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企業(yè)內(nèi)部溝通管理應注意什么
導語：我們都需要警惕避免羅恩·勃艮(Ron Burgundy)綜合征：從外表上看似乎在看、在聽，但缺乏正確的舉止、專注和連續(xù)的背景，就像是一個會說話的頭。那么，企業(yè)內(nèi)部溝通管理應注意什么?一起來學習一下吧。有團隊、有管理，就必然需要溝通，唯有溝通才能減輕磨擦、化解矛盾、消除誤解、避免沖突，發(fā)揮團隊和管理的最佳效能。
企業(yè)內(nèi)部溝通管理應注意什么
應當要注意的事項：
(一)溝通渠道不暢通。
在很多企業(yè)的內(nèi)部，企業(yè)組織結構阻礙溝通，我們知道在不同的企業(yè)組織結構中，溝通的形式是不同的。但是企業(yè)并沒有對企業(yè)的溝通渠道進行分析，沒有對不同的溝通組織采取不同的溝通形式。
當前在市場的嚴峻形式下，扁平化的組織結構正在日益成為企業(yè)組織結構的主流，溝通也變得日益順暢一一但是，不可忽略的是，部門和部門之間的溝通正在日益消耗著企業(yè)資源，浪費經(jīng)營管理者的時間和精力。這些都是企業(yè)溝通渠道不佳帶來的問題。
(二)企業(yè)的溝通環(huán)境受阻，溝通方法不當。
企業(yè)溝通深受企業(yè)環(huán)境的影響，如果一個企業(yè)的環(huán)境比較封閉，員工接受信息和進行反饋的.機會過少，會讓他們感覺到?jīng)]有歸屬感，更沒有人聽取他們的心聲。員工本身對自己的企業(yè)一無所知。在企業(yè)經(jīng)營中，常常因為一個提案或者一個決策，企業(yè)的管理者在部門與部門之間疲于奔命，造成無端的浪費。就因為溝通的環(huán)境有問題，溝通的方法不當，造成了企業(yè)大量資金的浪費。阻礙企業(yè)內(nèi)部做的不好，就會降低企業(yè)溝通的有效性，主管人員必須能夠識別和辨認這些障礙。成功的主管必須具備識別這些障礙并對其進行有效處理的能力。對這些溝通信息進行過濾，一方面避免信息失真的現(xiàn)象。另一方面減少企業(yè)信息冗余，沒有必要的信息要篩選掉，但是重要的信息一定要及時有效傳達，才能真正地避免時間和精力的浪費。
(三)溝通管理者自身素質(zhì)問題。
在很多的企業(yè)中，企業(yè)的內(nèi)部溝通管理者管理觀念也存在著障礙，很多時候，他們都是主觀臆斷、先入為主，溝通的依據(jù)主要是自己過去的工作經(jīng)驗，對人對事的印象和看法，人們遇到事情時，習慣性的把這事情和以往的經(jīng)歷相比較。表現(xiàn)在溝通上，則無疑提高了雙方了解和達成共識的難度。溝通的一個主要障礙就是向別人談話中加注自己的價值取向。很多人習慣墨守成規(guī)，這對于新的信息溝通是很不利的。很多時候企業(yè)溝通管理者的表達不夠準確，也給溝通造成了一定的難度，很可能被誤解。有時候溝通中還存在著個性障礙，如果溝通雙方的個性發(fā)生沖突，也會產(chǎn)生溝通障礙。有時候溝通管理者的情緒也會給溝通帶來障礙，很多主管人員，或是漫不經(jīng)心，或是自高自大，拒絕傾聽上級或下級的意見。這種態(tài)度阻礙了有效的溝通。
如何避免這些問題?
(一)企業(yè)要區(qū)分信息傳達的對象。
在信息的傳達過程中，企業(yè)應該注重傳遞信息的目的性和保密性，我們知道，信息是有價值的,但是價值的大小卻因人而異,同一信息對不同的人的價值不同。因此要注意選取信息傳遞的目標,確保信息的效用。要研究不同對象的不同需要,保證信息傳遞的質(zhì)量,減少無效勞動。注意信息的保密度,防止企業(yè)秘密信息的泄露，維護企業(yè)的發(fā)展利益。
(二)對信息進行篩選后傳遞。
在管理中，肯定存在著眾多的信息，會有許多的重要信息，也一樣有許多的冗余信息，在信息傳遞中，一定要注意信息傳遞的質(zhì)量，信息管理者要有能力對信息進行篩選，傳遞要貫徹多、快、好、省的原則，單位時間內(nèi)傳遞的信息數(shù)量要多;信息傳遞要迅速、及時,一條很重要的信息,保持信息的真實性;在較短的時間內(nèi),花較少的費用,傳遞盡可能多的信息。在信息傳遞中,這幾方面互相聯(lián)系,互相制約,要加以協(xié)調(diào)控制。分級主管部門的角色不同,每個團體成員所考慮的問題不同,因此在信息傳遞時,要適當注意量的'控制。
(三)企業(yè)利用信息技術，不斷拓寬溝通渠道。
隨著現(xiàn)代信息的不斷發(fā)展，信息技術廣泛應用到了企業(yè)的發(fā)展的各個領域，信息技術的采用已經(jīng)改變了人們的溝通方式，使得溝通更加便利，提高了企業(yè)溝通的工作效率，降低了企業(yè)溝通的難度，減少了企業(yè)溝通中的障礙，增加了員工的自由度;減少了污染和擁擠等。所以企業(yè)應該積極采取措施，不斷利用現(xiàn)代化的信息技術，拓寬企業(yè)溝通渠道，最終提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
提高企業(yè)內(nèi)部溝通如何提高?
一、有效整合部門目標
有部門就必然存在部門利益、小團體利益，這是不爭的事實。盡管大家理論上都知道要摒棄小團體利益，要從公司整體來考慮問題;但一旦公司利益侵犯到部門利益時，這個部門一般都會自覺不自覺地維護部門利益，而不是簡單地首先犧牲小團體利益。這是人的自利本性造成的;即使部門經(jīng)理不想這么做，但迫于部門基層員工的壓力也不得不這么做。這個問題的根子在于兩者利益的不一致性，或者說是兩者的目標是不一致的。
為此，我們應該整合那種各自為政的部門目標，使部門的各個目標與組織的總目標同心。如很多大企業(yè)給部門設定預算目標時，都采取企業(yè)內(nèi)部的計算依據(jù);這樣便于考核，但顯然這種內(nèi)部的計算依據(jù)是不面向市場的，也就是說部門的預算目標不是面向市場，而企業(yè)是面向市場的，它們的方向就明顯地不一致。這種企業(yè)設置的指揮棒方向性不一致，直接導致部門和企業(yè)的想法不一致，“志不同，不與謀”，故而溝通難以為繼。
二、換位思考
在溝通過程中，雙方的互相理解和換位思考非常重要。對于一個部門經(jīng)理來說，換位思考也即應該多了解其他部門的業(yè)務運作情況，多從其他部門的角度考慮問題，要理解其他部門的難處。這樣才能溝通無極限。當其它部門不配合你的工作時，你應該檢討自己，站在對方的角度去看問題，而不能一味地埋怨、抱怨。
那么，企業(yè)能為員工的換位思考做些什么?首先是可以制定一些制度，為員工創(chuàng)造一些條件跨部門溝通，也可以成立跨部門的項目小組進行工作。不過，最常做的也是最有效的一招就是實行崗位輪換或者是互相兼職!80/20規(guī)律告訴我們，公司內(nèi)部80%的信息交流與溝通發(fā)生在20%的人員之間，各部門的主管和秘書就是公司內(nèi)部溝通的“關鍵少數(shù)”。所以，應該鼓勵崗位輪換，請業(yè)務背景的人員擔當支持部門的主管，請業(yè)務鏈的上下工序主管互換。這既可以讓員工學習到多種知識，很好地規(guī)劃他們的職業(yè)生涯，也可以讓各部門的員工站在更高的一個職位角度思考問題，使團隊協(xié)作精神得以發(fā)揮。
三、注重非正式溝通
企業(yè)內(nèi)部溝通中有正式溝通和非正式溝通。正式溝通很普遍，在跨部門溝通時經(jīng)常被運用，如會議溝通。但我們需注意，部門間需要溝通的較為敏感問題，最好能在會議前私下解決，迫不得已需要在會議上討論的，也應該先通氣。此外在會上的溝通討論，要盡量以解決問題為主，而不能相互指責、相互挖墻腳。
部門經(jīng)理們應該常“串門”，要多與溝通對象面談�，F(xiàn)在很多企業(yè)的部門都是塊塊管理，各自為塊，部門經(jīng)理們很少“互訪”，用得最多的溝通就是電話溝通。對于面談，很多人會說“我正事都忙不過來，哪有空去串門閑聊?”孰不知，面對面的溝通借助豐富的表情，表達更加準確，可以大幅減少信息失真，還可以增進部門間的感情和理解。
要避免告狀式溝通。發(fā)現(xiàn)了相關部門的問題，最好與這個問題的相關部門責任人協(xié)調(diào)解決，而不能簡單直接地把問題端給部門經(jīng)理，更不能直接端給部門經(jīng)理的上司。否則，這樣做，對于這個責任人而言，就是“告狀”;即使這個問題由上司出面干涉解決了，但以后的溝通協(xié)調(diào)可能更麻煩。
四、堅持跟進
跨部門溝通的一個重要原則就是永遠不要嫌麻煩。不要以為開完會、發(fā)個文件、寫個報告就沒事了，事后應該隨時保持聯(lián)系，主動了解其它部門的工作進度，掌握最新的情況。不要被動等對方告訴你問題發(fā)生了，而是要主動而持續(xù)地溝通，預防問題的發(fā)生。
很多人常常抱怨：“事情怎么會這樣，為什么不早說?”很多人都有過這樣的經(jīng)驗，對方事前都沒有主動聯(lián)系，任由問題擴大，等到無法解決了，才緊急跑來求救。這樣導致的氣憤也是情有可原，但是如果別人不告訴你，為何你不主動去問對方?
不過，除了要跟進其它部門的執(zhí)行之外，還需關照自己的部門狀況。首先要確保與屬下之間的信息是完全流通的。要避免這樣的事情發(fā)生，如有時部門主管之間約定的事情，屬下卻完全不知情，還在為這事徒傷腦筋;有時則是屬下之間彼此協(xié)調(diào)好的事情，卻沒有事先告知主管就去做了，主管事后知道卻大感不妥，推翻之前的決定，一切又得重新來過。其次，要跟進屬下在與其它部門溝通時是否遇到了某些困難，你可以主動詢問員工，是否需要你出面聯(lián)系，以便盡早發(fā)現(xiàn)問題、盡早解決問題。
五、倡導溝通文化
跨部門溝通還有一個最為明顯的障礙是企業(yè)缺乏一種氛圍。很多企業(yè)的企業(yè)文化沒有鼓勵溝通的內(nèi)容。因此，企業(yè)的老板如果想打造一個優(yōu)秀的團隊，各部門之間不會因為溝通不暢而內(nèi)耗的'話，就應努力在企業(yè)中營造一個良好的溝通氛圍。
比如很多員工在企業(yè)內(nèi)部不愿意去溝通，這有可能是他曾經(jīng)因為主動溝通而遭受過打擊。因此，企業(yè)的負責人應該為員工營造一個交流的平臺，能包容各種不同意見，不要隨意打擊下屬的積極性。有些企業(yè)采取“頭腦風暴法”，把問題拿出來，每個人都可以說，什么意見都能講，慢慢地再把它總結出來。方法很多，關鍵一點還是能包容不同的意見，企業(yè)要慢慢營造這種氣氛。
企業(yè)應該鼓勵部門的員工與相關部門的員工建立朋友關系，采用“人盯人”的戰(zhàn)術，告別以前那種只是“半熟臉”、沒事不說話的現(xiàn)象;在有可能的情況下，請需要配合的部門主管來參加本部門的業(yè)務會，一方面可以讓他了解本部門的意圖和需要獲得的配合，而且還可以聽取他的建議，以便在實施過程可以更順利地配合;而且其它部門主管可能也會吸取這個經(jīng)驗而請你“回訪”。同時，不要總指望由企業(yè)出面組織部門之間的溝通和聯(lián)誼，因為那恐怕一年也沒有兩次�？绮块T溝通不應拘泥于某種模式，溝通的方式多種多樣，溝通的目的是為了增進交流和默契的合作，達到整個事業(yè)的提升。溝通的有效性與企業(yè)文化直接相關，其關鍵在于企業(yè)如何去引導和執(zhí)行。
六、調(diào)整組織機構
如果部門間需要頻繁的溝通，則有必要考慮調(diào)整組織機構，使跨部門溝通變成部門內(nèi)部溝通，這有助于改善溝通。如果信息傳遞鏈過長，會減慢流通速度并造成信息失真，則有必要減少組織機構重疊，拓寬信息渠道�？傊袦贤ú拍馨盐杖�、了解真?zhèn)危貙掝I導者視野;有溝通才能凝成合力、構成堅強團隊;也只有更好地溝通，才能使人心暢通、企業(yè)興旺!
企業(yè)內(nèi)部應該如何溝通?
作出解釋
不管你的級別有多高、擁有多少權力，如果你僅僅只是將事情說出來而已，你所說的東西并不會魔法般地變成現(xiàn)實。你的聽眾工作很繁忙。為了讓他們注意到你所說的東西，并改變自己的行為，你必須為你說的信息提供背景：為什么這個特殊的舉措如此重要?為什么它比團隊目前所做的事更重要?為什么它是一個更好的策略?
在對這些問題作出解釋后，同樣關鍵的是，要讓你的團隊感到他們已經(jīng)聽清楚了這個問題，特別是在他們有不同意見的情況下。尋求理解。由此產(chǎn)生的結論將是更有效的，因為它是團隊合作的結果。
消除羅生門效應
你是否曾經(jīng)參加過一個五人會議?在會議上，你們想要就某個問題和為解決問題需要采取的步驟達成一致的結論，后來卻發(fā)現(xiàn)你們五個人對這些有完全不同的理解。如果你有這樣的經(jīng)歷，你并不孤單。日本導演黑澤明在他的電影《羅生門》中講述了一個通過四個不同參與者的四種獨特視角呈現(xiàn)出來的悲劇故事(相同的技術后來被無數(shù)電影使用過)。
這個電影涉及到人性中的一個簡單而強大的特質(zhì)：對我們身邊發(fā)生的事件，我們每個人都有自己獨特的解釋。了解這一點，對確保團隊在重要問題上的一致性來說是關鍵的。具體來說，在作出一個重要結論或者傳達一個關鍵任務項后，要求與會者回顧他們聽到的`東西。如果你發(fā)現(xiàn)他們實際上并沒有達成共識，確保實時更正。另外，請一個與會者作好會議記錄。這樣做的目的不是記下每一個字，而是總結，整理和傳達關鍵的結論，以確保與會者就會上討論的事情達成共同理解。
將團隊的優(yōu)先事項作為自己的優(yōu)先事項
我們都熟悉這句諺語：“如果你想要做成什么事情，你需要自己去做它。”這句話雖然容易被解釋為微觀管理者的一個戰(zhàn)斗口號，但我們也可以運用它來安排我們的工作優(yōu)先順序。將這句諺語換一種說法，“如果你想要做成什么事情，你需要將它視為自己最重要的事。”當你的團隊聽到和看到，你將一個計劃視為對你來說非常重要的事情，并且你在那上面花費了很多資源和時間，他們更有可能會跟隨你的榜樣。
重復、重復、重復
大衛(wèi)·格根(David Gergen)曾經(jīng)是包括里根和克林頓在內(nèi)四位美國總統(tǒng)的前顧問，他被廣泛認為是有效溝通方面的著名專家。在他的著作《見證權力》(Eyewitness to Power)中，他記述了在白宮度過日子。他寫道：“歷史告訴我們，不管什么話，如果領導人只說一次，它們幾乎都不會被下屬聽到。”我的一位前同事說：為了有效地將某個信息傳達給觀眾，你需要經(jīng)常重復，以至于你一聽到這同樣的話就不舒服，然后人們才開始將這個信息記在心里。這是一個非常寶貴的見解，我已經(jīng)無數(shù)次地運用了這個經(jīng)驗。
簡化敘事
簡單地說，我們就是我們所說的故事。在傳達重要的新信息時，不妨設想你是在講一個新的故事。越簡單就越有意義，越鼓舞人心，越有可能引發(fā)共鳴。另外，在溝通中需要注意目標、重點和主題的數(shù)量。更大的成功來自更大的規(guī)模和復雜性。這將不可避免地導致你需要與團隊分享更多的重要故事。然而，人們一次能夠接受的東西很有限。試著不斷鞏固。在一次溝通中，你涉及的東西越少，聽眾就越可能將你傳達的信息在記在心里，并相應地調(diào)整自己，最后取得成功。
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