如何做好體系管理工作

　　導(dǎo)語：體系建設(shè)不可一蹴而就，也不可能一勞永逸。它是一項長期而細(xì)致的系統(tǒng)工程、是一個持續(xù)改進(jìn)的過程、是企業(yè)發(fā)展的永恒主題。以下是jy135小編為您帶來的如何做好體系管理工作的相關(guān)內(nèi)容，歡迎閱讀參考！

　　一、統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識

　　抓好質(zhì)量管理體系建設(shè)工作最首先的任務(wù)就是要加強(qiáng)學(xué)習(xí)。思想決定行動，好學(xué)才能上進(jìn)。通過學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識，形成合力，使全體員工尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)清兩個問題：一是質(zhì)量管理體系是什么，二是專賣體制下的煙草行業(yè)開展質(zhì)量管理體系的重要意義何在。認(rèn)清了這兩個問題，才能轉(zhuǎn)變觀念，把質(zhì)量管理體系建設(shè)工作有效地融入到具體的實際工作中去;才能使管理者圍繞企業(yè)管理的核心實施有效控制，創(chuàng)造出管理價值，從而避免質(zhì)量管理體系與企業(yè)各管理系統(tǒng)之間的“兩張皮”現(xiàn)象。

　　(一)全面把握ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的實質(zhì)，不斷提升標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行水平。

　　ISO9000質(zhì)量管理體系的標(biāo)準(zhǔn)定義是“在質(zhì)量方面指揮和控制組織的管理體系”，通常包括制定質(zhì)量方針、目標(biāo)以及質(zhì)量策劃、質(zhì)量控制、質(zhì)量保證和質(zhì)量改進(jìn)等活動。它是近二十年來被國內(nèi)外企業(yè)廣泛用于管理提高和改進(jìn)的一個基礎(chǔ)管理標(biāo)準(zhǔn)，吸收了全面質(zhì)量管理的理念，融入了目標(biāo)管理的思想，涵蓋了企業(yè)管理的各個方面，是現(xiàn)代優(yōu)秀管理理念和科學(xué)管理方法有機(jī)結(jié)合的結(jié)晶，是國際上通行的提升管理水平的基礎(chǔ)平臺，具有很強(qiáng)的科學(xué)性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和可操作性，為提升企業(yè)科學(xué)管理水平和提高企業(yè)核心競爭力提供了指南。其實質(zhì)是以顧客為關(guān)注焦點，精髓是持續(xù)改進(jìn)。

　　第一，顧客是企業(yè)生存的前提，無數(shù)企業(yè)的興衰無不印證了這一顛撲不破的真理。只有將企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)和顧客的需求有機(jī)結(jié)合起來，企業(yè)才能生存;只有重視顧客利益、為顧客創(chuàng)造價值，企業(yè)才會興旺，才會有生命力。專賣體制下的煙草行業(yè)也不例外，我們行業(yè)的共同價值觀“國家利益至上，消費者利益至上”本身就體現(xiàn)了ISO9000的精髓。我們就是通過不斷滿足顧客和消費者的需求，提高產(chǎn)品質(zhì)量;通過不斷滿足零售戶和煙農(nóng)的需求，提高服務(wù)水平;通過不斷挖掘潛在消費者需求，提高產(chǎn)品與工作創(chuàng)新的能力;通過不斷改善管理，提高工作效率，努力推動行業(yè)持續(xù)協(xié)調(diào)共同發(fā)展。

　　第二，ISO9000標(biāo)準(zhǔn)本身是一套規(guī)范的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量管理體系的建立也必須規(guī)范有效。嚴(yán)格規(guī)范是煙草行業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的生命線，要堅持做好嚴(yán)格規(guī)范，最根本、最有效的途徑就是引入ISO9000標(biāo)準(zhǔn)建立起的質(zhì)量管理體系平臺，完善管理制度和各項規(guī)范性文件，理順和固化各類工作流程，嚴(yán)格按文件制度流程辦事，實現(xiàn)科學(xué)規(guī)范管理，克服和杜絕管理上隨意性大、不規(guī)范、不透明的問題，使一切經(jīng)營活動可控受控，嚴(yán)格規(guī)范、公開、透明。

　　(二)深刻理解開展質(zhì)量管理體系建設(shè)工作的重要意義，不斷提升管理改進(jìn)水平。

　　煙草行業(yè)從20世紀(jì)90年代初開始在全行業(yè)工業(yè)企業(yè)推行ISO9000質(zhì)量管理體系，20世紀(jì)90年代末部分商業(yè)企業(yè)開始嘗試貫徹實施ISO9000系列標(biāo)準(zhǔn)(簡稱“貫標(biāo)”)工作，經(jīng)過十幾年的探索實踐，貫標(biāo)工作取得了很大進(jìn)展和成效，對提高行業(yè)企業(yè)管理水平，提升企業(yè)競爭能力起到了較好的促進(jìn)作用。

　　貫標(biāo)是行業(yè)改革與發(fā)展的必然要求，是有效防范大企業(yè)病的重要手段，是行業(yè)規(guī)范經(jīng)營的需要。ISO9000標(biāo)準(zhǔn)對企業(yè)的最高管理者制定和落實質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)都有明確的要求，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)就應(yīng)該更多地在制定和改善質(zhì)量目標(biāo)上狠下功夫，應(yīng)該更多地通過對質(zhì)量目標(biāo)的研究、落實和檢查，發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)管理中的薄弱環(huán)節(jié)。“卷煙上水平”總體規(guī)劃對行業(yè)貫標(biāo)工作提出了明確的目標(biāo)，即通過貫標(biāo)深化管理整合，使企業(yè)內(nèi)部形成有效的規(guī)章制度，清晰的崗位職責(zé)，健全的標(biāo)準(zhǔn)體系，順暢的信息傳遞和嚴(yán)格的績效管理，在行業(yè)工商企業(yè)構(gòu)建起一體化的綜合管理體系和基礎(chǔ)管理平臺。規(guī)劃為行業(yè)體系建設(shè)提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，為實現(xiàn)規(guī)劃所提出的目標(biāo)任務(wù)，要堅持以目標(biāo)為導(dǎo)向，切實加強(qiáng)體系建設(shè)的目標(biāo)管理，提升管理改進(jìn)能力。

　　二、認(rèn)清現(xiàn)狀，分析原因

　　通過內(nèi)部審核，我們發(fā)現(xiàn)目前全州存在以下四個方面的問題：

　　一是對綜合管理體系建設(shè)的重要性認(rèn)識不夠，運用體系推進(jìn)基礎(chǔ)管理上水平的能力不足，加之頻繁更換體系管理員和缺乏必要的培訓(xùn)，體系管理出現(xiàn)“斷層”和“缺位”，基礎(chǔ)管理薄弱，過程控制和日常管理流程不暢通，仍然存在“兩張皮”現(xiàn)象。

　　二是文件管理水平有待提升，部分單位未按要求對文件進(jìn)行定期更新和評審，有效文件版本未按要求發(fā)放至使用場所，存在自行修改程序文件、受控記錄格式及內(nèi)容的現(xiàn)象。部分單位存在記錄填寫不規(guī)范、內(nèi)容有遺漏或記錄無編號、一表多號等現(xiàn)象，造成部分記錄文件編號與部門文件清單編號不相符、編號有誤或部分表格未納入體系受控。

　　三是持續(xù)改進(jìn)方面仍需加強(qiáng)，PDCA過程管理模式在實際工作中沒有得到很好運用，對省局行審、州局及縣局內(nèi)審、季度績效考核和各種專項工作檢查中存在的問題未提出整改措施，未對整改情況進(jìn)行跟蹤驗證，雖有部分單位制定了整改措施，但糾正預(yù)防措施過多地強(qiáng)調(diào)客觀原因，沒有從自身管理方面進(jìn)行深層次的分析，取得的效果不佳。

　　四是體系培訓(xùn)工作仍需進(jìn)一步加強(qiáng)，部分員工對體系的認(rèn)識和理解有待進(jìn)一步提升。

　　三、擬定措施，夯實基礎(chǔ)

　　質(zhì)量管理體系建設(shè)工作要從基礎(chǔ)做起，從員工崗位工作平臺做起。2012年，黔東南州煙草專賣局(公司)全面啟動了“企業(yè)管理創(chuàng)一流”活動。如何結(jié)合企業(yè)實際開展好“企業(yè)管理創(chuàng)一流”活動，值得我們?nèi)フJ(rèn)真思考，深入研究，大膽創(chuàng)新。

　　(一)堅持宣貫培訓(xùn)，確保取得實效。

　　學(xué)習(xí)就是競爭力，要真正把學(xué)習(xí)作為一種責(zé)任，一種追求，使學(xué)習(xí)成為一種自覺行為。通過召開職工會議、早會例會等形式，組織學(xué)習(xí)國家局、省局、州局有關(guān)體系建設(shè)工作要求;通過專題培訓(xùn)會、知識競賽等形式，學(xué)好、用好、用實體系文件。學(xué)習(xí)是一個循序漸進(jìn)的過程，通過多層次、多角度、多形式的體系培訓(xùn)，讓領(lǐng)導(dǎo)、員工充分認(rèn)識到體系建設(shè)工作的重要性和必要性，增強(qiáng)對質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)精髓的認(rèn)識，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，將學(xué)習(xí)效果轉(zhuǎn)化為工作動力，嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)要求做事，推動企業(yè)各項基礎(chǔ)工作水平的提升，從而達(dá)到企業(yè)精細(xì)化管理水平的提高。

　　(二)堅持內(nèi)部審核和管理評審，實現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)。

　　要充分發(fā)揮內(nèi)部審核的積極作用，堅持一年兩次的內(nèi)部審核。依據(jù)體系的要求和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工作實際，通過定期監(jiān)督檢查體系工作的開展情況，發(fā)現(xiàn)并及時解決“執(zhí)行”與“程序文件”的有效性和符合性問題，從而保證體系有效運行、持續(xù)改進(jìn)、發(fā)揮作用。發(fā)揮管理評審對體系的持續(xù)改進(jìn)作用，堅持每年由最高管理者組織召開一次管理評審。重點關(guān)注質(zhì)量目標(biāo)的落實和提升，全面、系統(tǒng)、深入分析評價質(zhì)量目標(biāo)的完成進(jìn)度和完成質(zhì)量;根據(jù)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化和要求，及時改進(jìn)、完善本企業(yè)的管理體系和質(zhì)量目標(biāo)。

　　(三)堅持體系文件的評審、修改和完善，提升文件質(zhì)量。

　　堅持體系文件的時時評審。嚴(yán)格按照國家局“精、嚴(yán)、實”的要求，對管理規(guī)章制度、文件、流程進(jìn)行全面梳理、修訂、優(yōu)化，健全完善體系文件和流程，確保體系標(biāo)準(zhǔn)要求成為企業(yè)各項業(yè)務(wù)工作的規(guī)范指導(dǎo)工作。一是要建立完善的體系文件。定期根據(jù)企業(yè)發(fā)展和實際工作要求，對體系文件進(jìn)行修訂和優(yōu)化，注重將行業(yè)相關(guān)管理規(guī)定和工作要求及時轉(zhuǎn)化為體系的規(guī)范性文件，加強(qiáng)文件執(zhí)行力，努力把制度轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)，把標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)化為行為規(guī)范，真正使文件受控和具有較強(qiáng)的權(quán)威性，發(fā)揮體系文件對實際業(yè)務(wù)工作的規(guī)范指導(dǎo)作用。二是要規(guī)范完善管理制度。對管理規(guī)章制度進(jìn)行全面梳理、修訂、優(yōu)化，尤其是要對確實不適應(yīng)形勢發(fā)展要求的制度不能墨守陳規(guī)，要堅決取締舊制度，進(jìn)一步建立責(zé)、權(quán)、利相統(tǒng)一的管理機(jī)制;結(jié)合流程、文件對崗位職責(zé)進(jìn)行改進(jìn)、完善，確保崗位職責(zé)清晰明確、易于執(zhí)行。

　　(四)堅持目標(biāo)引領(lǐng)，強(qiáng)化檢查考核。

　　進(jìn)一步修訂、完善目標(biāo)體系，層層分解質(zhì)量目標(biāo)責(zé)任，依據(jù)公司一級質(zhì)量目標(biāo)，分解細(xì)化形成單位、部門二級質(zhì)量目標(biāo)和崗位三級質(zhì)量目標(biāo)，使全體員工、業(yè)務(wù)流程形成圍繞目標(biāo)、完成目標(biāo)的正向合力，將目標(biāo)管理與對標(biāo)管理、績效管理有機(jī)地結(jié)合起來，真正發(fā)揮引領(lǐng)作用。充分發(fā)揮對標(biāo)管理作用。每季度對目標(biāo)實現(xiàn)情況進(jìn)行分析評價，強(qiáng)化目標(biāo)責(zé)任制考核，不斷拉升質(zhì)量、成本、效率等方面的先進(jìn)指標(biāo)水平，有效發(fā)揮對標(biāo)管理在改進(jìn)短板、引領(lǐng)先進(jìn)中的突出作用。

　　(五)堅持信息化支撐，促進(jìn)管理規(guī)范。

　　立足企業(yè)管理和體系運行的實際需要，加快體系建設(shè)和信息化的深度融合，使體系建設(shè)為信息化建設(shè)提供平臺，信息化幫助體系建設(shè)實現(xiàn)流程優(yōu)化、固化和流程管控的作用，有效克服“兩張皮”現(xiàn)象，提高文件執(zhí)行率。進(jìn)一步整合企業(yè)的管理資源，積極探索在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)和OA辦公系統(tǒng)中，設(shè)立綜合管理體系應(yīng)用模塊和信息專欄，實現(xiàn)體系文件的及時更新和快速檢索。探索貫標(biāo)、對標(biāo)工作和信息化相結(jié)合的方法和途徑，搭建綜合信息溝通平臺，促進(jìn)管理信息的有效利用，確保信息化水平的不斷提高。

　　(六)堅持創(chuàng)新機(jī)制，營造創(chuàng)新氛圍。

　　一是要全力推動質(zhì)量管理(QC)小組活動的開展，立足于工作中的薄弱環(huán)節(jié)和急待解決的問題，采取有效措施激發(fā)員工自主創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力和創(chuàng)新活力，促進(jìn)創(chuàng)新管理的成果轉(zhuǎn)換，提高體系運行的有效性。二是要深入開展“抓典型、樹標(biāo)桿”活動，樹立標(biāo)兵，營造濃厚的“比學(xué)趕超”氛圍，推動對標(biāo)與日常業(yè)務(wù)工作的深度融合，及時提取好的經(jīng)驗和做法，有效實現(xiàn)成果固化和推廣運用。三是要完善管理創(chuàng)新機(jī)制，加大對管理創(chuàng)新工作支持力度，明確改進(jìn)突破口，對管理人員課題研究能力進(jìn)行針對性培訓(xùn)，提升相關(guān)工作人員能力和水平。

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