采購(gòu)的流程、相關(guān)部門(mén)(特別是財(cái)務(wù)部門(mén))的責(zé)任和關(guān)系、各種材料采購(gòu)的規(guī)定和方式、報(bào)價(jià)和價(jià)格審批等。比如，可在采購(gòu)制度中規(guī)定采購(gòu)的物品要向供應(yīng)商詢(xún)價(jià)、列表比較、議價(jià)，然后選擇供應(yīng)商，并把所選的供應(yīng)商及其報(bào)價(jià)填在請(qǐng)購(gòu)單上;還可規(guī)定超過(guò)一定金額的采購(gòu)須附上三個(gè)以上的書(shū)面報(bào)價(jià)等，以供財(cái)務(wù)部門(mén)或內(nèi)部審計(jì)部門(mén)稽核。
1.2 建立嚴(yán)格的供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度
(1)對(duì)企業(yè)的正式供應(yīng)商要分類(lèi)、分級(jí)別建立檔案
比如：①按照產(chǎn)品的生產(chǎn)及銷(xiāo)售情況劃分為：生產(chǎn)廠家、授權(quán)經(jīng)銷(xiāo)商、片區(qū)分銷(xiāo)商及一般貿(mào)易商。②按照與本企業(yè)的合作關(guān)系分為：戰(zhàn)略合作廠商、代儲(chǔ)代銷(xiāo)廠商、一般生產(chǎn)廠商、一般貿(mào)易商。③按照廠商的注冊(cè)資金，生產(chǎn)及銷(xiāo)售規(guī)模大小分為：實(shí)力強(qiáng)的廠商、實(shí)力中等的廠商、小廠商等。供應(yīng)商檔案除有編號(hào)、詳細(xì)聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評(píng)級(jí)、銀行賬號(hào)等，每一個(gè)供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購(gòu)必須在已歸檔的供應(yīng)商中進(jìn)行，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新，并由專(zhuān)人管理。
(2)要建立嚴(yán)格的供應(yīng)商準(zhǔn)入制度
按照目前國(guó)際及國(guó)內(nèi)物流采購(gòu)發(fā)展的趨勢(shì)，供應(yīng)商的準(zhǔn)入傾向于與大的廠商建立戰(zhàn)略聯(lián)盟關(guān)系，以及與生產(chǎn)廠家直接建立采購(gòu)關(guān)系，因此在供應(yīng)商準(zhǔn)入過(guò)程，應(yīng)遵循：生產(chǎn)廠家準(zhǔn)入低門(mén)檻、貿(mào)易商準(zhǔn)入高門(mén)檻。重點(diǎn)材料的供應(yīng)商必須經(jīng)質(zhì)檢、物料、財(cái)務(wù)等部門(mén)聯(lián)合考核后才能進(jìn)入，如有可能要實(shí)地到供應(yīng)商生產(chǎn)地考核。企業(yè)要制定嚴(yán)格的考核程序和指標(biāo)，要對(duì)考核的問(wèn)題逐一評(píng)分，只有達(dá)到或超過(guò)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)者才能成為歸檔供應(yīng)商。
1.3 建立價(jià)格檔案和價(jià)格評(píng)價(jià)體系
(1)企業(yè)采購(gòu)部門(mén)要對(duì)所有采購(gòu)材料建立價(jià)格檔案，對(duì)每一批采購(gòu)物品的報(bào)價(jià)，應(yīng)首先與歸檔的材料價(jià)格進(jìn)行比較，分析價(jià)格差異的原因。如無(wú)特殊原因，原則上采購(gòu)的價(jià)格不能超過(guò)檔案中的價(jià)格水平(物價(jià)及原材料價(jià)格上漲、人工成本增加等特殊情況除外)，否則要作出詳細(xì)的說(shuō)明，比如：若以原材料價(jià)格上漲導(dǎo)致產(chǎn)品價(jià)格上漲為例，①首先要明確原材料上漲的比例及原因;②分析原材料所占產(chǎn)品的比重;③按照原材料上漲比例及所占比重，通過(guò)詳細(xì)計(jì)算得出上漲的比例。
(2)對(duì)于重點(diǎn)材料的價(jià)格，要建立價(jià)格評(píng)價(jià)體系，由公司有關(guān)部門(mén)組成價(jià)格評(píng)價(jià)組，或者成立專(zhuān)門(mén)的價(jià)格評(píng)價(jià)部門(mén)或崗位，定期收集有關(guān)的供應(yīng)價(jià)格信息，來(lái)分析、評(píng)價(jià)現(xiàn)有的價(jià)格水平，并對(duì)歸檔的價(jià)格檔案進(jìn)行評(píng)價(jià)和更新。這種評(píng)議視成立的部門(mén)或崗位情況，可分不同的時(shí)間段、不同的時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行。
1.4 建立材料的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)格
價(jià)格主管部門(mén)對(duì)所重點(diǎn)監(jiān)控的`材料應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)的變化和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本定期定出標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)格，促使采購(gòu)人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購(gòu)價(jià)格。標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)格亦可與價(jià)格評(píng)價(jià)體系結(jié)合起來(lái)進(jìn)行，并提出獎(jiǎng)懲措施，對(duì)完成降低公司采購(gòu)成本任務(wù)的采購(gòu)人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)沒(méi)有完成采購(gòu)成本下降任務(wù)的采購(gòu)人員，分析原因，確定對(duì)其懲罰的措施。
通過(guò)以上四個(gè)方面的工作，雖然不能完全杜絕采購(gòu)人員的暗箱操作，但對(duì)完善采購(gòu)管理，提高效率，控制采購(gòu)成本，確實(shí)有較大的成效。但只有制度的制約也無(wú)法完全達(dá)到采購(gòu)成本的控制，還需有降低材料成本的方法和手段。
2 有效降低材料成本的方法和手段
2.1 對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品
(1)標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)來(lái)控制采購(gòu)成本
實(shí)施規(guī)格的標(biāo)準(zhǔn)化，為不同的產(chǎn)品項(xiàng)目或零件使用共通的設(shè)計(jì)、規(guī)格，或降低訂制項(xiàng)目的數(shù)目，以規(guī)模經(jīng)濟(jì)量，達(dá)到降低制造成本的目的。筆者認(rèn)為，這一方法在控制采購(gòu)成本中非常重要，如果所有的設(shè)備都統(tǒng)一設(shè)計(jì)，所有的配件都統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，那么采購(gòu)就會(huì)達(dá)到規(guī)�；б妫黠@降低采購(gòu)成本，同時(shí)縮短采購(gòu)周期，使設(shè)備運(yùn)行、維護(hù)方便，達(dá)到一舉多得的效果。規(guī)格的標(biāo)準(zhǔn)化只是標(biāo)準(zhǔn)化的其中一環(huán)，應(yīng)擴(kuò)大標(biāo)準(zhǔn)化的范圍，以獲得更大的效益。
(2)通過(guò)付款條款的選擇降低采購(gòu)成本
如果企業(yè)資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現(xiàn)金交易，預(yù)付款或貨到付款的方式，這樣往往能帶來(lái)較大的價(jià)格折扣。此外，對(duì)于進(jìn)口材料、外匯幣種的選擇和匯率走勢(shì)也是要格外注意的。考慮歐元及美元等國(guó)際流通貨幣的弱強(qiáng)勢(shì)走勢(shì)，積極選擇利于我方的貨幣作為付款貨幣，從而達(dá)到降低采購(gòu)成本的目的。
(3)把握價(jià)格變動(dòng)的時(shí)機(jī)
價(jià)格會(huì)經(jīng)常隨著季節(jié)、市場(chǎng)供求情況而變動(dòng)，因此，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)注意價(jià)格變動(dòng)的規(guī)律，把握好采購(gòu)時(shí)機(jī)。在材料價(jià)格低迷期進(jìn)行采購(gòu)。如果采購(gòu)部門(mén)能把握好時(shí)機(jī)和采購(gòu)數(shù)量，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)很大的經(jīng)濟(jì)效益。
(4)以競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)的方式來(lái)牽制供應(yīng)商
對(duì)于大宗物料采購(gòu)，一個(gè)有效的方法是實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)，往往能通過(guò)供應(yīng)商的相互比價(jià)，最終得到底線(xiàn)的價(jià)格。此外，對(duì)同一種材料，應(yīng)多找?guī)讉�(gè)供應(yīng)商，通過(guò)對(duì)不同供應(yīng)商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利的地位。
(5)向制造商直接采購(gòu)或結(jié)成同盟聯(lián)合訂購(gòu)
向制造商直接訂購(gòu)，可以減少中間環(huán)節(jié)，降低采購(gòu)成本，同時(shí)制造商的技術(shù)服務(wù)、售后服務(wù)會(huì)更好。另外，有條件的幾個(gè)同類(lèi)廠家可結(jié)成同盟聯(lián)合訂購(gòu)，以克服單個(gè)廠家訂購(gòu)數(shù)量小而得不到更多優(yōu)惠的矛盾。
(6)選擇信譽(yù)佳的供應(yīng)商并與其簽訂長(zhǎng)期合同
與誠(chéng)實(shí)、講信譽(yù)的供應(yīng)商合作不僅能保證供貨的質(zhì)量、及時(shí)的交貨期，還可得到其付款及價(jià)格的關(guān)照，特別是與其簽訂長(zhǎng)期的合同，往往能得到更多的優(yōu)惠。
(7)充分進(jìn)行采購(gòu)市場(chǎng)的調(diào)查和信息收集
一個(gè)企業(yè)的采購(gòu)管理要達(dá)到一定水平，應(yīng)充分注意對(duì)采購(gòu)市場(chǎng)的調(diào)查和信息的收集、整理，從而充分了解市場(chǎng)的狀況和價(jià)格的走勢(shì)，使自己處于有利地位。如有條件，企業(yè)可設(shè)專(zhuān)人從事這方面的工作，定期形成調(diào)研報(bào)告。
(8)實(shí)行戰(zhàn)略成本管理來(lái)指導(dǎo)采購(gòu)成本控制
�、俟浪愎⿷�(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)成本。我們以前的采購(gòu)管理只是過(guò)多強(qiáng)調(diào)公司內(nèi)部的努力，而要真正做到對(duì)采購(gòu)成本的全面控制，僅靠自己內(nèi)部的努力是不夠的，應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的成本狀況有所了解，只有這樣，才能在價(jià)格談判中占主動(dòng)地位。可以通過(guò)參觀供應(yīng)商的設(shè)施，觀察并適當(dāng)提問(wèn)以獲得更多有用的數(shù)據(jù);
甚至為了合作，明確要求供應(yīng)商如實(shí)提供有關(guān)資料，以估算供應(yīng)商的成本。在估計(jì)供應(yīng)商成本并了解哪些材料占成本比重較大之后，可安排一些使自己在價(jià)格上有利的談判，并盡可能加強(qiáng)溝通和聯(lián)系，即與供應(yīng)商一起尋求降低大宗材料成本的途徑，從而降低自己企業(yè)的材料成本。進(jìn)行這種談判，要始終爭(zhēng)取雙贏的局面。要與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期的合作關(guān)系，就不能在談判中把供應(yīng)商逼到賠錢(qián)的地步。
�、趯�(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手進(jìn)行分析。對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手進(jìn)行分析的目的是要明確我方與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手相比的成本態(tài)勢(shì)如何。我們的優(yōu)勢(shì)在哪里，對(duì)手的優(yōu)勢(shì)在哪里，優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)的根源是什么，是源自于我們與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手戰(zhàn)略上的差異，還是源自于各自所處的不同環(huán)境，或是企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)、技術(shù)、管理等一系列原因。然后從消除劣勢(shì)，保持優(yōu)勢(shì)入手，制定在競(jìng)爭(zhēng)中戰(zhàn)勝對(duì)手的策略。通過(guò)對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的分析，找到努力的方向，在競(jìng)爭(zhēng)中保持先機(jī)。
(9)電子采購(gòu)(互聯(lián)網(wǎng)采購(gòu))
企業(yè)的采購(gòu)如果管理不善，采購(gòu)的原料價(jià)格過(guò)于昂貴或者質(zhì)量低下，無(wú)論在生產(chǎn)過(guò)程中如何管理和控制，其產(chǎn)品都將直接受到影響。而采購(gòu)過(guò)程中之所以經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，是由于過(guò)多的人為因素和信息閉塞造成的，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)可以減少人為因素和信息不暢通問(wèn)題，在最大限度上降低采購(gòu)成本。第一，利用互聯(lián)網(wǎng)可以將采購(gòu)信息進(jìn)行整合和處理，統(tǒng)一從供應(yīng)商訂貨，以求獲得最大批量折扣。
第二，利用互聯(lián)網(wǎng)將生產(chǎn)信息、庫(kù)存信息和采購(gòu)系統(tǒng)連接在一起，可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)訂購(gòu)，企業(yè)可以根據(jù)需要訂購(gòu)，最大限度降低庫(kù)存，實(shí)現(xiàn)“零庫(kù)存”管理，這樣的好處是，一方面減少資金占用和減少倉(cāng)儲(chǔ)成本，另一方面可以避免價(jià)格波動(dòng)對(duì)產(chǎn)品的影響。
第三，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)庫(kù)存、訂購(gòu)管理的自動(dòng)化和科學(xué)化，可最大限度減少人為因素的干預(yù)，同時(shí)能以較高效率進(jìn)行采購(gòu)，可以節(jié)省大量人力和避免人為因素造成不必要損失。
第四，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)可以與供應(yīng)商進(jìn)行信息共享，可以幫助供應(yīng)商能按照企業(yè)生產(chǎn)的需要進(jìn)行供應(yīng)，同時(shí)又不影響生產(chǎn)和增加庫(kù)存產(chǎn)品。如美國(guó)的波音公司為滿(mǎn)足世界各地航空公司對(duì)公司零部件的需求，在互聯(lián)網(wǎng)設(shè)立零部件網(wǎng)頁(yè)，各地用戶(hù)可以直接通過(guò)其網(wǎng)頁(yè)與零部件供應(yīng)商直接聯(lián)系獲取支持，這一方面提高了波音公司對(duì)用戶(hù)的服務(wù)速度和降低成本，同時(shí)用戶(hù)可以以最快速度獲得需要支持，避免過(guò)多中間環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)零周轉(zhuǎn)。通過(guò)在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布求購(gòu)信息和“實(shí)時(shí)視頻會(huì)議”系統(tǒng)，可以讓全球的供應(yīng)商報(bào)價(jià)與競(jìng)價(jià)，從而選擇綜合成本最低的供應(yīng)商。
(10)集中采購(gòu)(或聯(lián)合采購(gòu))來(lái)控制采購(gòu)成本
集中采購(gòu)主要適用于集團(tuán)型、跨國(guó)型等大型企業(yè)，采用集中采購(gòu)可以使規(guī)模采購(gòu)優(yōu)勢(shì)更大化。聯(lián)合采購(gòu)主要發(fā)生于非營(yíng)利事業(yè)的采購(gòu)，如醫(yī)院、學(xué)校等，經(jīng)由統(tǒng)合各不同采購(gòu)組織的需求量，以獲得較好的數(shù)量折扣價(jià)格。
(11)委托第三方采購(gòu)
顧名思義，第三方采購(gòu)是企業(yè)將產(chǎn)品或服務(wù)采購(gòu)?fù)獍o第三方公司。國(guó)外的經(jīng)驗(yàn)表明，與企業(yè)自己進(jìn)行采購(gòu)相比，第三方采購(gòu)?fù)梢蕴峁└嗟膬r(jià)值和購(gòu)買(mǎi)經(jīng)驗(yàn)，可以幫助企業(yè)更專(zhuān)注核心競(jìng)爭(zhēng)力。
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