檔案管理的有效方式

　　導(dǎo)語(yǔ)：要做好檔案管理工作，必須從多方面入手。爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提，實(shí)施現(xiàn)代化管理是加做好檔案工作的途徑，提高檔案管理人員的素質(zhì)是做好檔案工作的保證。

　　檔案管理的有效方式

　　一、 檔案管理人員要具備較良好的專業(yè)素質(zhì)

　　(一)良好的政治素質(zhì)

　　檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重大事業(yè)、維護(hù)檔案真實(shí)和歷史真實(shí)是檔案工作者義不容辭的職責(zé)。檔案工作的政治性、服務(wù)性，決定了檔案專業(yè)人員必須具有較好的政治素質(zhì)。要想成為一名合格的檔案專業(yè)人員，必須做到以下幾點(diǎn)：

　　1、要有強(qiáng)烈的事業(yè)心

　　事業(yè)心是一種堅(jiān)定的職業(yè)信念，對(duì)自己從事職業(yè)執(zhí)著的追求，始終以旺盛的精力、滿腔的熱情投入到工作中。檔案專業(yè)和其他各種事業(yè)一樣，在發(fā)展過(guò)程中會(huì)遇到許多困難和挫折。有強(qiáng)烈的事業(yè)心，才能使檔案專業(yè)人員有知難而進(jìn)的信心和決心。

　　2、要有高度的責(zé)任心

　　檔案專業(yè)人員的責(zé)任心就在于把黨和國(guó)家的寶貴文化財(cái)富自覺(jué)的管理好、利用好、維護(hù)好檔案的完整和安全。“嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)、一絲不茍、實(shí)事求是、嚴(yán)守國(guó)家機(jī)密”等工作作風(fēng)和思想道德情操都來(lái)源于檔案工作者高度的責(zé)任感。

　　3、要有勇于創(chuàng)新精神

　　樹(shù)立勇于創(chuàng)新的進(jìn)取心，才能使檔案工作者在工作中大膽開(kāi)拓，勇于嘗試，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理，改善檔案管理?xiàng)l件，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

　　(二)良好的職業(yè)道德素質(zhì)

　　檔案專業(yè)人員的職業(yè)道德素質(zhì)是職業(yè)道德在檔案工作領(lǐng)域中的具體體現(xiàn)。

　　1、不為名利，甘為人梯，熱心服務(wù)

　　檔案工作的任務(wù)、工作對(duì)象和工作手段決定了它本身是一項(xiàng)服務(wù)性、條件性很強(qiáng)的工作。而檔案工作與其他服務(wù)性工作的不同在于它不能通過(guò)服務(wù)對(duì)象直接產(chǎn)生效益，而是通過(guò)服務(wù)對(duì)象利用檔案所取得的`社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益來(lái)體現(xiàn)。不為名利、勤奮工作、積極主動(dòng)、熱情周到的為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是檔案專業(yè)人員最基本的要求。

　　2、尊重檔案，尊重歷史

　　檔案職業(yè)道德要求檔案專業(yè)人員必須維護(hù)檔案和歷史事實(shí)的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內(nèi)容和特征，也不能主觀臆斷隨心所欲的鑒別檔案。無(wú)論在什么情況下，都要實(shí)事求是，堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔，尊重歷史，忠于職守，維護(hù)黨和國(guó)家檔案的歷史真實(shí)面貌，同一切篡改檔案、歪曲歷史的行為作斗爭(zhēng)。

　　3、遵紀(jì)守法，嚴(yán)守黨和國(guó)家秘密

　　由于檔案工作是不同于其他服務(wù)性工作，檔案工作者對(duì)于利用者不能“來(lái)者不拒，有求必應(yīng)”。必須克服主觀隨意性，按照法律和工作紀(jì)律的要求正確處理保密與利用的關(guān)系。當(dāng)前我國(guó)對(duì)外交流與合作都在日益擴(kuò)大，外事活動(dòng)不斷增加，這給國(guó)外敵對(duì)勢(shì)力竊取我國(guó)的高科技技術(shù)提供了可乘之機(jī)。檔案專業(yè)技術(shù)人員必需具有嚴(yán)格的保密觀念和良好的保密習(xí)慣，在不違背保密原則的前提下充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，確保檔案在政治上的安全。

　　4、工作作風(fēng)要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致

　　檔案工作是一項(xiàng)科技性、服務(wù)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作。也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、繁瑣的工作，它要求我們?cè)趨^(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔案內(nèi)容、利用檔案咨詢及信息反饋等各個(gè)工作環(huán)節(jié)中，都必須做到準(zhǔn)確無(wú)誤。

　　(三)良好的科學(xué)文化知識(shí)素質(zhì)

　　檔案專業(yè)人員的知識(shí)素質(zhì)指的是一個(gè)檔案專業(yè)人員從事本職工作應(yīng)該具有一定廣度和深度的知識(shí)面。檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及工作面廣，知識(shí)門類繁多，特別是在各門學(xué)科相互滲透的今天，僅有檔案專業(yè)知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還要有比較全面系統(tǒng)的文史知識(shí)、科學(xué)技術(shù)知識(shí)，才能更好的勝任檔案工作。

　　1、掌握文史知識(shí)

　　語(yǔ)言文字與檔案管理和服務(wù)是不可分割的，具有較強(qiáng)的語(yǔ)言表達(dá)能力，對(duì)于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史，才能了解檔案產(chǎn)生的歷史背景和作用，更好的熟悉、管理和開(kāi)發(fā)檔案信息資源。書(shū)寫水平也很重要，因?yàn)闄n案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，如編目、著錄、標(biāo)引等與書(shū)寫水平是分不開(kāi)的，若所寫的文字難以辨認(rèn)會(huì)直接影響檔案作用的發(fā)揮。

　　2、 掌握相關(guān)學(xué)科知識(shí)

　　現(xiàn)代檔案學(xué)與相關(guān)學(xué)科的滲透日益加強(qiáng)，檔案專業(yè)人員應(yīng)有重點(diǎn)的學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)學(xué)科知識(shí)。如現(xiàn)代管理學(xué)、情報(bào)學(xué)、圖書(shū)館學(xué)，還應(yīng)具有一定的經(jīng)貿(mào)、法律知識(shí)。

　　3、掌握現(xiàn)代化管理知識(shí)

　　隨著檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)管理手段在檔案工作中的應(yīng)用，要求檔案專業(yè)人員必須熟悉和掌握復(fù)印、縮微、音像以及電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)，才能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。

　　二、拓寬知識(shí)層面，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

　　(一)加強(qiáng)管理意識(shí)

　　檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。

　　(二)掌握現(xiàn)代化管理技能

　　檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力成為信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

　　(三)利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案

　　利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來(lái)，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會(huì)。

　　三、 創(chuàng)新工作思維，提高檔案利用率

　　檔案保管的目的是為了利用，因此，檔案管理工作者在處理好利用和保密關(guān)系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。

　　(一)加強(qiáng)編研工作

　　要搞好檔案編研就要主動(dòng)了解社會(huì)需要及素材狀況，采取征編結(jié)合的方法，通過(guò)對(duì)檔案的分析研究，按照一定的主體對(duì)檔案存在的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準(zhǔn)確、更系統(tǒng)、更精練。

　　(二)積極主動(dòng)提供服務(wù)，改變以往被動(dòng)服務(wù)的局面

　　檔案管理人員要從思想上樹(shù)立高度的服務(wù)觀念，克服“守?cái)偸?rdquo;的被動(dòng)服務(wù)觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

　　(三)要努力練好基本功，熟悉業(yè)務(wù)，當(dāng)好活字典

　　檔案管理工作者要把熟悉“家底”當(dāng)成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設(shè)施，利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段，按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對(duì)重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施。

　　綜上所述，檔案專業(yè)人員的素質(zhì)是多方面的，這是由檔案工作的性質(zhì)和特點(diǎn)決定的。為了發(fā)展檔案事業(yè)，提高檔案管理水平，必須提高檔案專業(yè)人員的素質(zhì)，為和諧社會(huì)建設(shè)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。

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