會(huì)計(jì)檔案管理
會(huì)計(jì)檔案管理1
�。ㄒ唬┩晟剖聵I(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理制度
以事業(yè)單位的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，同時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)也要參考財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，從實(shí)際出發(fā)制定會(huì)計(jì)檔案管理制度。細(xì)節(jié)內(nèi)容包括定期規(guī)范打印產(chǎn)生的會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表、憑證、日志等數(shù)據(jù)條款，然后通過(guò)統(tǒng)一裝訂并存檔處理；會(huì)計(jì)賬簿的處理一定要填制科目目錄以及啟用表，并把單位和賬簿名稱(chēng)工整填于封面。同時(shí)，文件目錄和卷宗目錄也要正確填寫(xiě)，并在打印的時(shí)候必須附上相應(yīng)的頁(yè)碼；事業(yè)單位的檔案移交工作也必須制定專(zhuān)門(mén)人員來(lái)負(fù)責(zé)，認(rèn)真做好交接任務(wù)，確保會(huì)計(jì)檔案完整無(wú)損和送檔和歸檔無(wú)誤。對(duì)于電算系統(tǒng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案，事業(yè)單位要進(jìn)行必要的備份管理。首先是專(zhuān)用計(jì)算機(jī)的備份；其次是使用光盤(pán)和磁盤(pán)備份；然后是對(duì)于一些特殊的檔案進(jìn)行異地備份；最后是會(huì)計(jì)電算化的管理和保存。
（二）加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理硬件管理
事業(yè)單位應(yīng)該設(shè)置專(zhuān)門(mén)的電子會(huì)計(jì)檔案室，在硬件條件上要具備防潮、防塵和防磁的功能。會(huì)計(jì)電算化在入庫(kù)的時(shí)候，管理人員必須裝入軟件盒子中，并且要把這些盒子進(jìn)行防磁處理后放置在統(tǒng)一的固定位置。建立有效的授權(quán)批準(zhǔn)制度，便于對(duì)這些電子數(shù)據(jù)的查詢(xún)和歸檔。除此之外，研制計(jì)算機(jī)防火墻和病毒庫(kù)，確保計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全，以避免數(shù)據(jù)丟失和外泄帶來(lái)的損失。對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)加強(qiáng)監(jiān)管，一般的計(jì)算機(jī)不要安裝光驅(qū)和軟驅(qū)設(shè)備，系統(tǒng)員統(tǒng)一安裝必要軟件，根本上避免中毒的可能。
�。ㄈ┘訌�(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平
在國(guó)內(nèi)，搞好會(huì)計(jì)檔案工作的關(guān)鍵的前提條件是得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。在會(huì)計(jì)檔案管理人員的'招聘上，單位要站在全局利益的高度，擇優(yōu)錄取。把那些有能力、有經(jīng)驗(yàn)、有責(zé)任心的人員引進(jìn)到事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案事業(yè)上。設(shè)置獎(jiǎng)懲措施，優(yōu)則獎(jiǎng)，劣則罰，公平對(duì)待。定期組織人員積極學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)內(nèi)知識(shí)，把激勵(lì)制度引進(jìn)單位內(nèi)部，不斷提高會(huì)計(jì)檔案人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。與此同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理制度以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》也可以作為會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)的參考內(nèi)容，讓他們從知識(shí)和思想上認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案的重要性。會(huì)計(jì)檔案的借閱手續(xù)制度和和使用權(quán)限制度也需要不斷完善，避免數(shù)據(jù)流失和泄漏。定期檢查存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的盤(pán)片，從而避免檔案數(shù)據(jù)的流失。
總之言之，不斷完善會(huì)計(jì)檔案管理制度，改進(jìn)和加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，充分利用單位會(huì)計(jì)檔案信息資源，提高信息資源利用效率，使會(huì)計(jì)檔案在行政管理、科研、和后勤服務(wù)工作上發(fā)揮應(yīng)有的作用。
會(huì)計(jì)檔案管理2
1、公司檔案主管部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。會(huì)計(jì)檔案的具體管理工作由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)，由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)在專(zhuān)門(mén)地點(diǎn)保管。保管地點(diǎn)應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
2、財(cái)務(wù)部門(mén)及公司內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司、必須建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
第三章會(huì)計(jì)檔案歸檔的范圍
1、會(huì)計(jì)憑證：包括外來(lái)的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對(duì)外對(duì)私改造資料，銀行存款（借款）對(duì)賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。
2、會(huì)計(jì)賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3、財(cái)務(wù)報(bào)告：包括《會(huì)計(jì)制度》規(guī)定和主管部門(mén)臨時(shí)通知編報(bào)的主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)，月、季、年度會(huì)計(jì)報(bào)表，報(bào)表附注及財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)。上級(jí)主管部門(mén)對(duì)報(bào)告的批復(fù)及社會(huì)審計(jì)的審計(jì)報(bào)告。
4、其他會(huì)計(jì)核算資料：凡與會(huì)計(jì)核算緊密相關(guān)的，由會(huì)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理的有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)資料。
5、增值稅專(zhuān)用發(fā)票和普通發(fā)票。
第四章會(huì)計(jì)檔案的整理
會(huì)計(jì)年終了后，應(yīng)將裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷。各種會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門(mén)別類(lèi)地組成幾個(gè)類(lèi)型的案卷，將各卷按順序編號(hào)。
1、會(huì)計(jì)憑證。
�。�1）按月立卷：每月末將裝訂成冊(cè)的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。
（2）分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
�。�3）裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫(xiě)齊全，包括：?jiǎn)挝幻Q(chēng)、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。
2、會(huì)計(jì)賬簿
各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他均需整理妥善保管。
�。�1）會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫(xiě)“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其他內(nèi)容。
�。�2）會(huì)計(jì)賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)，核對(duì)各個(gè)賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。
�。�3）活頁(yè)賬簿支空白頁(yè)后，將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫(xiě)齊全，撤去賬尺，用堅(jiān)固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊(cè)。不同規(guī)格的活頁(yè)賬不得裝訂在一起。
�。�4）會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序：會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面―賬簿啟用表―賬戶目錄―按本賬簿頁(yè)數(shù)順序裝訂賬頁(yè)―會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底。
（5）裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁(yè)現(xiàn)象。
�。�6）賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人的印章。
（7）裝訂后，會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱(chēng)和編號(hào)。
（8）會(huì)計(jì)賬簿的`編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。
3、會(huì)計(jì)報(bào)表
會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后，留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第五章會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管
1、當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部門(mén)保管一年，期滿后存入檔案并由專(zhuān)人保管。
2、會(huì)計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷(xiāo)毀等一系列工作。
3、機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，將全部案卷逐一點(diǎn)交，按管人員逐一接收。
第六章會(huì)計(jì)檔案的借閱使用
1、財(cái)務(wù)部建立會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)和借閱登記清冊(cè)。
2、凡需借會(huì)計(jì)檔案人員，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。
3、借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫(huà)，不得拆散原卷冊(cè)，更不得抽換。
4、借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。
第七章各種會(huì)計(jì)檔案保管期限
1、會(huì)計(jì)憑證保管15年。
2、會(huì)計(jì)賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保25年。
3、會(huì)計(jì)報(bào)表保存10年，其中年度決算表永久保存。
4、發(fā)貨票保管5年。
第八章會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀
1、會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷(xiāo)毀時(shí)由檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀清單，匯同財(cái)務(wù)部門(mén)共同鑒定后，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)主管經(jīng)理和上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀。對(duì)其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時(shí)為止。
2、按規(guī)定銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案部門(mén)和財(cái)會(huì)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)共同派人監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案以前要認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)，銷(xiāo)毀后，在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況以書(shū)面形式報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
第九章附則
本制度自頒布之日起實(shí)施，未涉及情況按國(guó)家有關(guān)規(guī)定處理。
會(huì)計(jì)檔案管理3
�。ㄒ唬⿻�(huì)計(jì)檔案管理制度相對(duì)滯后
由于多方面的原因，會(huì)計(jì)檔案的管理目前還沒(méi)有及時(shí)制定相應(yīng)的管理辦法。從技術(shù)條件講，首先是操作系統(tǒng)的版本偏低引起生成的會(huì)計(jì)信息出現(xiàn)運(yùn)行問(wèn)題；其次是系統(tǒng)軟件的升級(jí)可能會(huì)造成舊數(shù)據(jù)無(wú)法讀取。這不僅會(huì)導(dǎo)致信息資源的流失，而且也會(huì)對(duì)將來(lái)的會(huì)計(jì)核算帶來(lái)很多不必要的負(fù)擔(dān)。
（二）會(huì)計(jì)檔案得不到充分利用
在單位內(nèi)部，作為重要資料管理的.會(huì)計(jì)檔案工作，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義�？墒怯捎谑艿絺鹘y(tǒng)思維的影響，事業(yè)單位內(nèi)部通常對(duì)支出和收入狀況相對(duì)重視，沒(méi)有做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作。在經(jīng)濟(jì)管理和活動(dòng)中，會(huì)計(jì)檔案管理也未能發(fā)揮它應(yīng)有的作用和效能。對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，嚴(yán)重影響了這樣工作的開(kāi)展。
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1、執(zhí)行國(guó)家檔案工作政策和學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理辦法，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
2、做好會(huì)計(jì)檔案的'裝訂、編目、立卷和歸檔整理工作，做好會(huì)計(jì)檔案科學(xué)分類(lèi)、存放有序、妥善保管、查找方便工作。
3、定期檢查檔案，做好檔案管理的日常清潔工作，保持檔案室空氣流通，做好防潮、防水、防蟲(chóng)、防盜工作，嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案查閱、調(diào)閱制度，完善手續(xù)，填寫(xiě)檔案使用記錄。
4、嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全和保密制度，防止檔案毀損，散失和泄密。
5、負(fù)責(zé)學(xué)校各類(lèi)收費(fèi)票據(jù)統(tǒng)一印制、領(lǐng)用、保管、裝訂及核銷(xiāo)工作，協(xié)助上級(jí)有關(guān)部門(mén)對(duì)我校收費(fèi)票據(jù)的檢查工作。
6、負(fù)責(zé)對(duì)領(lǐng)用票據(jù)的定期清理工作，督促領(lǐng)用人員及時(shí)交回。
7、按照學(xué)�！稒n案管理辦法》移交有關(guān)檔案。
8、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
會(huì)計(jì)檔案管理5
一、辦理現(xiàn)金收付和銀行結(jié)算業(yè)務(wù)。嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)現(xiàn)金管理和銀行結(jié)算制度的規(guī)定，根據(jù)稽核人員審核簽章的收付憑證。收付款后，要在收付款憑證上簽章，并加蓋“收訖”、“付訖”戳記。
二、根據(jù)已辦理完畢并經(jīng)稽核人員審查簽章的收、付款憑證，編制日?qǐng)?bào)表。為確保日?qǐng)?bào)表數(shù)據(jù)的真實(shí)性，收支憑證須及時(shí)入帳。
三、認(rèn)真做好日常核對(duì)工作。核對(duì)現(xiàn)金的日?qǐng)?bào)表余額是否與當(dāng)日實(shí)際庫(kù)存相符�，F(xiàn)金、銀行存款的日?qǐng)?bào)表余額要及時(shí)與相應(yīng)日記帳余額核對(duì)。對(duì)未達(dá)帳款，要及時(shí)查詢(xún)。嚴(yán)禁將銀行帳戶出租，出借給任何單位或個(gè)人辦理結(jié)算。
四、負(fù)責(zé)保管好庫(kù)存現(xiàn)金和各種有價(jià)證券。對(duì)本單位日常收入的`現(xiàn)金以及當(dāng)日的庫(kù)存現(xiàn)金和各種保管的有價(jià)證券，要確保完全和完整無(wú)缺。如有短缺，負(fù)責(zé)賠償責(zé)任。要保守保險(xiǎn)柜密碼。保管好鑰匙。不得任意轉(zhuǎn)交他人代為保管。
五、保管好印章、空白支票、空白收據(jù)和空白發(fā)票，對(duì)空白支票、空白發(fā)票和空白收據(jù)須嚴(yán)格管理專(zhuān)設(shè)登記薄登記，定期負(fù)責(zé)催收按規(guī)定手續(xù)辦理零用注銷(xiāo)手續(xù)。
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