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會計電算化檔案管理的要求
會計檔案管理是單位內(nèi)部控制和財務(wù)管理的重要組成部分，它對保證會計信息真實、完整以及為后續(xù)決策提供依據(jù)具有重要意義。以下是小編為大家收集的會計電算化檔案管理的要求，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
計算機內(nèi)會計數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記賬的重要工作。采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的要求;如果采用中文或中外文對照，字跡一定要清晰。這些作為會計檔案保存的資料，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。
一、電算化會計檔案管理概述
電算化會計檔案包括以磁性介質(zhì)存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)，以及計算機打印輸出的書面形式的會計數(shù)據(jù)，還有會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行過程中編制的各種文檔程序和其他會計資料。
存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)，以及計算機打印出的書面形式的會計數(shù)據(jù)，其保存期限應(yīng)與《會計檔案管理辦法》中規(guī)定的相應(yīng)會計數(shù)據(jù)(書面形式的會計財簿、報表)相一致。
會計軟件及相關(guān)文檔資料，保管期截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。
二、記賬憑證的生成與管理
計算機替代手工記賬后，記賬憑證的生成有兩種方式：
1.將原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。在這種情況下，記賬憑證上應(yīng)有錄入員、稽核人員的簽名或蓋章、會計主管人員的簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名和蓋章。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計人員工作規(guī)則》、《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。
2.手工事先作好記賬憑證，向計算機錄入記賬憑證，然后進(jìn)行處理。在這種情況下，保存手工記賬憑證與機制憑證均可。
計算機與手工并行工作期間，可用計算機打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核并裝訂成冊，作為會計檔案保存，并據(jù)以登記手工賬簿。
此外，在保證記賬憑證清晰的前提下，計算機打印輸出憑證中的表格線可適當(dāng)減少。
三、會計賬簿、報表的生成與管理
計算機替代手工記賬后，財政部對會計賬簿和會計報表的書面打印有明文規(guī)定，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。但財政部的規(guī)定同時考慮到計算機打印的特殊情況，在會計資料生成方面作了一些靈活規(guī)定，包括：
1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)�，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法;如果每天業(yè)務(wù)量較少，不能滿頁打印的，也可按旬打印輸出。
2.一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)較少的賬簿，可滿頁打印。
3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。
4.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當(dāng)減少。
6.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計賬簿、報表，并將其作為會計檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會計賬簿，必須征得同級財政部門的同意。
8.各單位保存的會計檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得外借。
9.各單位對會計檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。
四、電算化會計檔案的基本要求
1.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)�和防鼠咬等工作，重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點，最好放在兩個不同的建筑物內(nèi)。
2.采用磁性介質(zhì)保存會計檔案的，要定期進(jìn)行檢查，定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而導(dǎo)致會計資料丟失。一般來說，軟盤的存放環(huán)境，溫度4oC-50oC，相對濕度8%-83%，磁場強度50奧斯特。
3.嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，會計檔案不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
4.各種會計資料，包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設(shè)備、光盤、微縮膠片等，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出單位。
5.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意借閱的會計資料，應(yīng)履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時，還應(yīng)該認(rèn)真檢查病毒，防止感染病毒。
6.大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量避免采用軟盤存儲會計檔案。
7.存有會計信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)，在未打印成書面形式之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。一般說來，為了便于利用計算機進(jìn)行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進(jìn)行恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計資料或檔案進(jìn)行保存，直至其中的會計信息完全過時為止。
8.對存檔的會計資料要檢查記賬憑證上錄入人員的簽名或蓋章、稽核人員的簽名或蓋章、會計主管的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應(yīng)具備出納人員簽名和蓋章等。
9.對違反會計檔案管理制度的人員，應(yīng)該進(jìn)行檢查糾正，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)報告本單位領(lǐng)導(dǎo)或財政、審計機關(guān)嚴(yán)肅處理。會計檔案應(yīng)該由專人負(fù)責(zé)。
模擬練習(xí)
【例題1·判斷題】會計核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。( )
答案：√
【例題2·判斷題】會計核算軟件中采用的各級會計科目名稱、編碼方法，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。( )
答案：×
【例題3·單選題】下列職責(zé)中，( )崗位是不相容職責(zé)。
A.電算化主管與審核
B.憑證錄入與修改
C.憑證錄入與審核
D.電算化主管與記賬
答案：C
【例題4·單選題】操作人員要嚴(yán)格遵守計算機的操作程序，并遵循( )的要求。
A.操作制度
B.機房管理制度
C.會計制度和會計準(zhǔn)則
D.會計電算化
答案：C
【例題5·多選題】會計電算化崗位是指直接管理、操作、維護計算機以及會計核算軟件的工作崗位。大中型企業(yè)和使用大規(guī)模會計電算化系統(tǒng)的單位，可以考慮設(shè)立如下崗位( )。
A.電算主管
B.審核記賬
C.電算維護
D.數(shù)據(jù)分析
答案：ABCD
【例題6·多選題】電算化系統(tǒng)中恢復(fù)功能是系統(tǒng)非常重要的基本功能，進(jìn)行這一工作時應(yīng)當(dāng)( )。
A.所有人員均有恢復(fù)權(quán)
B.檢查備份日期
C.恢復(fù)往年資料前備份當(dāng)前資料
D.指定專人操作
答案：BCD
會計檔案管理是單位內(nèi)部控制和財務(wù)管理的重要組成部分，它對保證會計信息真實、完整以及為后續(xù)決策提供依據(jù)具有重要意義。
以下是會計檔案管理的相關(guān)要求：
1.歸檔范圍：
會計檔案應(yīng)包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告以及其他具有保存價值的會計資料。具體包括原始憑證、記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、財務(wù)會計報告、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊等。
2. 電子會計檔案歸檔要求：
形成的電子會計資料來源需真實有效，使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料。同時，需建立電子檔案備份制度，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。
3. 保管期限：
會計檔案的保管期限分為永久和定期兩種。定期保管的期限分為五年、十五年、二十五年，期限從會計年度終了后的第一年算起。具體保管期限根據(jù)檔案類型而定。
4. 保管要求：
會計檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或泄密。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案室或庫房，并設(shè)置防盜、防火、防潮等安全措施。電子檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，并定期備份。
5. 移交要求：
當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由單位會計管理機構(gòu)臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構(gòu)保管。臨時保管期間，會計檔案的保管應(yīng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。
6. 檔案整理：
會計檔案整理應(yīng)按檔案類別、年度、編號進(jìn)行分類整理。歸檔整理應(yīng)按檔案保管期限進(jìn)行歸檔整理。編號整理應(yīng)對每個檔案進(jìn)行編號，方便查找。
7. 借閱要求：
會計檔案借閱需經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借閱人員需填寫借閱申請單。借閱人員應(yīng)按規(guī)定使用檔案，并及時歸還。
8. 銷毀要求：
保管期滿的會計檔案，應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)對檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保檔案無保存價值。
總之，會計檔案管理要求單位建立健全的檔案管理制度，明確檔案管理職責(zé)，確保會計檔案的安全、完整和可用。
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