虛擬團(tuán)隊(duì)管理理論與創(chuàng)新

　　摘 要: 虛擬團(tuán)隊(duì)是現(xiàn)代企業(yè)新興的一種組織結(jié)構(gòu),在組成、功能、作用等方面均不同于傳統(tǒng)企業(yè)組織模式。本文從其特征、類(lèi)型、投入產(chǎn)出等方面分析了虛擬團(tuán)隊(duì)存在的問(wèn)題及解決對(duì)策。

　　關(guān)鍵詞: 虛擬團(tuán)隊(duì)； 團(tuán)隊(duì)目標(biāo)；電子溝通；信息共享

　　傳統(tǒng)的企業(yè)組織模式以員工工作性質(zhì)、業(yè)務(wù)特長(zhǎng)為標(biāo)準(zhǔn)，把相同業(yè)務(wù)內(nèi)容的人員劃分到同一個(gè)部門(mén)，以方便企業(yè)的管理。但是，在以項(xiàng)目型管理為特點(diǎn)的企業(yè)里，這種組織機(jī)構(gòu)受到了考驗(yàn)。如果一個(gè)項(xiàng)目過(guò)程涉及企業(yè)的多個(gè)部門(mén)，涉及企業(yè)多個(gè)部門(mén)的不同級(jí)別的工作人員，企業(yè)該如何協(xié)同這些人的行動(dòng)呢？其實(shí)，所有涉及到相同項(xiàng)目的人員，都可以把他們看作是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，但這是一種臨時(shí)性的團(tuán)隊(duì)。這種團(tuán)隊(duì)具有以下特點(diǎn)：團(tuán)隊(duì)相對(duì)不穩(wěn)定，成員隨項(xiàng)目的進(jìn)展而隨時(shí)增加或縮減；所涉及人員對(duì)于項(xiàng)目的參與程度不同；成員之間的關(guān)系相對(duì)松散，大多數(shù)時(shí)候，在團(tuán)隊(duì)成員甚至在公司管理者眼里并沒(méi)有把它視作一個(gè)“團(tuán)隊(duì)”。我們可以稱(chēng)之為“虛擬團(tuán)隊(duì)”。

　　一、虛擬團(tuán)隊(duì)的特征

　　有關(guān)虛擬團(tuán)隊(duì)的定義，不同的研究人員提出了不同的看法，有人認(rèn)為虛擬團(tuán)隊(duì)是一個(gè)群體，他們分散于不同的時(shí)間空間和組織邊界，但他們一起工作，共同完成任務(wù)。Tounsen等這樣描述這種組織結(jié)構(gòu)形式：虛擬團(tuán)隊(duì)由一些跨地區(qū)、跨組織的、通過(guò)通訊和信息技術(shù)的聯(lián)結(jié)、試圖完成組織共同任務(wù)的成員組成，虛擬團(tuán)隊(duì)可視為以下幾方面的結(jié)合體：一是現(xiàn)代通訊技術(shù)；二是有效的信任和協(xié)同教育；三是雇傭最合適的人選進(jìn)行合作，而人員是最重要的因素。也有人提出：超越50英尺之外進(jìn)行運(yùn)作、通過(guò)電子溝通進(jìn)行協(xié)作達(dá)到他們共同目標(biāo)的團(tuán)隊(duì)，都可稱(chēng)之為虛擬團(tuán)隊(duì)。

　　綜合相關(guān)的研究，我們可以發(fā)現(xiàn)虛擬團(tuán)隊(duì)存在四個(gè)方面的特征：一是團(tuán)隊(duì)成員具有共同的目標(biāo)；二是團(tuán)隊(duì)成員地理位置的離散性；三是采用電子溝通方式；四是寬泛型的組織邊界。

　　二、虛擬團(tuán)隊(duì)的類(lèi)型

　　虛擬團(tuán)隊(duì)可分為以下七種類(lèi)型:

　　1.網(wǎng)絡(luò)式虛擬團(tuán)隊(duì)。

　　團(tuán)隊(duì)和組織邊界模糊，團(tuán)隊(duì)成員具有較高流動(dòng)性。

　　2.并行式虛擬團(tuán)隊(duì)。

　　團(tuán)隊(duì)成員構(gòu)成明確，團(tuán)隊(duì)和組織邊界明確，在短期內(nèi)構(gòu)建的為改善某一過(guò)程或系統(tǒng)而設(shè)計(jì)方案的臨時(shí)性組織，任務(wù)完成時(shí)自動(dòng)解散。

　　3.項(xiàng)目產(chǎn)品開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)。

　　團(tuán)隊(duì)界限明確，團(tuán)隊(duì)成員具有一定的流動(dòng)性，團(tuán)隊(duì)任務(wù)具有長(zhǎng)期性、非常規(guī)性,團(tuán)隊(duì)具有決策權(quán)。

　　4.工作團(tuán)隊(duì)。

　　團(tuán)隊(duì)界限明確，成員確定,完成常規(guī)的、單一功能的任務(wù)，通過(guò)內(nèi)部internet進(jìn)行溝通、共享信息。

　　5.服務(wù)團(tuán)隊(duì)。

　　由提供網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、技術(shù)支持的跨地域的技術(shù)專(zhuān)家組成，根據(jù)不同地區(qū)的時(shí)差輪流工作。

　　6.管理團(tuán)隊(duì)。

　　由跨國(guó)公司的高層管理人員組成，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)協(xié)同工作以指導(dǎo)公司目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

　　7.行動(dòng)團(tuán)隊(duì)。

　　對(duì)緊急情況，突發(fā)事件提供快速反應(yīng)。

　　三、虛擬團(tuán)隊(duì)的投入產(chǎn)出模型

　　綜合虛擬團(tuán)隊(duì)相關(guān)的案例研究，虛擬團(tuán)隊(duì)主要包括三個(gè)要素：目標(biāo)、成員和聯(lián)結(jié)。

　　1.目標(biāo)。

　　目標(biāo)對(duì)虛擬團(tuán)隊(duì)而言，尤為關(guān)鍵。因?yàn)槟繕?biāo)是使虛擬團(tuán)隊(duì)成員一起工作的粘合劑，只有當(dāng)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)被團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)同和接受，他們才會(huì)一起工作。在虛擬團(tuán)隊(duì)中，目標(biāo)必須轉(zhuǎn)換為行動(dòng)方案，成為團(tuán)隊(duì)成員一起工作的基石，并要求目標(biāo)具有可合作性、任務(wù)相依性和結(jié)果的具體性。團(tuán)隊(duì)的存在是為了獲得結(jié)果，沒(méi)有合作性的目標(biāo)，項(xiàng)目任務(wù)始終不會(huì)啟動(dòng)，如果任務(wù)都是相互獨(dú)立的，團(tuán)隊(duì)就沒(méi)有存在的必要。由于個(gè)人和單個(gè)組織獨(dú)自無(wú)法取得預(yù)期的結(jié)果，通常會(huì)建立虛擬團(tuán)隊(duì)解決面臨的困境。

　　2.成員。

　　團(tuán)隊(duì)成員是虛擬團(tuán)隊(duì)的核心，必須考慮以下三個(gè)關(guān)鍵因素：一是獨(dú)立性。虛擬團(tuán)隊(duì)的每一位成員必須自主、自我依賴(lài)，但又能相互依存。二是領(lǐng)導(dǎo)分享。虛擬團(tuán)隊(duì)的每一位成員能隨著團(tuán)隊(duì)進(jìn)程，擔(dān)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者角色，領(lǐng)導(dǎo)者隨任務(wù)的變化而變動(dòng)，每一位成員在任務(wù)進(jìn)程中發(fā)揮自己的才能和專(zhuān)長(zhǎng)。三是整合水平。虛擬團(tuán)隊(duì)不僅僅是橫向連接的團(tuán)隊(duì)，它必須能與組織上下連接。

　　3.聯(lián)結(jié)。

　　聯(lián)結(jié)是聯(lián)系，不僅僅是技術(shù)。這些聯(lián)系可通過(guò)面對(duì)面的交談，也可通過(guò)信息技術(shù)。但這些聯(lián)系本身是被動(dòng)的。任務(wù)的結(jié)果需要某些類(lèi)型的互動(dòng)，互動(dòng)能產(chǎn)生關(guān)系，如果這些關(guān)系是可信任的，則其就具有持續(xù)性。信息時(shí)代的不同之處并不在于關(guān)系和互動(dòng)，而是數(shù)字技術(shù)。數(shù)字技術(shù)提供了極為豐富的互動(dòng)機(jī)會(huì)，但這些技術(shù)如何影響組織方式值得我們進(jìn)一步的研究。我們并不想放棄其他溝通方式，而是要加以豐富化。如可以通過(guò)面對(duì)面交談，快速建立信任關(guān)系，但如果存在空間距離，就不可行。一旦明確了團(tuán)隊(duì)目標(biāo)和成員，我們就可以選擇最為適用的聯(lián)結(jié)方式與團(tuán)隊(duì)成員溝通，并完成共同的任務(wù)。

　　四、成功虛擬團(tuán)隊(duì)的關(guān)鍵要點(diǎn)

　　虛擬團(tuán)隊(duì)要想取得成功,必須做好以下9方面的工作:

　　第一、認(rèn)真選拔團(tuán)隊(duì)成員，團(tuán)隊(duì)成員必須具有自我開(kāi)拓意識(shí)，較強(qiáng)的溝通能力和其他較高的虛擬團(tuán)隊(duì)技能。

　　第二、保持項(xiàng)目任務(wù)為中心，使團(tuán)隊(duì)成員能測(cè)定自己的工作進(jìn)程，明白自己是否處于目標(biāo)方向之中。

　　第三、保持團(tuán)隊(duì)的積極互動(dòng)和行動(dòng)取向。

　　第四、公共協(xié)議的標(biāo)準(zhǔn)化。

　　第五、建立清晰的團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。

　　第六、恭賀目標(biāo)的達(dá)成。

　　第七、建立共享空間。共享空間能超越工作范疇,實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)成員的互動(dòng)。

　　第八、識(shí)別成員需要克服的協(xié)作障礙。

　　第九、明確危機(jī)發(fā)生時(shí)團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該做什么，應(yīng)與誰(shuí)聯(lián)系和決策的等級(jí)層次。

　　五、虛擬團(tuán)隊(duì)在管理上的問(wèn)題

　　虛擬團(tuán)隊(duì)既然不同于實(shí)體團(tuán)隊(duì),那么它也就具備自己的特點(diǎn)。虛擬團(tuán)隊(duì)在管理上經(jīng)常出現(xiàn)以下幾個(gè)問(wèn)題。

　　1.團(tuán)隊(duì)成員的行政隸屬與項(xiàng)目隸屬。

　　每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員首先屬于公司某一具體部門(mén),在業(yè)務(wù)上受該部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo),這是行政隸屬。其次,每一個(gè)成員又在項(xiàng)目上受到項(xiàng)目經(jīng)理的指導(dǎo),這是項(xiàng)目隸屬。這種雙頭領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)象必然在一定程度上導(dǎo)致管理效率的降低。

　　2.溝通過(guò)度與溝通不足。

　　對(duì)于一個(gè)真正的團(tuán)隊(duì),經(jīng)常性的“團(tuán)隊(duì)會(huì)議”是必不可少的。對(duì)于以項(xiàng)目為中心的“虛擬團(tuán)隊(duì)”來(lái)講,每個(gè)成員涉及到項(xiàng)目的時(shí)間、深入程度不同，對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)展信息的需求也就不同。頻繁的“團(tuán)隊(duì)會(huì)議”會(huì)造成大量的時(shí)間浪費(fèi)，溝通過(guò)度。如果團(tuán)隊(duì)沒(méi)有及時(shí)地進(jìn)行有效的溝通，成員之間的配合就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，又導(dǎo)致溝通不足。

　　3.績(jī)效考核。

　　員工在不同時(shí)間參與不同項(xiàng)目，對(duì)于每個(gè)項(xiàng)目的貢獻(xiàn)也不盡相同。如何客觀地考核員工的績(jī)效？很多企業(yè)對(duì)于員工績(jī)效考核的依據(jù)來(lái)自于其行政隸屬部門(mén)的工作評(píng)價(jià)。而存在虛擬團(tuán)隊(duì)的企業(yè)里，往往項(xiàng)目經(jīng)理能夠更清楚地知道虛擬團(tuán)隊(duì)成員的項(xiàng)目貢獻(xiàn)有多大。

　　六、解決對(duì)策

　　虛擬團(tuán)隊(duì)的這些問(wèn)題，我們都可以歸結(jié)為一點(diǎn)：準(zhǔn)確信息的缺乏。及時(shí)、準(zhǔn)確的項(xiàng)目信息可以有效避免溝通過(guò)度和溝通不足，使員工在多個(gè)項(xiàng)目之間、在所屬項(xiàng)目與本部門(mén)臨時(shí)指定的工作任務(wù)之間取得平衡。而員工充分的項(xiàng)目參與信息又可以提供績(jī)效考核的有力依據(jù)。因此，IT技術(shù)是虛擬團(tuán)隊(duì)管理的必要手段。其中銷(xiāo)售能力自動(dòng)化(SFA)是一個(gè)在目前看來(lái)具有現(xiàn)實(shí)意義的方法。在實(shí)踐中,SFA也確實(shí)達(dá)到了有效管理虛擬團(tuán)隊(duì)的作用。一個(gè)典型的案例就是北京某數(shù)據(jù)系統(tǒng)有限公司在虛擬團(tuán)隊(duì)的管理中應(yīng)用SFA的三個(gè)功能模塊：任務(wù)協(xié)同、信息共享和知識(shí)共享。

　　任務(wù)協(xié)同是指SFA在銷(xiāo)售過(guò)程的某一階段制定任務(wù)選擇相關(guān)參與人員，靈活地、階段性地?cái)U(kuò)大或縮小虛擬團(tuán)隊(duì)有時(shí)總經(jīng)理也會(huì)納入虛擬團(tuán)隊(duì)。在虛擬團(tuán)隊(duì)確定以后，SFA通過(guò)信息共享的方式完成對(duì)虛擬團(tuán)隊(duì)的協(xié)同。這包括：首先是關(guān)于項(xiàng)目進(jìn)展的信息共享。這個(gè)模塊可以通過(guò)客戶(hù)、機(jī)會(huì)等資源對(duì)團(tuán)隊(duì)或個(gè)人進(jìn)行共享設(shè)置，使得信息能夠及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞給應(yīng)該到達(dá)的成員。其次,是項(xiàng)目知識(shí)的信息共享。即該項(xiàng)目涉及的產(chǎn)品、技術(shù)、競(jìng)爭(zhēng)廠商、應(yīng)用解決方案等。通過(guò)知識(shí)共享使得“虛擬團(tuán)隊(duì)”的成員可以及時(shí)了解到非本部門(mén)業(yè)務(wù)范圍、但涉及項(xiàng)目的相關(guān)信息,從而達(dá)到默契的工作配合。

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