物業(yè)公司物料管理規(guī)定

　　1.目的

　　對物業(yè)采購各類物資的管理進行控制，對完成企業(yè)日常工作所需及采購物資的品質起著至關重要的作用;

　　2.范圍

　　適用于物業(yè)固定資產(chǎn)與非固定資產(chǎn)物資采購管理的控制，公司實行集中統(tǒng)一采購;

　　3.物資分類

　　A類：辦公用品(含電腦耗材類)、勞保用品，及各單位日常使用的低值耗材(單價低于500元)等非固定資產(chǎn)

　　B類：辦公設備(含電腦、打印機、投影儀等)、辦公家具等固定資產(chǎn);單價高于500元的非固定資產(chǎn)類;

　　C類：應急類物資

　　4.采購管理

　　4.1先批后買原則

　　公司采購必須填制《物業(yè)物品采購單》(附后，以下簡稱《采購單》)，申請單位、申請人填寫《采購單》，注明采購項目類別、說明采購原因，經(jīng)物業(yè)總經(jīng)理、公司總經(jīng)理審批后交由采購人員進行辦理; A類物資：控制合理庫存前提下，每月25日前經(jīng)物業(yè)總經(jīng)理、公司總經(jīng)理審批后，交由采購人員辦理;

　　B類物資：合理調配、公司協(xié)商后，使用期提前10日，經(jīng)物業(yè)總經(jīng)理、公司總經(jīng)理審批后，交由采購人員辦理;

　　C類物資：電話請示相關領導，經(jīng)領導同意后，交由采購人員辦理。事后2個工作日內(nèi)，申請單位辦理審批后續(xù);

　　4.2詢價議價原則

　　固定資產(chǎn)及非固定資產(chǎn)的采購詢價，必須有三家以上的供應商報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資質等因素的基礎上，進行綜合評估，并與供應商確定最終價格(臨時性、應急性采購不適用);

　　4.3樣品封存原則

　　針對有一定使用時限的物資(相對低值的、可提供樣品的)，要做到樣品封存，做到采購物品與樣品一致;

　　4.4職責分離原則

　　采購人員不得參與所采購物資的檢驗、驗收，采購物資由物資管理人員對數(shù)量、質量進行核對。物資管理人員對于所接收的物資，在接收時發(fā)現(xiàn)問題的，當即提出異議，與采購人員及時溝通，由采購人員與供應商溝通并解決;所采購物資在使用過程中出現(xiàn)問題的，由使用單位通知物資管理人員，物資管理人員對涉事物資暫時封存，由采購人員與供應商溝通并解決;

　　4.5一致性原則

　　采購物資必須與采購單中所列要求保持一致，在市場條件不能滿足使用部門要求的、或成本太高的，采購人員應及時向上級領導匯報、反饋信息，經(jīng)協(xié)調后，制定最終采購計劃;

　　4.6合同會審原則

　　大宗物資采購，除符合上述4條原則外，還應做到合同會審，使用單位、采購人員、物業(yè)總經(jīng)理、地產(chǎn)總經(jīng)理，調研匯總后，經(jīng)領導審核許可后，方可執(zhí)行合同簽訂程序;

　　5.供應商管理

　　5.1供應商選擇

　　5.1.1供應商必須證照齊全，具有相關資質;如由特殊物品采購，供應商還應具有國家法律規(guī)定的相關證件;

　　5.1.2 選擇供應商必須進行詢價和綜合評估，若供應商為中間商時，應調查其信譽、技術服務能力、資質、業(yè)績等，供應商報價不能作為唯一參考因素;

　　5.1.3 為保證供應渠道順暢，防止突發(fā)情況，應有兩家以上供應商為備用供應商;

　　5.2合同供應商登記、歸類、存檔，定期協(xié)助財務部門與供應商對賬;

　　5.3 定期走訪合同外供應商，擇優(yōu)更換或淘汰現(xiàn)有供應商;

　　6.合同簽訂管理

　　6.1董事長(法人)委托人對外簽訂、履行合同，必須按照國家合同法的有關規(guī)定辦理。

　　6.2意向合同必須進過合同會審后，方可簽訂。簽訂合同一律使用“合同專用章”;合同簽訂后，即分類匯編、存檔，分送有關部門;

　　6.3簽訂采購合同，必須比質、比價，擇優(yōu)選訂。

　　7.借款及費用報銷管理

　　7.1 合理借款：針對性采購，借款金額保持在采購預計總金額的±5%左右;

　　7.2 憑票報銷：采購完成、入庫后，采購經(jīng)辦人憑銷貨單、入庫單、發(fā)票至財務部辦理報銷事宜;

　　7.3 掛賬處理：需要簽訂合同的、存在掛賬的供應商，嚴格按照合同規(guī)定執(zhí)行;

　　7.4 嚴格按照公司頒布的財務管理制度執(zhí)行;

　　8.采購人員廉潔管理

　　8.1積極維護企業(yè)利益，提高采購質量，降低采購成本;

　　8.2加強學習，提高認識，增強法治觀念;

　　8.3廉潔自律，嚴禁接受供應商各類回扣、禮品;

　　8.4嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受各部門監(jiān)督，并有義務提醒各部門按程序提報申購計劃;

　　8.5工作認真仔細，不因自身工作失誤給公司造成損失。

　　8.6努力學習業(yè)務，廣泛掌握與本公司業(yè)務相關的新事物及市場信息。

　　9.本制度經(jīng)總經(jīng)理審批后實施，修正、廢止時亦同。

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