公司檔案室規(guī)章制度

　　在現(xiàn)在的社會生活中，越來越多地方需要用到制度，制度具有合理性和合法性分配功能。那么相關的制度到底是怎么制定的呢？下面是小編收集整理的公司檔案室規(guī)章制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

　　為提高公司的檔案管理水平，更有效地保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《上海市城市建設檔案管理暫行辦法》、《上海市建設工程竣工檔案編制驗收及報送規(guī)定》、《上海檔案條例》、《工程項目竣工后監(jiān)理資料歸檔管理辦法（暫行）》的相關規(guī)定，結合公司的實際情況，制定本規(guī)章制度。

　　第一條：檔案接收制度

　　1、定期收集各項目監(jiān)理部在工程施工過程中形成的具有保存價值，經過整理立卷的不同載體的文件資料；

　　2、檔案室要對各項目監(jiān)理部的立卷歸檔工作加強監(jiān)督、檢查和指導；

　　3、接收歸檔的案卷必須保證質量，應符合下列要求：

　　應歸檔的文件材料齊全、完整；

　　文件應按公司檔案管理的要求，并結合工程實際情況合理整理、立卷；

　　歸檔的文件材料應按照工程建設程序以時間和專業(yè)等分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便于保管和利用；

　　4、接收檔案的時間和手續(xù)

　　工程項目竣工后一個月內，監(jiān)理項目部將竣工資料整理完畢后填寫檔案移交清單（一式兩份），寫明案卷標題、案卷數量及移交時間，交所屬工程部檢查審核；

　　工程部審核合格后在檔案移交清單上簽字，同竣工資料一起交總師室檔案管理人員驗收。

　　總師室檔案管理人員驗收合格后，在檔案移交清單上簽字，雙方各留一份，竣工資料留存公司庫房。

　　第二條檔案的管理制度

　　1、按照檔案形成的特點，保持檔案之間的連續(xù)性和完整性，使歸檔的檔案資料能真實的反映工程建設的全過程，如實體現(xiàn)項目監(jiān)理部的工作情況，便于查閱和檢查。

　　2、對接收檔案進一步系統(tǒng)化管理，主要是：

　　對所接收的檔案進行嚴格檢查，包括各案卷是否完整，分類是否清晰明確，組卷是否合理，編目工作是否齊全；

　　對歸檔的檔案進行電子信息化管理，便于查詢和調閱；

　　定期對歸檔檔案進行清理，對超過10年的項目監(jiān)理資料移交丹利庫房保存，對超過20年的項目監(jiān)理資料在征得總師室領導同意后銷毀。

　　第三條檔案保管制度

　　1、檔案庫房需保持適宜的溫度，并配備滅火器。庫房內嚴禁吸煙，消除一切火災隱患。

　　2、對庫房照明線路定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時檢修，防止短路引起火災。

　　3、檔案入庫前要進行檢查。被蟲咬蝕的檔案不能入庫。庫房內要定期投放防蟲藥，并勤于檢查。

　　4、檔案管理人員進出庫房時要關燈，鎖好庫房門。

　　5、檔案庫要經常打掃，保持清潔，嚴禁將有害物質帶入庫房。

　　6、檔案資料以盒或卷為單位，按同一項目資料統(tǒng)一存放的要求入庫。

　　7、庫房柜要編制順序號，應有檔案資料存放的示意圖。

　　第四條檔案的統(tǒng)計制度

　　1、認真做好檔案資料數量的統(tǒng)計。以原始記錄為依據，做到準確可靠。

　　2、建立健全歸檔資料的電子臺帳，掌握檔案的入庫、出庫、銷毀等相關信息，不斷提高檔案的管理水平。

　　第五條檔案的保密制度

　　1、檔案管理人員要認真做好庫房的安全保衛(wèi)和保密工作，非本部門人員未經同意，不得進入庫房。

　　2、檔案資料一般不準外借，必要時可摘錄，必須復印時須經總師室同意并登記備案。凡需復制保密檔案材料須經總師室領導批準后方可復制。

　　3、如遇所借檔案丟失，須及時通知總師室，并寫明情況以便及時處理。

　　4、檔案管理人員應維護檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全為準則，做到不失密、不泄密。

　　第六條檔案的銷毀制度

　　1、對已期滿的檔案材料列出檔案銷毀清單，經公司及總師室領導確認后進行銷毀。

　　2、執(zhí)行銷毀時，指定專人負責，監(jiān)督銷毀，并且銷毀記錄上至少有兩人以上的簽名。

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