（集合）物業(yè)檔案管理制度15篇
隨著社會一步步向前發(fā)展，需要使用制度的場合越來越多，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范。我敢肯定，大部分人都對擬定制度很是頭疼的，以下是小編精心整理的物業(yè)檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
物業(yè)檔案管理制度1
依據(jù)《中華人民共和國國檔案法》，結合企業(yè)實際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則
檔案實行集中管理與分散管理相結合，即分別為公司、部門管理，專人負責檔案管理工作。公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦單位、經辦人負責將辦完的文件、資料及時歸檔。
二、文件資料點收、整理和歸檔
1、文件結案移送歸檔時，檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。
2、文件如經過抽查，應有部門主管領導的簽認。
3、文件的處理手續(xù)必須完善，如有遺漏，應立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作，按規(guī)定程序符合立卷標準要求，及時分類、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對檔案材料的`數(shù)量、保管等情況進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。
2、做好相關的防范措施，注意保密工作。
3、保持檔案室清潔，隨時擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲蛀腐朽工作。
4、每年按規(guī)定清理一次，已到保管期限，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，經領導審批后作銷毀處理。
四、檔案調、借閱
1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續(xù)，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復印或摘抄文件，須經領導批準。
2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還，經檔案管理人員檢查無誤后，立即歸入檔卷。
物業(yè)檔案管理制度2
1、物業(yè)檔案建立的內容
業(yè)主入伙資料
業(yè)戶家庭資料
業(yè)戶聯(lián)系電話
包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、e-mail地址等。
業(yè)戶室內裝修管理資料
包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等。
業(yè)戶日常維修資料
包括:維修、維修回訪等記錄情況。
業(yè)戶反饋資料
包括:服務質量回訪記錄、業(yè)戶投訴及處理記錄、業(yè)戶意見征詢、統(tǒng)計記錄等。
2、物業(yè)檔案管理的具體措施
業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來的,其內容包括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業(yè)獨用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
(1)業(yè)戶檔案的收集
物業(yè)設立檔案室,建立相應規(guī)章制度,對業(yè)戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料來源,從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔,實行業(yè)戶一戶一檔。
(2)業(yè)戶權籍資料管理
從業(yè)戶入伙開始,應著手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權籍資料,動態(tài)反映業(yè)戶權籍狀況,為業(yè)戶需求提供服務。
(3)業(yè)戶檔案的整理
各個業(yè)務范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點根據(jù)資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。
(4)業(yè)戶檔案的歸檔
xxx華庭住宅小區(qū)管理處的業(yè)務接待將收集到的`業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。
(5)檔案的利用
為業(yè)戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。
(6)業(yè)戶檔案的管理
業(yè)戶檔案的使用應有嚴格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的責任。業(yè)戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。
物業(yè)檔案管理制度3
1)管理好物業(yè)工程設施時關系到物業(yè)是否能夠保值增值以及也只切身利益的大事。物業(yè)管理人員必須發(fā)掘設備潛能,做到物盡其用,充分發(fā)揮設備的使用價值。
2)物業(yè)工程設施須實行檔案管理制度,對設備的原始檔案必須歸檔、匯總、登記造冊,以便查考,為設備的完好使用以及安全使用提供方便。以下資料須歸物業(yè)工程管理部建檔管理:
a)設備系統(tǒng)的資料,如竣工圖、構造圖等。
b)設備系統(tǒng)原始發(fā)票、收據(jù)、用戶手冊以及售后服務卡等。
c)設備系統(tǒng)中重點部位的拍照資料及相關注釋。
3)建立設備管理考核制度,獎賞分明,調動員工工作積極性。
a)建立設備管理考核、督察制度。
b)對設備管理定期、不定期抽查、考核。
4)建立iso9001質量管理體系:
a)建立機房管理制度。
b)建立供、配電管理制度。
c)建立設備維修制度。
d)嚴格各項管理制度,做到責任到崗、任務到人、用科學化的管理提高設備管理水平。
5)對于住宅小區(qū)物業(yè)工程設施管理在做到“三好、四會、五定”。
a)三好:即是設施要用好、修好、管理好。
b)四會:即是對設施使用、會保養(yǎng)、會檢查、會排除故障。
c)五定:即對設施進行潤滑、通風、清潔、檢修時,做到定點、定人、定崗、定時和定責。
6)住宅小區(qū)工程設施在設備管理上,必須堅持安全第一,降低耗能。
a)遵循“安全、經濟、;合理、實用”的`原則。
b)盡可能采用節(jié)能、經濟適用且品質優(yōu)良的材料,修舊利新。
c)培養(yǎng)管理隊伍的創(chuàng)新精神,維護業(yè)主的權益。
d)設施操作人員應嚴格按照操作規(guī)程和制度開展工作,做好必要的防護工作。住宅小區(qū)配套設施管理最基本和最重要的要求是保證配套設施體系的安全運行,包括用戶使用安全和操作人員操作安全。
e)加強安全意識,防止意外發(fā)生,做好宣傳工作。
7)提高物業(yè)管理服務質量。
a)堅持“物業(yè)管理服務第一”的意思,培養(yǎng)職業(yè)道德和責任心。
b)保證配套設施崗位上有專業(yè)操作人員,做到崗前培訓、持證上崗、在崗輪訓。
c)對員工做好“傳、幫、帶”工作,對設備進行現(xiàn)場操作,知道相關人員,使員工能夠適應崗位要求。
物業(yè)檔案管理制度4
為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。
一、檔案的分類：
1、一般保密文件：公司的規(guī)劃文件、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、協(xié)議書、合同書、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關的政府文件法律文件等。
2、專業(yè)技術文件：專業(yè)技術圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。
3、機密文件：上述專業(yè)技術文件以及年度計劃、統(tǒng)計文件、財務憑證、財務報表、審計文件、經營情況、勞動工資和人事檔案等。
4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。
5、有關公司發(fā)展的圖片、錄像、實物等，均屬檔案保管范圍。
6、除有特別規(guī)定外，檔案資料由行政部負責管理。
二、存檔：
1、合同按照《合同管理規(guī)定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。
2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。
（1）如存檔文件資料為傳真件時，必須復印一份存檔。
�。�2）凡涉及經濟利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應長期保存；其他文件視其價值確定保存期限。
�。�3）檔案的歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項工作結束后存檔。歸檔文件應保證其齊全完整，如有短缺應立即追查歸入；文檔的處理手續(xù)要完備，如有遺漏立即補辦。
�。�4）文件的電腦存檔。
�。�5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。
�。�6）電腦文檔信息要按年度進行存盤處理，將重要的信息資料轉存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內妥善保管。
三、借閱：
1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經經理批準。
2、其他員工借閱與本職工作有關的'資料時，可直接借閱；如借閱與本職工作無關的檔案資料或機密資料，須經本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經理批準。
3、借閱時，原則上只允許在公司內使用，并辦理借閱手續(xù)，當天借閱當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經理簽字后方能借閱。
4、借閱的'資料必須妥善保管，不得涂改及私自復印。如確需復制，一般資料，須經部門主管批準；機密資料，須經公司經理批準。
5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密的，其后果由責任人承擔，必要時公司將采取法律手段保護公司的利益。
四、專業(yè)技術資料的管理
1、專業(yè)技術資料除另有規(guī)定外，公司指定技術部門專人管理。
2、屬于工作需要而發(fā)給有關部門的技術文件資料，在領用時必須辦理登記手續(xù)，實行“誰領用誰保管誰負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發(fā)放文件資料的情況書面通知行政部。
3、長期領用的文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進行一次核對。如發(fā)現(xiàn)有丟失，必須書面通知行政部，并上報公司經理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結果由公司經理視其造成的影響酌情處理。
五、文檔的銷毀
1、除物業(yè)公司經理外，任何人無權私自銷毀公司任何檔案資料。
2、每年底清理檔案后應將沒有保存價值的文件銷毀，銷毀時應先報請公司經理批準，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時，應焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。
3、經批準銷毀的檔案資料，檔案管理人員應編制銷毀清單，經主管副經理簽字后，由專人負責辦理。銷毀清單應作為檔案資料長期保存。
六、檔案立卷
每年年底清理公司所有文檔，將已經辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷；立案時應編制卷內文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁號等，并附立卷登記表一份。
七、附則
1、員工離職時，必須將所領借文檔資料全部歸還，由相關管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規(guī)定扣罰責任人。
2、檔案資料轉移時，必須報請主管副經理以上批準，并辦理交接手續(xù)。
3、凡違反本規(guī)定的，除已有規(guī)定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節(jié)嚴重者，加重處罰。
4、隨時接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。
物業(yè)檔案管理制度5
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內容，實行系統(tǒng)收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;
1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時所填寫的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務協(xié)議"、"接房登記表"等。
1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;
1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業(yè)委會批準使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，并保存復印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進行標準化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當?shù)谋４娣椒ā?/p>
2.2.3加強保密意識培養(yǎng)，確保檔案在使用過程中的.安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運用計算機檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。
2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。
2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。
2.2.7實行檔案管理工作檢查經�；�。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。
物業(yè)檔案管理制度6
為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負責人負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產經營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業(yè)務活動方面的資料，應將相關資料的復印件報綜合辦公室備案。
6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設存放檔案的專門檔案柜，各部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
6、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
7、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的.檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
9、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經公司領導批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副經理同意，必須外借的，由經理審批。
四、二級檔案應根據(jù)資料的性質和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。
物業(yè)檔案管理制度7
一、根據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的文件資料進行分類，整理、立卷，做好文件索引，歸檔存放、管理。
二、各類檔案資料設專柜存放保管，分類編號、編注目錄，以便查閱。
三、經領導批示傳閱的文件，須隨文將領導批示和傳閱人簽字一并歸檔。
四、注意做好保密工作。借閱文件，須經領導批準。若需抄摘或復印，應事先請示，未經批準不提抄摘或復印。
五、業(yè)主檔案資料設專柜存放、保管，未經業(yè)主許可或公司領導批準（除本公司有關工作人員外）不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。
六、定時檢查、核對檔案件數(shù)，做好防蟲、防塵、防潮、防遺失工作，發(fā)現(xiàn)異常或丟失，及時向領導匯報，查明原因。妥善處理。
七、對已失去作用的'檔案資料要進行銷毀或用碎紙機處理，銷毀檔案資料要經過認真鑒定，列出清單，送領導審批后指派專人監(jiān)銷，防止泄密。
物業(yè)檔案管理制度8
1、目的
為了規(guī)范人事檔案管理過程，實現(xiàn)人事檔案管理統(tǒng)一標準、統(tǒng)一模式，從而提高檔案管理質量，為人事運用提供有效參考，特制定本制度。
2、適用范圍
佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部及各下屬分公司。
3、原則
統(tǒng)一領導、分級保管、分級查閱的原則，確保檔案的齊整性和保密性；
4、職責
4.1本部人力資源職能部門
4.1.1收集、整理、立卷、保管本部員工檔案、備案下屬分公司經理助理級（含）以上員工、人力資源管理人員、財務人員、（助理）秩序維護主任的人事檔案復印件。
4.1.2負責所保管的員工檔案的借閱、移交和銷毀工作。
4.1.3監(jiān)督各下屬分公司的人事檔案管理工作。
4.2各下屬分公司人力資源職能部門
4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服務中心A系列員工的人事檔案。
4.2.2負責人事檔案的借閱、移交和銷毀工作。
4.2.3監(jiān)督各物業(yè)服務中心的.人事檔案管理工作。
4.3各物業(yè)服務中心
4.3.1收集、整理、立卷、保管各服務中心B系列員工的人事檔案。
4.3.2負責B系列員工人事檔案的借閱、移交和銷毀工作。
5、內容
5.1人事檔案管理流程
5.2職位申請表、個人簡歷、員工勞動合同、勞動合同簽署聲明、體檢表、身份證、學歷和專業(yè)資質證書、驗證證明、離職證明、規(guī)章制度培訓確認、發(fā)放工資的銀行卡、獎懲記錄及各種簽批的人事異動、薪資、培訓等文件。
5.3檔案編碼
5.3.1檔案編碼按服務中心、部門、員工工號進行編碼。
5.3.2 E—HR系統(tǒng)中的員工工號為檔案編碼號，假如水岸新都一秩序維護員員工工號為A。00012，則此員工檔案編碼號為：“水岸新都秩序A00012”。
5.4檔案查閱權限
5.4.1物業(yè)公司總經理、本部人力資源職能部門負責人、分管高管、檔案管理員可查閱所有員工的檔案。
5.4.2各分公司總經理、人力資源部門負責人、分管高管、檔案管理員可查閱分公司所有員工的檔案。
5.4.3各服務中心負責人可查閱其下屬B系列員工的檔案。
5.4.4其余員工或管理人員不得查閱員工人事檔案。
5.5人事檔案借閱手續(xù)
由借閱人填寫《檔案借閱申請單》，報人力資源職能部門/分公司（服務中心）負責人核準并備案。
5.6檔案調動
跨公司調動，在接到有關通知文件后5個工作日內，由該員工原所在公司人力資源職能部門將該員工的檔案原件裝袋、貼好封條、并由封袋人簽名，填寫《檔案移交清單》一式兩份，傳遞至被調住公司人力資源職能部門簽收，并返還一份由原公司人力資源職能部門備存。
5.7離職員工檔案
5.7.1離職員工檔案與在職員工檔案分開管理，按月整理統(tǒng)一存放，離職員工檔案保存期為該員工離職后2年，并確保資料完整無缺，離職人員檔案不得取回。
5.7.2離職員工檔案滿2年后，由人事檔案管理員呈報《檔案銷毀審批表》，報人力資源職能部門負責人——人力資源職能部門分管高管——總經理審批后，進行粉碎處理。
5.8嚴格人事檔案的收集、管理及保存，保持機密，檔案應由人事管理員/主管保管。如出現(xiàn)檔案信息外泄，將追究人事檔案管理員及人事負責人、分管高管的責任。
5.9各分公司人事檔案管理員收到其他公司/服務中心移交的檔案后，必須檢查封條是否完好，按《檔案移交清單》進行清點再存檔。
5.10人事檔案的保管應嚴格按照統(tǒng)一的歸檔標準分類，按服務中心、部門、工號分類存檔，目錄清楚、編列有序、裝訂規(guī)范。
6、附則
6.1本制度由物業(yè)公司本部行政及人力資源部修訂，解釋權歸本部行政及人力資源部所有，自頒布之日起執(zhí)行。
6.2附件
人事檔案資料封面
人事檔案存檔目錄人事檔案借閱申請表
人事檔案移交清單人事檔案銷毀審批表（B系列員工）
佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部行政及人力資源部二○○九年八月四日
物業(yè)檔案管理制度9
檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分，應嚴格重視。切勿丟失、泄密，以確保工作的`有序正常進行。
1.所有文檔實行統(tǒng)一管理，并指派專人負責;
2.所有收、發(fā)文件由專人統(tǒng)一登記，文件傳閱后應及時歸檔，其他人員不得擅自處理;
3.對性質不同的文件，實行分類立卷保管，以便日后查找;
4.對于客人檔案應建立詳細檔案，未經上級領導同意，不得擅自將客人資料告知他人;
5.所有文件作到不泄密、不失密，定期檢查所有文件;
6.對欲銷毀文件必須經過部門經理批準后進行銷毀工作，嚴禁向廢品回收站出售。
物業(yè)檔案管理制度10
1、發(fā)文格式中,函、通告、通知、報告、請示等文件如何使用
(1)函:與不相隸屬機關或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作,詢問和答復問題等用'函'。
(2)通告:在工作中可能出現(xiàn)或已經出現(xiàn)了問題,或者是有些工作或其他事項需要外界配合等用'通告'。
(3)通知:是'發(fā)現(xiàn)行政法規(guī)和規(guī)章,轉發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文批轉所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項時所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會議通知'、'任免通知'。
(4)報告:向上級機關匯報工作,反映情況,提出建議,答復上級機關的詢問等用'報告'。
(5)請示:請求上級機關對某項重要工作作出指示,答復和批準事項時用'請示'。
2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息
(1)可從上級公司傳閱的文件、資料中收集;
(2)從政府相關部門下發(fā)的文件資料中整理收集;
(3)從物業(yè)管理協(xié)會會刊中收集;
(4)征訂有關物業(yè)管理的專業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料;
(5)經常了解物業(yè)管理專業(yè)書籍的出版情況;
(6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務主管部門的聯(lián)系,從中獲得物業(yè)管理的有關文件法規(guī);
(7)可從報刊、雜志等資料中收集。
3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什么
(1)嚴格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度;
(2)及時做好催還、清退工作,檔案材料不得個人保管;
(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時間整理前一年的檔案材料;
(4)檔案工作應統(tǒng)一領導,分級管理。公司辦公室負責公司的主體檔案,對各職能部門的檔案管理工作進行指導和檢查,各職能部門分層管理本部門的.檔案工作;
(5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門的利用;
(6)必須按檔案分類項目進行檔案的整理和歸檔;
a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問題分類法、材料性質分類法、人物分類法和時間分類法。各部門應根據(jù)自己的工作性質和涉及范圍確定分類方法。
b、檔案分類項目一旦確定,要執(zhí)行到底,不因易人而變更。
c、正式歸檔材料一般指已經處理完畢的材料。對歸類界限不明確的材料,可根據(jù)材料與類目的密切程度進行歸類。
(7)檔案材料的卷宗的處理:
a、對無主題的材料應擬定確切的標題;
b、所有歸檔材料均須編號,并按序號進行先后排列;
c、填寫材料目錄表,其主要內容有:順序號、發(fā)文部門、標題、文號和日期;
(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。
(9)檔案材料的保管。檔案材料應集中指定地點保存,并按類上架進柜,注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發(fā)生,要經常對檔案材料進行檢查。
4、物業(yè)管理應保存的基本材料有哪些
物業(yè)管理公司應保存的基本材料有:會議記錄;上下行文;政府文件;工作計劃、總結、報告;規(guī)章制度;調查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評比記錄;物業(yè)管理委托合同;物業(yè)管理各項分承包合同、協(xié)議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗收合格證明材料;技術圖紙、工程檔案;客戶/業(yè)主檔案;固定資產清單;財務憑證、帳冊、報表;財產和物資單據(jù);各類經營證明、證件等。
物業(yè)檔案管理制度11
一、檔案分類
1、一般文檔:
�、偃肆Y源工作中形成的臺帳、報告，以及搜集到的招聘等相關工作業(yè)務資料，由經辦人保存，年終根據(jù)內容價值酌情歸檔。
�、诳傓k正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知、人事制度及相關原則規(guī)定等，除保密薪資文件外，均應保存一份原件或復印件歸檔，年終按內容類型、成文時間編號裝訂成冊。
�、弁獠课募▏液褪姓嘘P部門(勞動人事部門)的發(fā)文、社會公開資訊等，應作為公開業(yè)務資料共享。
2、人事檔案
①人事檔案:員工進入公司后相關人事檔案材料。
�、趩T工人事檔案:員工進入公司后的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件等備查資料。
二、檔案管理規(guī)定
1、人事檔案管理
①總辦負責公司員工人事檔案的.管理;
�、诳傓k在員工入職當天建立員工人事檔案;
③員工離職，辦理相關手續(xù)后，總辦將離職人員檔案永久、專門存放;
�、苋耸聶n案管理應嚴格執(zhí)行國家和公司有關規(guī)定，查閱員工人事檔案應經總辦主任批準，并辦理相關手續(xù)，檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。
2、人事檔案建立
�、賳T工人事檔案是公司為每個員工建立的內部人事檔案。凡進入公司工作的員工，總辦需為其建立人事檔案，包括該員工的有關招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等材料。
②員工在入職前，需到總辦送交個人履歷材料、近期免冠照片、學歷學位證書復印件、身份證復印件、職業(yè)技能證書復印件及能證明其工作能力和獎懲狀況的相關材料。由總辦專人負責，連同求職申請表歸檔保存。
�、蹎T工試用期滿考核合格后，公司與其簽定的勞動合同及相關薪酬福利歸入人事檔案。
�、軉T工在轉正后的教育培訓、獎懲、績效考核、晉升等工作資料及時歸入人事檔案。
�、輪T工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。其中不包含秘密內容，總辦員工、各部門負責人可根據(jù)工作需要查閱有關員工的人事檔案。任何部門和個人非經允許無權隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。
三、附則
1、公司所有人事檔案僅供公司內部使用，由總辦負責統(tǒng)一管理。
2、其他各部門人員應積極配合總辦，做好檔案管理工作。
物業(yè)檔案管理制度12
第一章擬建立的規(guī)章制度
一、擬建立的公眾管理制度
包括xxxx
二、擬建立的內部管理制度
包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財務管理制度、預算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規(guī)范、通訊設備管理制度、管理體系及重大事項決策管理制度、培訓管理制度。詳細內容此處略。
三、擬建立的質量手冊及程序文件
包括質量手冊、文件控制程序文件、質量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業(yè)接管程序文件、服務設計開發(fā)程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內部審核程序文件、不合格程序文件、數(shù)據(jù)分析程序文件、糾正防措施程序文件等。詳細內容此處略。
四、擬建立的工作手冊
包括各級崗位職責工作手冊、社區(qū)文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業(yè)文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶意見的征求、評議以及服務的定期回訪工作手冊、住戶檔案管理工作手冊、便民服務實施工作手冊、費用的統(tǒng)計、收取和追收欠款工作手冊、環(huán)衛(wèi)工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設施設備工作手冊、給排水設施設備工作手冊、電梯設施設備工作手冊、庫房工作手冊、突發(fā)事件或異常情況處理工作手冊、勤務工作手冊、安全工作手冊、門衛(wèi)工作手冊、巡邏工作手冊、爭創(chuàng)物業(yè)優(yōu)秀規(guī)劃等。詳細內容此處略。
五、擬建立的質量記錄文件
因數(shù)量達幾百份,此處省略
第二章檔案的建立與管理
一、物業(yè)檔案建立的'內容
檔案建立的內容包括:業(yè)主入伙資料;客戶家庭資料;客戶聯(lián)系電話:包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、e-mail地址等;客戶室內裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等;客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;客戶反饋資料包括:服務質量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統(tǒng)計記錄等。
二、物業(yè)檔案管理的具體措施
客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的,其內容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業(yè)獨用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
1、客戶檔案的收集
設立檔案室,建立相應規(guī)章制度,對客戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料來源,從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔,實行客戶一戶一檔。
2、客戶權籍資料管理
從客戶入伙開始,應著手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權籍資料,動態(tài)反映客戶權籍狀況,為客戶需求提供服務。
3、客戶檔案的整理
各個業(yè)務范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點根據(jù)資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。
4、客戶檔案的歸檔
鳳凰城小區(qū)管理處的業(yè)務接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。
5、檔案的利用
為客戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。
6、客戶檔案的管理
客戶檔案的使用有嚴格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的責任�？蛻魴n案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。
第二節(jié)房屋管理與維修養(yǎng)護
1.主出入口設有小區(qū)平面示意圖,主要路口設有路標、組圖及幢、單元、戶門標號標志明顯。
2.無違反規(guī)劃亂搭亂建,無擅自改變房屋用途現(xiàn)象。
3.房屋外觀完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無脫落、無污跡。
4.戶外招牌、廣告牌、霓虹燈按規(guī)定設置,保持整潔、統(tǒng)一、美觀,無安全隱患或破損。
5.封閉陽臺統(tǒng)一有序,色調一致,不超出外墻面,除建筑設計有要求外,不得安裝
戶外防盜網、晾衣架、遮陽蓬等。
6.空調安裝位置統(tǒng)一,冷凝水集中收集,支架無銹蝕。
7.房屋裝飾裝修符合規(guī)定,未發(fā)生危及房屋結構安全及拆改管線和損害他人利益的現(xiàn)象。
1)住戶裝修申請表、裝修責任書(見業(yè)主分戶檔案)
2)裝修現(xiàn)場巡查記錄表(見工程巡查記錄)
第三節(jié)共用設施設備管理
1.共用配套設施完好,無隨意改變用途。
2.共用設施設備運行、使用及維護按規(guī)定要求有記錄,無事故隱患,專業(yè)技術人員和維護人員嚴格遵守操作規(guī)程與保養(yǎng)規(guī)范。
1)設備運行維修工作程序
2)設備巡查記錄
3)設備保養(yǎng)記錄
3.室外共用管線統(tǒng)一入地或公共管道,無架空管線,無礙觀瞻。
4.排水、排污管道通暢,無堵塞、外溢現(xiàn)象。
5.道路通暢,路面平整,井蓋無缺塊,無丟失,路面井蓋不影響車輛行人通行。
6.制定供電系統(tǒng)管理措施并嚴格執(zhí)行,記錄完整,供電設備正常,配電室管理符合規(guī)定,路燈、樓道等公共照明完好。
1)電室管理規(guī)定
2)配電系統(tǒng)工作內容及操作程序
3)路燈、樓道等公共照明設備完好
第四節(jié)安防、消防、車輛管理
1.小區(qū)基本實行封閉式管理
1)小區(qū)實行24小時封閉管理資料
2)治安管理規(guī)定
3)門衛(wèi)管理規(guī)定
2.有專業(yè)護衛(wèi)隊實行24小時值班及巡邏制度,護衛(wèi)熟悉小區(qū)的環(huán)境,文明值勤,訓練有素、言語規(guī)范、認真負責。
1)護衛(wèi)部工作、內務條令
2)護衛(wèi)崗位職責
3)各種工作記錄、資料照片
�、抛o衛(wèi)值班記錄
�、谱o衛(wèi)訓練記錄
⑶夜間巡查記錄
�、葋碓L登記表
⑸護衛(wèi)培訓日程、訓練記錄及資料
�、首o衛(wèi)工作考核、巡查、評分統(tǒng)計資料
⑺護衛(wèi)基礎知識考核答卷
�、套o衛(wèi)文明值勤,裝修巡查等資料
3.危及人身安全處有明顯標識和具體的防范措施
1)警示牌標識卡等
2)突發(fā)事件及異常情況處理措施
3)常見治安刑事案件及處理措施
4)常見的幾種可疑情況及處理措施
5)緊急情況記錄表
4.消防設備設施完好無損,可隨時起用,消防通道暢通,制定消防應急方案
1)消防管理制度
2)火警、火災應急方案
3)消防通道暢通
4)定期進行消防巡視,檢查維護消防設施、器材等資料
5)護衛(wèi)隨時巡查營業(yè)房消防設施
6)義務消防隊員消防演練
5.機動車停車場管理制度完善,管理責任明確,車輛進出有登記。
1)機動車停車場管理規(guī)定
2)機動車停車場登記
3)護衛(wèi)巡邏記錄
4)護衛(wèi)工作考核標準
5)交通指揮管理規(guī)范有序
6.非機動車輛管理制度完善,按規(guī)定位置停放,管理有序。
1)非機動車管理規(guī)定
2)按規(guī)定位置停放、管理有序
3)護衛(wèi)工作考核標準
第五節(jié)環(huán)境衛(wèi)生管理
1.環(huán)衛(wèi)設備完備,設有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉站。
1)環(huán)衛(wèi)設備臺帳
2)垃圾箱、果皮箱
3)清潔工作清潔小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生資料
2.清潔衛(wèi)生實行責任制,有專職的清潔人員明確的責任范圍,實行標準化保潔。
1)清潔衛(wèi)生工作標準及考核辦法
2)清潔衛(wèi)生工作考核表
3.垃圾日產日清,定期進行衛(wèi)生消毒滅殺
1)消毒滅蠅工作資料
2)定期投鼠藥資料
4.房屋共用部位共用設施設備無蟻害。
5.小區(qū)內道路等共用場地無紙屑、煙頭等廢棄物,小區(qū)內衛(wèi)生照片等資料。
6.房屋共用部位保持清潔,無亂貼、亂畫、無擅自占用和堆放雜物現(xiàn)象、樓梯扶欄、天臺、公共玻璃等保持清潔。
7.商業(yè)網點管理有序,符合衛(wèi)生標準,無亂設攤點、廣告牌和無亂貼、亂畫現(xiàn)象。
8.無違反規(guī)定飼養(yǎng)寵物、家禽、家畜。
9.排放油煙、噪音等符合國家環(huán)保標準、外墻無污染。
第六節(jié)綠化管理
1.小區(qū)內綠地布局合理,花草樹木與建筑小品配置恰當。
2.綠地無改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現(xiàn)象。
3.花草樹木長勢良好,修繕整齊美觀,無病蟲害,無折損現(xiàn)象、無斑禿。
4.綠地無紙屑、煙頭、石塊等雜物。
第七節(jié)精神文明建設
1.意義,健康向上的社區(qū)文化活動,創(chuàng)造條件,積極配合,支持并參與社區(qū)文化建設。
a提高業(yè)主自治自律行為宣傳教育資料
1)經常進行政府有關法律法規(guī)宣傳教育資料
2)建立業(yè)主產權區(qū)域建設,愛護小區(qū)公共設施資料
b小區(qū)安全文明消防宣傳欄告示檔案資料
c小區(qū)住戶參與文化娛樂活動資料
d培訓護衛(wèi)消防安全知識,培訓資料
第八節(jié)管理效益
1.管理服務費收繳率為98%以上
1)20xx年xx月至,收費報表
2.提供便民有償服務,開展多種經營,便民服務項目資料及照片。
1)20xx年xx月--20xx年月的財務報告
3.本小區(qū)物業(yè)管理經營狀況。向小區(qū)住戶公布物管費收支報告
資料
a業(yè)主檔案資料的內容
1]業(yè)主情況登記表、照片、身份證復印件
2]業(yè)主臨時公約承諾件
3]前期物業(yè)管理服務協(xié)議
4]室內裝修管理協(xié)議書
5]消防安全責任書
6]業(yè)主裝修檢查記錄表
7]室內裝修申報表
8]裝修申報所提供的平面圖、管線圖等
9]裝修違規(guī)的整改通知書
10]業(yè)主與物業(yè)管理處達成的書面協(xié)議
11]業(yè)主在物業(yè)使用過程中產生的重要的有影響的事件的記錄
12]其它
物業(yè)檔案管理制度13
●檔案管理規(guī)定
1、檔案資料由經理負責監(jiān)督保管,內務管理員專職文件存檔、注記工作。
2、有關物業(yè)的驗收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設施和設備檔案及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經經理許可,任何人不得動用。
3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄。
4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。
5、物業(yè)檔案在歷任經理離職或調職時,應向接任者辦理移交手續(xù),經認可后方可離開。
6、物業(yè)檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經經理書面認可,如有違反的,作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實情況,對不符合要求的保管人將作適當處分。
9、小區(qū)檔案資料因保管不當而造成遺失、泄密的,對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
●小區(qū)管理保密規(guī)定
1、公司、物業(yè)內部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、小區(qū)及公司內部情況、業(yè)主/住戶個人情況等均屬保密范圍。
2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內,由內務管理員專人管理。
3、公司文件柜備用鑰匙由經理保管,內務管理員休假時,由經理指定者方可代為執(zhí)行以上事務。
4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴禁任何形式的抄襲和復印,嚴禁外泄。
6、公司發(fā)布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。
7、員工應具有維護他人隱私的法律意識,主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對任何人的不正當打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。
8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當,致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。
●小區(qū)檔案資料
1、小區(qū)驗收檔案:
1)小區(qū)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料)。
2)小區(qū)各類設備的質檢、消防、勞動局等部門驗收合格文件。
3)小區(qū)機電設備保養(yǎng)合約。
4)小區(qū)公共區(qū)域設施設備驗收記錄。
5)小區(qū)公共區(qū)域設施設備移交記錄。
6)單元驗收及移交記錄。
2、小區(qū)二次裝修檔案:
1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。
3、住戶資料:
1)小區(qū)住戶入伙資料。
2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間等)。
4、小區(qū)管理文本匯編:
1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊。
2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。
3)小區(qū)各項管理分包合約。
5、小區(qū)設備維修保養(yǎng)資料:
1)各類設施設備專門的維修保養(yǎng)制度和應急措施。
2)各類設施設備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。
3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進出記錄。
4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。
6、小區(qū)設施設備檢測:
1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。
2)消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。
3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報告。
4)小區(qū)其他設施設備檢測記錄資料。
7、日常文檔:
1)日常通知、文件的存檔。
2)小區(qū)管理費收繳情況。
3)公司管理費財務報告。
4)會議記錄。
5)值班記錄。
6)安保值班記錄。
7)其他管理記錄。
●檔案資料的管理要求
1、采用多種形式的.文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當?shù)谋９�、儲存方法�?/p>
2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和利用。
3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設置子目錄進行分類管理,并定期清除過期無效文件。
4、原始文件按照文件的使用性質及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄,文件狀況有所變動時,應及時調整目錄的有關數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效的文件。
5、檔案的鑒定必須由經理或其他指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經授權者無權決定。
6、檔案按不同業(yè)務性質分塊,以內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務部分分柜保存。
7、檔案保管有專人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任。檔案歸還必須經過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重須追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失和泄密。
8、檔案保管環(huán)境要求達到防火、防潮、防變質的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。
物業(yè)檔案管理制度14
一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:
1.公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負責監(jiān)督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。
2.有關物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及設備設施及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經主管許可,他人不得動用。
3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經確認后方可離任。
6.物業(yè)管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經主管書面確認,如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的,公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:
1.在工作范圍獲有關的公司、物業(yè)管理公司內部資料,業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。
2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中,由專人負責注記及存檔等工作,由物業(yè)管理公司主管每周審核,其他工作人員未經許可禁止查閱。
3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書因需告假時,經指定的授權人士,方可代為執(zhí)行以上事務4.應工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引,由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管,高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù)),每次限時一周。
實行借閱目的為指引員工培訓,嚴禁任何形式的抄襲及復印。
6.發(fā)布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。
7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識,主動為公司及業(yè)主保守秘密,對于任何人士不正常的打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。
8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當,致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關規(guī)定從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。
三、物業(yè)管理公司檔案資料:
1、物業(yè)管理公司驗收檔案:
1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;3.)機電設備保養(yǎng)合約;
4)公共區(qū)域設施設備驗收記錄(管理公司);
5)公共區(qū)域設施設備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);
6)單元驗收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:
1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;3、業(yè)戶資料:
1)入伙情況記錄;2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);
4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊;
2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;
3.)物業(yè)管理公司各項管理分包合約;
5、物業(yè)管理公司設備維修保養(yǎng)類:
1)各類設施設備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應急措施;2)各類設施設備有獨立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;3.)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;
4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單,維修后應有回訪記錄;
6、物業(yè)管理公司設施設備檢測類:
1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;3.)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛(wèi)生部門水質檢測報告,清洗工作應有有效體檢證明;
4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測報告;
5)應有定期沉降檢測報告;
6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄,煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;
7)其它設施設備檢測記錄資料;
7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作類:
1)正式文件應用電腦打印操作,并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄;2)物業(yè)管理公司管理費收繳情況3.)物業(yè)管理公司管理費財務報告
4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運作報告;
物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會議記錄(包括內部會議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會的會議)
(八)依據(jù)《中華人民共和國國檔案法》,結合企業(yè)實際情況,確保檔案的完整和安全,特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則檔案實行集中管理與分散管理相結合,即分別為公司、部門管理,專人負責檔案管理工作。
公司各部門在各項活動中所形成的.具有參考價值的文件、材料,由承辦單位、經辦人負責將辦完的文件、資料及時歸檔。
二、文件資料點收、整理和歸檔
1、文件結案移送歸檔時,檢查文件的文本及是否完整,如有短缺,應立即追查歸入。
2、文件如經過抽查,應有部門主管領導的簽認。
3、文件的處理手續(xù)必須完善,如有遺漏,應立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作,按規(guī)定程序符合立卷標準要求,及時分類、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施,確保檔案的安全。
2、做好相關的防范措施,注意保密工作。
3、保持檔案室清潔,隨時擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲蛀腐朽工作。
4、每年按規(guī)定清理一次,已到保管期限,確定銷毀的檔案材料必須列冊登記,經領導審批后作銷毀處理。
四、檔案調、借閱
1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續(xù),一般僅限在檔案室查閱。
確因工作需要帶出復印或摘抄文件,須經領導批準。
2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還,經檔案管理人員檢查無誤后,立即歸入檔卷。
物業(yè)檔案管理制度15
1、目的
使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2、適用范圍
公司所有檔案的管理。
3、公司資料室文檔資料管理
3.1公司資料室文檔資料管理范圍：公司內部重要文件；公司對外往來的各類公文；公司內部重大活動、事件記錄；物業(yè)管理相關政策、法規(guī)；重要資料及文檔資料的電腦備份；人事資料；業(yè)主資料資料等。
3.2文檔資料收集及整理：人事資料由行政人事經理助理負責文檔資料的統(tǒng)一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應有明確標識，以便查找；財務資料由財務部負責統(tǒng)一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負責統(tǒng)一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引。
3.2物業(yè)管理相關政策、法規(guī)：由綜合文員負責從報刊雜志及政府來文中剪輯，統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類文件夾，并每季度核對或動議更改文件。
3.3重要資料：由綜合文員負責收集，主要包括：外出考察資料，重要資料歸屬重要資料類文件夾。
3.4公司本部重要文件，主要包括：
3.4.1內部管理文件：以公司名義下發(fā)的人事、行政類文件。
3.4.2人事制度：公司各種人事政策，條例和規(guī)定等。
3.4.3行政制度：公司各種行政制度、條例和規(guī)定等。
3.4.4重要通知及通報：公司各種重要的通知、通告。
3.4.5公司會議紀要：總經理辦公例會、部門經理例會和以公司名義組織的專題會。
3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協(xié)議書、意向書等。
3.4.7各部門呈報的工作計劃、申請報告及管理規(guī)章制度等，由綜合文員責收集、跟蹤處理結果，并交綜合文員存檔。
3.4.8公司對外往來的各類公文：主要包括政府部門往來文、上級公司往來文、相關業(yè)務單位往來文、外來商函及復函等，由行政人事部負責在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。
3.5文檔資料查閱或復�。何飿I(yè)管理政策、法規(guī)、合同及重要資料的查閱或復印，需到綜合文員辦理登記手續(xù)。
4、各部門文檔資料管理
4.1各部門文件分類及編制要求：
4.1.1各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號方法進行，統(tǒng)一使用打印稿，行文應規(guī)范，不得有錯別字。
4.1.2通常情況下，文件標題定為三號黑體字，文件編號為小四號黑體字，文件內容為小四號宋體字。
4.1.3公司各部門（含職能部門、業(yè)務部門及臨時成立的工作小組等）常用文件類別：
（1）人事類：包括人事管理制度、職務任免決定、職責、管理架構、人事通報、通知等。
�。�2）行政類：包括行政后勤管理規(guī)定、制度、行政通報、通知、活動計劃。
�。�3）通知類：內部各類通知。
（4）培訓類：培訓通知、計劃或方案、考核及效果評估等。
�。�5）會議類：部門例會、專題會議、業(yè)委會會議等。
�。�6）合同、協(xié)議類：部門簽定的合同（租賃合同、買賣合同等）。
�。�7）對外文件類：
①對政府部門、上級單位、外企業(yè)、機構發(fā)文等；
②對客戶發(fā)文等：
�、燮渌悾喝珉娫挶�、名單、啟示等。
4.2質量管理部應保管的資料：
4.2.1發(fā)展商提供的資料：
�。�1）產權資料；
（2）技術資料（含圖紙）；
�。�3）交接手續(xù)及清單等。
4.2.2文檔收集及整理：各部門須指定專人負責文檔資料的'收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應有明確標識，并妥善保管。公司質量體系文件規(guī)定的質量記錄按體系文件要求執(zhí)行。
4.3各類文件更改要求：
各類文件張貼或下發(fā)后如需更改，必須由原文件審批人審批后，方可執(zhí)行，并需即作廢文件，同時在新文件上注明'以此文件為準'。
4.4各類文件發(fā)放要求：
4.4.1文件的發(fā)放應注明發(fā)放級別，通常應包括以下幾類：
�。�1）部門負責人以上人員閱；
�。�2）主管級以上人員閱；
（3）內部傳閱；
（4）張?zhí)?/p>
4.4.2重要文件的發(fā)放應辦理簽收手續(xù)。
4.4.3有關公司的重要政策、決議、經營合同（協(xié)議書）、行政人事制度、質量體系文件等屬機要文件，除責任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。
4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔，內部管理文件須加強保密工作，禁止外來人員拍攝或抄錄。
4.5電腦文檔管理：
4.5.1公司綜合文員負責文檔資料的電腦儲存及管理工作，各部門須指定專人負責本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。
4.5.2電腦文檔須按文件類別設立相應的子目錄，分類保存各類文件，重要文件（行政人事制度、合同、協(xié)議書、重要會議紀要等）須加密，且以光盤備份，并指定專人保管，管理情況須在部門經理處備案。
4.5.3電腦文檔須妥善保存，如需刪除，須報部門經理批準。
4.5.4與相關單位簽署的合同、協(xié)議書及經客戶確認的文件，除以電腦文檔儲存打印原稿外還必須存檔簽名文件。
4.6資料管理人員要定期檢查專柜，核對件數(shù)，做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失，發(fā)現(xiàn)異�；虮槐I、丟失等情況，及時向領導反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關人員的責任。
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