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淺談秘書與上司的溝通技巧
有效的溝通是需要講究方法和技巧的，如果能很好地掌握這些基本技巧并將之諳熟于心，就能在競爭激烈的現(xiàn)代社會搶占先機(jī)，縱橫職場，尤其對于每天與各色人物打交道的秘書而言，熟練掌握溝通的基本技巧更是十分必要的。下面小編整理了秘書與上司的溝通技巧，供你閱讀參考。
淺談秘書與上司的溝通技巧 篇1
1.尊重上司
秘書工作是直接為上司服務(wù)的，這一點(diǎn)相信每一位秘書心里都十分清楚。但是每個(gè)人的思維方式都不同，其處事的原則與方法也會不一樣，所以做好秘書工作的第一步，就是要學(xué)會如何尊重上司。
2.注意嚴(yán)格要求自己
任何上司都不會喜歡一位工作自由散漫、做事丟三落四、不注意傾聽、說話啰嗦的下屬。所以我們要做到，以事業(yè)為第一生命;說話簡潔清晰;注意仔細(xì)聆聽。
3.注意將反對意見轉(zhuǎn)化為建議
先將反對意見換成建議,每個(gè)人都喜歡聽贊美的話，而不喜歡被人批評或否定，上司亦是如此。但是如果發(fā)現(xiàn)上司決策出現(xiàn)原則性錯(cuò)誤了我們應(yīng)該找到上司，禮貌地說：“我對某個(gè)問題有些想法，不知能否耽誤您一點(diǎn)時(shí)間……”如此，上司會感到問題的嚴(yán)重性，而你有好的.態(tài)度，對于解決整個(gè)問題也有好處。
4.注意與上司進(jìn)行情感交流
秘書與上司除了普通的上下級工作關(guān)系以外，還多了一層個(gè)人關(guān)系。上司可能將自己的私人事務(wù)交給秘書去辦理，例如：上司很有可能在工作時(shí)間段讓你去處理他(她)的私事,像外出買咖啡、或是接送朋友等。作為秘書的我們要有意識的與上司進(jìn)行思想感情的溝通，要自覺融入上司的社會關(guān)系中去，平時(shí)注意培養(yǎng)和發(fā)展與上司相同或相近的業(yè)余愛好，要學(xué)會體諒上司，在上司家庭生活出現(xiàn)裂痕，或是身體欠舒服時(shí)，也許會精神不振，情緒也會低落、苦悶、煩躁等，此時(shí)，我也應(yīng)感同身受，注意多關(guān)心他(她)的生活，體諒其莫名的火氣。
5.注意察言觀色
當(dāng)我們的上司因?yàn)槟撤N原因不能、不便或不想用語言來交流時(shí)，我們要學(xué)會觀察他(她)們的一舉一動，通過他們的肢體語言和潛臺詞領(lǐng)會他(她)們的真正用意。
淺談秘書與上司的溝通技巧 篇2
一、守本分，讓領(lǐng)導(dǎo)放心
1、不要越位
越位包括兩方面，一方面對領(lǐng)導(dǎo)，秘書不能代領(lǐng)導(dǎo)做決策，凡事要在自己的權(quán)力范圍內(nèi)進(jìn)行;一方面對同事，不要自以為是二把手，同事尊重你，不代表你能對他們發(fā)號施令。
2、不要多言
即便你通過對領(lǐng)導(dǎo)長期的觀察，知道他下一步可能采取的行動，也不要在他宣布最終決定前擅自行動。對于公司機(jī)密更要做到一問三不知，手頭消息多這可不是你炫耀的資本。
3、不要多問
這里特別是有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的私人生活，只吩咐你去做，沒有過多說明的，就不要好奇去問。很多領(lǐng)導(dǎo)把家庭生活當(dāng)作隱私，領(lǐng)導(dǎo)的隱私你探聽不得。
二、有眼色，讓領(lǐng)導(dǎo)省心
1、眼里有事
眼里有事是指秘書不需要領(lǐng)導(dǎo)吩咐就能發(fā)現(xiàn)那些需要自己做的工作，例如領(lǐng)導(dǎo)幾天后要參加某個(gè)會議，那將與會議有關(guān)的'資料提前準(zhǔn)備好就是“我要做”的事。
2、學(xué)會擋駕
推銷電話是秘書需要準(zhǔn)確判斷擋駕的。那如果是領(lǐng)導(dǎo)的丈母娘打來電話呢?電話里她怎么也不肯說自己是誰怎么辦?這需要秘書日常留心領(lǐng)導(dǎo)的社會關(guān)系，盡量能從語氣、聲音、電話號碼等方面來分辨來者何人。
三、能忠心，讓領(lǐng)導(dǎo)貼心
1、功高不震主
新領(lǐng)導(dǎo)遇到老秘書時(shí)，救場幫了領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，你怎么擺正自己的位置?記住，作為秘書，你幫助領(lǐng)導(dǎo)再多都是分內(nèi)事。為領(lǐng)導(dǎo)處理瑣碎、排憂解難正是秘書職責(zé)所在。
2、細(xì)心不計(jì)較
秘書瑣事多，細(xì)心很重要。但時(shí)間長了可能覺得自己勞苦功高，以至心態(tài)不平衡。這時(shí)秘書要調(diào)整心態(tài)，明白自己的位置，盡量向領(lǐng)導(dǎo)對秘書工作的標(biāo)準(zhǔn)要求看齊。
3、及時(shí)背黑鍋
股東會上領(lǐng)導(dǎo)忘帶文件、同事面前領(lǐng)導(dǎo)責(zé)怪錯(cuò)人，發(fā)生這些影響領(lǐng)導(dǎo)形象的事情，你及時(shí)出現(xiàn)當(dāng)眾向領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)錯(cuò)背黑鍋，領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)眾人面罵你，背后卻十分感激你。
淺談秘書與上司的溝通技巧 篇3
一、與領(lǐng)導(dǎo)的溝通技巧
偉人曾經(jīng)說過：“山不走過來，我就走向山�！睂τ诿貢鴣碚f，要想當(dāng)好參謀，就要學(xué)會走向領(lǐng)導(dǎo)。但是不同的領(lǐng)導(dǎo)有著不同的性格，在與他們的溝通當(dāng)中，當(dāng)然也要因人而異，特別要把握好以下幾點(diǎn)：
1、在與領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)要認(rèn)清自己的位置
無論何時(shí)何地，秘書人員要切記自己是領(lǐng)導(dǎo)的助手，屬于份內(nèi)的事情要認(rèn)真做好，除此以外不能擅做主張。要維護(hù)好管理層內(nèi)部的團(tuán)結(jié)，在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、請示、反映問題時(shí)，不發(fā)表有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的議論，不當(dāng)傳話筒，不說不利于團(tuán)結(jié)的話。
2、與領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí)要學(xué)會未雨綢繆
領(lǐng)導(dǎo)每天需要面對和解決的事情很多，為了提高溝通的質(zhì)量，秘書人員要提前把溝通的目的以及表達(dá)的方式思考成熟，對領(lǐng)導(dǎo)的工作日程也要有個(gè)清晰的了解，還要對領(lǐng)導(dǎo)的心情做個(gè)大致的揣摩，這樣既能節(jié)省時(shí)間，也能使溝通更為有效。倘若在領(lǐng)導(dǎo)日程排得很滿、心情又很糟糕的時(shí)候去與之溝通，往往會事倍功半，不但達(dá)不到溝通的目的，反而會使領(lǐng)導(dǎo)對秘書人員產(chǎn)生反感。
3、針對不同性格的領(lǐng)導(dǎo)，采取不同的溝通方法
秘書平時(shí)在與領(lǐng)導(dǎo)的接觸中，要學(xué)會觀察，學(xué)會總結(jié)。針對不同性格的領(lǐng)導(dǎo)，找出適合與之溝通的方法。比如與冷靜型的領(lǐng)導(dǎo)相處時(shí)，秘書人員可能會覺得對方難以捉摸，這就需要秘書人員善于觀察，從領(lǐng)導(dǎo)日常的工作中去了解他的喜好。在與領(lǐng)導(dǎo)溝通的過程中，多聆聽他的意見和建議，切勿自作主張;凡是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)，務(wù)必要做到萬無一失，對一些細(xì)微之處做到一絲不茍。這樣相處一段時(shí)間后，就會取得冷靜型領(lǐng)導(dǎo)的信任。雷厲風(fēng)行、有魄力的領(lǐng)導(dǎo)通常性格爽快，很欣賞有才能的人。因此在與他相處時(shí)，可以大膽地提出自己的想法和建議，恰到好處地施展自己各方面的才能。由于這類領(lǐng)導(dǎo)相當(dāng)有魄力，所以只要你的建議可行，他都會支持你。在和這類領(lǐng)導(dǎo)相處時(shí)，除了要扎實(shí)穩(wěn)妥地辦事之外，還要注意在領(lǐng)導(dǎo)面前把握好一個(gè)表現(xiàn)的“度”，盡管他愛才惜才，但是如果表現(xiàn)過頭，會讓這類領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為你是在故意賣弄，反倒弄巧成拙。雖然我們接觸的領(lǐng)導(dǎo)性格各異，但是只要秘書人員在工作中兢兢業(yè)業(yè)、多思考、勤學(xué)習(xí)，加上巧妙使用溝通的技巧，那么我們就能從容面對。當(dāng)然如果遇到那種極端自私、脾氣暴躁或品質(zhì)有問題的領(lǐng)導(dǎo)，最好的`辦法就是選擇離開，因?yàn)楹瓦@種類型的領(lǐng)導(dǎo)相處，不僅會感到溝通是件異常困難的事情，而且工作上也會帶來很多意想不到的麻煩。
二、與同事的溝通技巧
在一個(gè)單位里面，秘書除了要面對領(lǐng)導(dǎo)，更多的時(shí)候是要面對各位同事。為了使各項(xiàng)工作順利開展，秘書人員在與同事相處時(shí)要把握好以下幾點(diǎn)：
1、尊重他人，隨和待人
每個(gè)人都渴望得到別人的尊重，尊重別人也就等于尊重自己。所以，在與同事的接觸中，秘書人員要牢記：不該問的話堅(jiān)決不問，不該開的玩笑堅(jiān)決不開，不在任何同事面前說三道四。對每一位同事都平等相待，千萬不要因?yàn)閷δ硞�(gè)人有意見或看不慣，就不屑于與其說話，這樣很不利于團(tuán)結(jié)。有時(shí)簡單的一聲問候就能營造和諧的氛圍，使工作順利開展。
2、講究誠信，寬容待人
誠信是人與人之間溝通的基矗秘書人員在與同事相處時(shí)，要樹立“誠信第一”的觀念，答應(yīng)別人的事情要做到言必信，行必果。即使由于某種原因沒有做到，也要誠懇地向?qū)Ψ秸f明，取得對方的諒解。對于同事的一些小缺點(diǎn)和小毛病，不能挖苦諷刺;對于聽到的一些關(guān)于議論自己的言論，也用不著去追根問底，要以一顆平常心對待，有則改之，無則加勉，范文《秘書工作中的溝通技巧》。當(dāng)然在工作中我們難免會和同事有一些磕磕絆絆，這時(shí)，要學(xué)會主動找同事和解，只要真誠地向?qū)Ψ浇忉屒宄嘈乓欢〞A得對方的理解�？傊瑢捜菔且环N美德，它會讓周圍的人更加尊重你。
3、做老實(shí)人、說老實(shí)話、辦老實(shí)事
很多人認(rèn)為秘書是領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，不好接近。作為秘書想要消除同事的這種誤會，就必須在和同事的相處中，堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，有多大能力辦多大的事情，不要高高在上，更不要到處炫耀自己的成績，要保持謙虛謹(jǐn)慎、踏踏實(shí)實(shí)的工作作風(fēng)。
4、關(guān)心他人，有良好的協(xié)作精神
要想和同事很好的溝通，就要善于在“情”字上下功夫，無論是在工作中，還是在生活上，要學(xué)會和同事溝通感情。同事在工作中遇到了難題向你請教時(shí)，要耐心地解答，做到知無不言，言無不盡;同事在生活中遇到了難處時(shí)，要在精神上或者物質(zhì)上及時(shí)給予幫助，使他感受到溫暖。某些工作需要與同事配合進(jìn)行時(shí)，要學(xué)會主動承擔(dān)責(zé)任，不斤斤計(jì)較。這樣，會讓同事認(rèn)為你是一個(gè)很好的合作伙伴，從而愿意與你共事，工作的效率也會提高很多。
三、與群眾的溝通技巧
辦公室是一個(gè)職能部門，經(jīng)常要接觸來訪或辦事的群眾，秘書與他們溝通時(shí)要把握好以下兩個(gè)原則：
1、注重禮儀，微笑服務(wù)，態(tài)度積極
由于辦公室代表著一個(gè)單位的形象，所以秘書人員一定要注意自己的自身形象，包括穿著打扮、說話的語氣和用詞。無論來訪者是何種身份，秘書人員都要笑臉相迎，給來者留下美好的第一印象。要主動詢問來訪者的來由和目的，盡可能地幫他們提供相關(guān)的服務(wù)。在接聽電話時(shí)，要主動問候來電者，并詢問他所要找的人或所要辦的事，語氣要平緩，不能生硬。必要時(shí)要準(zhǔn)確記錄來電者的重要信息，并及時(shí)幫他轉(zhuǎn)達(dá)或辦理。
2、耐心地傾聽，積極地協(xié)調(diào)
辦公室常常會遇到一些帶有負(fù)面情緒的來訪者，這時(shí)秘書人員首先要做一個(gè)忠實(shí)的聽眾，允許他們把心里話發(fā)泄出來，從中找出問題的癥結(jié)所在�？梢赞k理的，要與有關(guān)部門積極地協(xié)商，及時(shí)給予解決;因種種原因不能辦理或無法解決的除了穩(wěn)定來訪者的情緒外，還要?jiǎng)又郧�，曉之以理，耐心地向他們解釋清楚，盡可能地使他們滿意而歸。對于那些不講道理、故意刁難的來訪者，最好的辦法是使用緩兵之計(jì)，委婉地勸說來者先回去，了解情況后再說。
總之，秘書的工作比較繁雜，要想當(dāng)好秘書這個(gè)角色，就要學(xué)會處理方方面面的關(guān)系，也就是說要學(xué)會溝通。有效的溝通不僅能使工作環(huán)境變得輕松愉快，在開展各項(xiàng)工作時(shí)，更加游刃有余，還會使一個(gè)單位的整體形象在無形中得到進(jìn)一步的提高。
淺談秘書與上司的溝通技巧 篇4
交談的態(tài)度
在與人交談時(shí)應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出以誠相待、以禮相待、謙虛謹(jǐn)慎、主動熱情的基本態(tài)度，而絕對不能逢場作戲、虛情假意或應(yīng)付了事。
一要表情自然
第一，專注。交談時(shí)目光應(yīng)當(dāng)專注，或注視對方，或凝神思考，從而和諧地與交談進(jìn)程相配合。眼珠一動不動，眼神呆滯，甚至直愣愣地盯視對方，都是極不禮貌的。目光東游西走，四處“掃瞄”，漫無邊際，則是對對方不屑一顧的失禮之舉，也是不可取的。如果是多人交談，就應(yīng)該不時(shí)地用目光與眾人交流，以表示彼此是平等的。
第二，配合。交談時(shí)可適當(dāng)運(yùn)用眉毛、嘴、眼睛在形態(tài)上的變化，來表達(dá)自己對對方所言的贊同、理解、驚訝、疑惑，從而表明自己的專注之情，使交談順利進(jìn)行。
第三，協(xié)調(diào)。交談時(shí)的表情應(yīng)與說話的內(nèi)容相配合。與上級領(lǐng)導(dǎo)談話，應(yīng)恭敬而大方；與客人談話，則應(yīng)親切而自然。
二要說話禮貌
第一，注意語音。與人進(jìn)行交談時(shí)，尤其是在大庭廣眾之下，必須有意識地壓低自己說話時(shí)的音量。最佳的說話聲音標(biāo)準(zhǔn)是，只要交談對象可以聽清楚即可。如果粗聲大氣，不僅有礙于他人，而且也說明自己缺乏教養(yǎng)。
第二，注意語態(tài)。與人交談時(shí)，在神態(tài)上要既親切友善，又舒展自如、不卑不亢。自己說話時(shí)，要恭敬有禮，切忌指手畫腳、咄咄逼人。最佳的語態(tài)是平等待人、和緩親善、熱情友好、自然而然。當(dāng)別人講話時(shí)，則要洗耳恭聽，最忌三心二意、用心不專。最佳的語態(tài)是積極合作、認(rèn)真聆聽、努力呼應(yīng)、有來有往、專心致志。
第三，注意語氣。在與別人交談時(shí)，秘書的語氣應(yīng)當(dāng)和藹可親，一定要注意平等待人、謙恭禮貌。講話的速度稍微舒緩一些，講話的音量低一些，講話的語調(diào)抑揚(yáng)頓挫一些。在交談時(shí)既不要表現(xiàn)得居高臨下，也不宜在語氣上刻意奉迎，故意討好對方，令對方反感。同時(shí)，在語氣上一定要力戒生硬、急躁或者輕慢。
第四，注意語速。在交談之中，語速應(yīng)保持相對的穩(wěn)定，既快慢適宜，舒張有度，又在一定時(shí)間內(nèi)保持勻速。語速過快、過慢、或者忽快忽慢，會給人一種沒有條理、慌慌張張的感覺，是應(yīng)當(dāng)力戒的。
三要舉止得體
第一，善于運(yùn)用舉止傳遞信息。例如，發(fā)言者可用手勢來補(bǔ)充說明其所闡述的具體事由，適度的舉止既可表達(dá)敬人之意，又有助于雙方的溝通和交流。
第二，避免過分或多余的動作。與人交談時(shí)可有動作，但動作不可過大，更不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打。為表達(dá)敬人之意，切勿在談話時(shí)左顧右盼，或是雙手置于腦后，或是高架“二郎腿”，甚至修指甲、挖耳朵等。交談時(shí)應(yīng)盡量避免打哈欠，如果實(shí)在忍不住，也應(yīng)側(cè)頭掩口，并向他人致歉。尤其應(yīng)當(dāng)注意的是，不要在交談時(shí)以手指指人，否則就有污蔑之意。
四要遵守慣例
秘書在交談時(shí)往往還能夠通過一些細(xì)節(jié)來體現(xiàn)自己的談話態(tài)度，在這些細(xì)節(jié)的處理上要遵守一定的既成慣例。
第一，注意傾聽。秘書在交談時(shí)務(wù)必要認(rèn)真聆聽對方的發(fā)言，以表情舉止予以配合，從而表達(dá)自己的敬意，并為積極融入到交談中去做最充分的準(zhǔn)備。切不可追求“獨(dú)角戲”，對他人發(fā)言不聞不問，甚至隨意打斷對方的發(fā)言。
第二，謹(jǐn)慎插話。交談中不應(yīng)當(dāng)隨便打斷別人說話，要盡量讓對方把話說完再發(fā)表自己的看法。如確實(shí)想要插話，應(yīng)向?qū)Ψ较却蛘泻簦骸皩Σ黄穑也逡痪湫袉�？”所插之言亦不可冗長，一句兩句點(diǎn)到為止即可，不能接過話茬就開始長篇大論，完全不顧及對方的感受，也不管對方是否已經(jīng)闡述完畢。
第三，重視交流。交談是一種雙向或多向交流過程，需要各方的積極參與。因此在交談時(shí)切勿造成“一言堂”的局面。自己發(fā)言時(shí)要給其他人發(fā)表意見的機(jī)會，別人說話時(shí)自己則要適時(shí)發(fā)表個(gè)人看法，互動式地促進(jìn)交談進(jìn)行。同時(shí)，要以交談各方都共同感興趣的話題為中心，并利用雙方均能接受的方式進(jìn)行。若發(fā)現(xiàn)話不投機(jī)，需及時(shí)調(diào)整話題。
第四，禮讓對方。在與他人進(jìn)行交談時(shí)，不要以自我為中心，而忽略了對對方的尊重。正常情況下，在談話中不要隨便否定對方或是質(zhì)疑對方，不要?jiǎng)虞m插嘴、抬杠，不要一人獨(dú)霸“講壇”，或者一言不發(fā)、有意冷場。
第五，委婉表達(dá)。在陳述自己的見解時(shí)，應(yīng)該力求和緩、中聽，不僅要善解人意，而且要留有余地。即使是提出建議或忠告，也可以采用設(shè)問句，最好不用有命令之嫌的祈使句。在任何時(shí)候，都不要強(qiáng)人所難。
交談的語言
語言運(yùn)用是否準(zhǔn)確恰當(dāng)，直接影響著交談能否順利進(jìn)行。所以，在交談中尤其要注意語言的使用問題。
一要通俗易懂
第一，說普通話。在日常工作中，秘書應(yīng)該自覺使用普通話，不要使用別人聽不懂的方言或土語。
第二，說明白話。秘書所使用的語言最好是讓人一聽便懂的明白話，切不可滿口“之乎者也”，濫用書面語言、專業(yè)術(shù)語或名詞典故。在交談時(shí)，要以務(wù)實(shí)為本，應(yīng)當(dāng)通俗活潑、生動形象、淺顯易懂，猶如家常話一般。
第三，說通俗話。在與普通群眾交談時(shí)，為了避免自己談話時(shí)語言枯燥乏味，應(yīng)充分考慮到對方的職業(yè)、受教育程度等因素，努力使自己的語言生動、形象、具體、鮮明，所說的話應(yīng)力求平易通俗，以利于溝通交流。如果“官話”連篇，不僅有礙信息的傳達(dá)，而且容易脫離群眾。
二要掌握口語
第一，機(jī)動靈活。在交談過程中隨時(shí)對自己所運(yùn)用的.口語具體內(nèi)容與形式進(jìn)行適度的調(diào)整。從表面上來看，口語大都顯得語句簡短，結(jié)構(gòu)松散，多有省略之處。有時(shí)，它甚至?xí)霈F(xiàn)話題轉(zhuǎn)變、內(nèi)容脫節(jié)、詞序顛倒等現(xiàn)象。然而由于口頭交際具有一定的雙向性、互動性，這些問題往往瑕不掩瑜，反而更能顯示口語生動活潑的特性。
第二，簡明扼要。一方面要求發(fā)音標(biāo)準(zhǔn)，吐字清晰；另一方面則要求所說之話含義明確，不可模棱兩可產(chǎn)生歧義，以免造成不必要的誤會。
三要文明禮貌
第一，要盡量使用尊稱，并善于使用一些約定俗成的禮貌用語，如“您”“謝謝”“對不起”等。
第二，要多使用文明用語，在語言的選擇和使用之中，應(yīng)當(dāng)既表現(xiàn)出使用者良好的文化素質(zhì)、待人處事的實(shí)際態(tài)度，又能夠令人產(chǎn)生優(yōu)雅、溫和、脫俗之感。
第三，在交談時(shí)不可意氣用事，以尖酸刻薄的話對他人冷嘲熱諷，也不可夜郎自大，處處賣弄才識指正別人。
第四，交談中應(yīng)當(dāng)盡量避免某些不文雅的語句和說法，對于不宜明言的一些事情，可以盡量用委婉的詞句來表達(dá)，多用一些約定俗成的隱語。例如想要上廁所時(shí)，可以說：“對不起，我去一下洗手間�！被蛘哒f：“不好意思，我去打個(gè)電話�！�
交談的內(nèi)容
交談內(nèi)容的選擇，應(yīng)遵守一定的原則。
一要切合語境
第一，交談內(nèi)容務(wù)必要與交談的時(shí)間、地點(diǎn)與場合相對應(yīng)，否則就有可能出錯(cuò)。
第二，交談內(nèi)容還應(yīng)符合自己的身份。應(yīng)使談話符合我國的法律法規(guī)，并與單位和領(lǐng)導(dǎo)保持一致。切勿與單位或領(lǐng)導(dǎo)唱反調(diào)，切勿泄露本單位的機(jī)密。
二要因人而異
在交談時(shí)要根據(jù)交談對象的不同而選擇不同的交談內(nèi)容。談話的本質(zhì)是一種交流與合作，因此秘書在選擇交談內(nèi)容時(shí)，就應(yīng)當(dāng)為談話對象著想，根據(jù)對方的性別、年齡、性格、民族、閱歷、職業(yè)、地位等而選擇適宜的話題。
三要回避禁忌
秘書在與別人交談時(shí)，應(yīng)當(dāng)把握好“度”。在態(tài)度上要注意克制，不要引起對方的不快，不可一言不發(fā)，不可沒完沒了。不可諷刺挖苦，不可驕傲自大。在內(nèi)容上要慎重斟酌，千萬不要犯忌，不宜對自己的單位或領(lǐng)導(dǎo)橫加非議，必須時(shí)刻維護(hù)單位的聲譽(yù)，絕對不能對自己的領(lǐng)導(dǎo)、同事、同行說三道四。不應(yīng)涉及對方單位內(nèi)部事務(wù)，不要涉及對方弱點(diǎn)與短處。同時(shí)，如果雙方不是十分熟識，也不要涉及對方的個(gè)人隱私，如年齡、收入等。
交談的方式
與他人交談，既要注意具體內(nèi)容，又要注意表達(dá)方式�？筛鶕�(jù)不同的情況，采取以下幾種不同的談話方式。
一是擴(kuò)展式。指交談雙方就某些共同關(guān)心的問題進(jìn)行由此及彼、由表及里、由淺入深的討論。
二是評判式。指在交談過程中聽取對方的觀點(diǎn)以后，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)刻，以適當(dāng)?shù)姆椒ǎ∪缙浞值剡M(jìn)行插話，來發(fā)表自己就此問題的主要看法。
三是傾瀉式。指在談話時(shí)對對方毫無保留，將自己的全部想法都全盤托出，也就是人們通常所說的“打開天窗說亮話”。
四是靜聽式。指與別人進(jìn)行談話時(shí)，自己主要是洗耳恭聽。
五是啟發(fā)式。指交談中的一方主動幫助不善表達(dá)的另一方，在話題的選擇或談話的走向上給對方予以引導(dǎo)、支持、鼓勵(lì)，以幫助對方在談話中得以采用恰當(dāng)?shù)姆椒▉黻U述自己的見解和主張。
六是跳躍式。指在交談過程中，某一話題在無人呼應(yīng)時(shí)，為避免談話者感到尷尬，或者是談話出現(xiàn)冷場，因而跳出原先談?wù)摰姆秶�，轉(zhuǎn)而挑選出令大家都感興趣的話題。
淺談秘書與上司的溝通技巧 篇5
一、當(dāng)面溝通
人們常說見面三分情。面對面地溝通，不僅顯得親切，而且顯得靈活；雙方在討論問題的同時(shí)還可以增進(jìn)彼此的感情，如果雙方有不同的意見，可以及時(shí)協(xié)商；你可以在吸收對方意見的基礎(chǔ)上完善自己的設(shè)想，從而達(dá)到最佳的溝通效果。因此，秘書對于那些重要的或敏感的事情應(yīng)盡量采用當(dāng)面溝通的方式。即使是一些簡單的通知或傳話，只要條件允許，也最好當(dāng)面交待。
選擇當(dāng)面溝通的條件是：
1、對方對你所提的問題很感興趣。
2、對方比較忙，可能沒有時(shí)間來看你的書面文件。
3、對方對你的問題可能有不同的意見，甚至?xí)岢雠u。
4、當(dāng)對方知道你的意見后，可能會產(chǎn)生強(qiáng)烈的抵觸情緒，而你又必須堅(jiān)持，需要雙方互相討論才能統(tǒng)一意見。
5、雙方關(guān)系密切，使用口語自然而又隨意。
在一般情況下，凡是與自已切身利益有關(guān)的事情，人們都希望用當(dāng)面溝通的方式來親自處理，這樣可以爭取自身利益最大化。
采用電話、QQ或MSN這類即時(shí)電子溝通，在溝通的效果上遠(yuǎn)不如當(dāng)面溝通，所以，如果在電子溝通中講不通，就要趕緊想辦法補(bǔ)救，爭取當(dāng)面溝通。
對于籌備重要會議、撰寫年終總結(jié)報(bào)告這類重要工作，由于事情重大，關(guān)系復(fù)雜，涉及面廣，你在向上司口頭匯報(bào)時(shí)不一定都能說得清楚；即使你說清楚了，上司對開會人數(shù)、會議程序這類細(xì)節(jié)問題也不一定聽得明白記得住，所以，遇到這種情況，最好在口頭匯報(bào)之外還加以書面材料作補(bǔ)充。
二、書面溝通
書面溝通就是文字溝通，它的優(yōu)點(diǎn)是比較正確、詳盡、權(quán)威和可以永久保存。書面溝通在時(shí)間和費(fèi)用方面也比較經(jīng)濟(jì)。書面溝通適用于以下幾種情況：
1、需要溝通的人比較多而且分散，不適合當(dāng)面溝通。
2、對方需要一定的時(shí)間來考慮你所提出的問題。
3、對方需要將你提出的問題當(dāng)作書面的記錄加以保存，以便將來查詢或當(dāng)做憑據(jù)。
4、對方需要按照規(guī)定的程序去完成你交待的'工作，他們需要有書面的說明，這樣可以按部就班，隨時(shí)查閱。
但是，書面溝通有兩個(gè)不足之處，必須小心，一是對方不想看，收到了和沒收到一樣；如果你問他的意見如何，他可以說沒有收到或者還沒有看，從而推卸自己的責(zé)任。二是對自己不利的文件，他看完了可裝成還沒有看。因此，秘書在進(jìn)行書面溝通時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
1、主題鮮明，引人注目。
2、語言盡量通俗易懂，讓對方感到親切。
3、在措辭上盡量避免對產(chǎn)生對抗情緒。
4、書面材料送出后，用電話詢問對方是否看到文件，有什么困難或意見，使對方?jīng)]有推脫的借口。
秘書在與上司溝通時(shí)，到底是采用當(dāng)面溝通還是書面溝通的方式，主要看上司喜歡哪種方式，不能以自己喜歡什么或擅長什么方就用什么方式。如果上司喜歡當(dāng)面溝通，那就應(yīng)盡量以當(dāng)面溝通為主，書面溝通為輔。相反，如果上司習(xí)慣于看材料，不喜人家在自己面前羅里羅嗦，那你就應(yīng)該以書面溝通為主。
三、電子溝通
電子溝通包括電話、電子郵件、網(wǎng)上交流等方式。其中，電話溝通偏向于當(dāng)面溝通，電子郵件又類似于書面溝通，而網(wǎng)上即時(shí)通訊則介乎這兩者之間。
電話溝通雖然是一種口頭溝通，但一般的電話看不到對方的形象，所以，電話溝通只適用于下列幾種情況：
1、距離遠(yuǎn)，雙方無法當(dāng)面溝通，但你又希望盡快知道對方的反映。
2、雙方交情不錯(cuò)，見不見面都一樣，通過電話溝通方便快捷。
3、一些當(dāng)面溝通時(shí)難以開口的事情可用電話來說明。
4、雖然目前不能見面，但可以先用電話溝通，增進(jìn)感情，為將來的當(dāng)面溝通作準(zhǔn)備。
秘書的日常工作非常繁雜，盡管所有的同事可能都在一個(gè)樓里上班，但如果事事都去當(dāng)面溝通的話，確實(shí)勉為其難；但書面溝通的效果往往又不怎么理想，所以，電話溝通通常是秘書第一選擇，如緊急聯(lián)系、臨時(shí)通知等，快速而有效。但是，秘書在電話溝通時(shí)應(yīng)注意以下兩點(diǎn)，一是不能在電話里聊天，影響工作。二是如果你通話時(shí)間太長，影響其他的電話進(jìn)來。
使用電子郵件十分方便，但由于每個(gè)人使用的習(xí)慣不同，帶來的效果也不一六。有些人也借口沒收到以推卸自己的責(zé)任，這一點(diǎn)也要加以注意。
現(xiàn)在工作中采用QQ、MSN等其他即時(shí)通訊手段也很普遍了，它們的情況與電話溝通十分相似。
淺談秘書與上司的溝通技巧 篇6
無論是人際交往，還是公關(guān)交往，有求必應(yīng)是每個(gè)人都在追求的理想目標(biāo)。但是，由于主客觀條件的限制，我們事實(shí)上不可能有求必應(yīng)。實(shí)際上，拒絕別人的思想觀點(diǎn)、利益要求、行為表現(xiàn)的時(shí)候總是多于承諾、應(yīng)允的機(jī)會。沒有允諾或沒有拒絕的交往是同樣不可想象的。
拒絕，可能是因?yàn)槲覀兊臈l件有限，可能是我們要維護(hù)自己的利益，可能是我們不得不兼顧第三者的利益，也可能是對方的要求不合情理�？傊�，理由可能是很多的。但是，縱使我們的理由有千條萬條，由我們的拒絕所引起的對方的心理抗拒以及由此產(chǎn)生的消極情感后果往往是不可避免的。為了使這樣的消極后果能降低到最低限度，公關(guān)人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)和掌握一些拒絕的禮儀技巧。
該說“不”時(shí)就說“不”
在社會交往中，經(jīng)常會遇到許多社會組織、群體或個(gè)人有求于你的時(shí)候，這些期求多數(shù)情況下又是不能全部滿足的。例如，朋友請你聚會，你卻不得不加班；上司讓你晚上加班，你卻必須照顧身邊無人照料的生病的孩子；鄰居托你出差時(shí)捎帶東西，你卻因日程太緊，沒有時(shí)間關(guān)照此類事情；外單位來你公司要求采購緊俏商品，而你公司確已無能為力；某公司代表的請求有違國家法規(guī)等。遇到這種情況，該怎么辦呢？一概承諾？不可能，也辦不到，如果都答應(yīng)下來，最后只能落得個(gè)“言而無信”的壞名聲。支支吾吾，不置可否？也不合適，對方會以為你不負(fù)責(zé)任，缺乏能力。
不予拒絕的理由可能很多，比如，擔(dān)心傷了對方的自尊心，怕傷了雙方的和氣，怕由此招來不測的后果等等，正是這樣一些理由，制約著我們常常不能果斷地、面對面地拒絕別人，甚至違心地給予肯定的答復(fù)。
客觀上不能滿足對方，或者很難滿足對方，而主觀上又當(dāng)面給予了肯定的承諾，其后果只能是這樣：要么自我譴責(zé)，產(chǎn)生自我抑制，后悔“早知今日，何必當(dāng)初�！�；要么勉強(qiáng)應(yīng)付，使自己或組織受到損害；要么“言而無信”，可能引起對方反感，甚至憎惡。
心理學(xué)的研究成果表明，一個(gè)人的心理期望值越高，其實(shí)現(xiàn)值往往就越低，期望值與實(shí)現(xiàn)值常常是成反比的。有些場合，我們也許以為承諾是為了禮貌，是出于保護(hù)對方的自尊心不受傷害，是替公眾考慮�？墒�，從我們承諾的那一刻起，對方的期望值就可能達(dá)到了飽和狀態(tài)。如果最后的現(xiàn)實(shí)是我們的承諾根本不能兌現(xiàn)，對方的'心理實(shí)現(xiàn)值就會從飽和狀態(tài)一下跌至負(fù)值狀態(tài)，就有可能出現(xiàn)情感情緒反常，甚至失態(tài)。這個(gè)時(shí)候，因我們的“有禮’，承諾所引起的失禮后果就可想而知了。
為了長遠(yuǎn)、有效、腳踏實(shí)地地發(fā)展公共關(guān)系與人際關(guān)系，使眾多的不得不采取的拒絕行為所引起的抗拒心理和消極情緒反映降低到最低程度，公關(guān)人員應(yīng)當(dāng)首先自覺地建立起一種隨時(shí)準(zhǔn)備說“不”的勇氣和自信心。
巧言誘導(dǎo)，委婉拒絕
拒絕，是一項(xiàng)高難度的專門技巧，公關(guān)人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)和探討；要善于根據(jù)不同情況運(yùn)用不同的拒絕藝術(shù)，才能收到演禮的效果。
雖然應(yīng)當(dāng)提倡在適時(shí)地表達(dá)“不”，但真正能愉快地接受“不”字的人恐怕是沒有的。相反，斷然的拒絕必將導(dǎo)致公眾的不滿；輕易地、直截了當(dāng)?shù)卣f“不”，只會讓人以為你是一個(gè)毫無誠意的人。著名心理學(xué)家杰?達(dá)拉多認(rèn)為，人的攻擊行為的產(chǎn)生，常常以欲求得不到滿足為前提。如果我們一遇到需要否定的場合，就連聲地說：“不，不，不！”不僅表現(xiàn)了我們的淺薄幼稚，而且很有可能破壞人際友誼，斷送組織與公眾之間的良好關(guān)系，毀壞組織的形象。
必須表達(dá)否定的時(shí)候，首先需要尊重對方，說話要適當(dāng)、得體，會使用一些敬語，以擴(kuò)大彼此的心理距離；我們都有這樣的體會，在親人、熟人面前，我們總是在言語上要隨便一些，表現(xiàn)得有話直說，直來直去。在我們面對陌生人時(shí)，我們總是彬彬有禮，說話很注重“分寸”，對方在這樣的情境下，很難一下給你提出什么要求，表達(dá)什么意愿。當(dāng)我們需要表達(dá)否定的時(shí)候，如果也多用敬語，在語言上表現(xiàn)出對對方格外尊重，對方也往往會隨之產(chǎn)生“可敬不可近”的感覺。這種用敬語擴(kuò)大距離的否定法適合在交往還不是太深的公眾面前使用。
采用誘引方法也是表達(dá)否定的極好手段。需要否定時(shí)，我們不妨在言語中安排一兩個(gè)邏輯前提，不直接說出邏輯結(jié)論，邏輯上必然產(chǎn)生的否定結(jié)論留給對方自己去得出，這樣的邏輯誘導(dǎo)否定法如果是在面對上級組織，身處領(lǐng)導(dǎo)地位的公眾時(shí)使用，效果往往比較理想。例如，戰(zhàn)國時(shí)，韓國大臣摻留，就曾經(jīng)有效地使用過這樣的方法。有一次，韓宣王就欲重用兩個(gè)部下一事征求摻留的意見，摻留明知重用二人不妥，但直言其“不”，效果肯定不好，一是可能冒犯韓王，二是韓王以為自己嫉妒賢能。于是摻留用下面這段話表達(dá)了自己的見解：魏王曾因重用這兩個(gè)人丟過國土，楚國也曾因重用他們而丟過國土，如果我們也重用這兩個(gè)人，將來他們會不會也把我國出賣給外國呢？摻留這種誘導(dǎo)式拒絕法的效果是顯而易見的。
道明原委，互相理解
一般說來，我們之所以拒絕對方，總是有一些不得不這樣做的原因，總是有我們所處的主觀或客觀都有的困難，對于這些困難，有求于我們的公眾未必知道或未必完全清楚。
因此我們不妨面對公眾直陳我們的難處，求得對方的理解和諒解。社會公眾的思想文化水平正在不斷提高，只要我們彼此能以誠相待，對方也一定能理解我們所處的難處和不得不拒絕的理由。這種拒絕方法在面對長期公眾或臨時(shí)公眾時(shí)都可以采用。
有時(shí)候，我們拒絕的理由很難直陳，或沒有時(shí)間講清楚，或擔(dān)心對方確實(shí)難以理解。面對這種情況，我們也不妨只用一些“哎呀，這咋辦呢？”“真?zhèn)X筋”之類的話就可以了。不必具體解釋理由，對方一般也不會再追問具體理由的；即使是問，也可繼續(xù)使用“哎呀，真是一言難盡，真沒辦法！”之類的話給予回答。
拒絕對方的時(shí)候，我們一方面要尋求對方的理解，另一方面，也應(yīng)主動地理解對方，這樣才能達(dá)到“生意不成仁義在”的公關(guān)效果。例如，當(dāng)我們闡釋我們不得不拒絕的理由時(shí)，我們不妨客觀真誠地說明一下，我們的拒絕可能給對方帶來的利益。凡事往往都有兩個(gè)方面，壞事里面總是可能包含著好的一面，只要我們內(nèi)心是熱情坦誠的，這樣的拒絕方法不僅不會傷和氣，而且有可能促進(jìn)雙方的關(guān)系的發(fā)展，對方會把你看成是一個(gè)善解人意的人。
無論我們的拒絕方法多么禮貌，多么富于人情味，但是，拒絕終歸不能像承諾那樣引起對方的好感，總會有乘興而來，敗興而返的心理感受。為了緩釋對方因我們的拒絕而產(chǎn)生的瞬時(shí)不快情緒，也為了表明我們的誠意，我們不妨在準(zhǔn)備說“不”的時(shí)候，就主動為對方考慮一下退路或補(bǔ)救措施，使對方的情感能夠轉(zhuǎn)移，不致一下跌進(jìn)失望的深谷。比如，當(dāng)對方來求我們?yōu)槠浣鉀Q困難，而我們又無能為力的時(shí)候，我們不妨采取一點(diǎn)“補(bǔ)償”性措施，向?qū)Ψ酵扑]一下目前有實(shí)力解決這類問題的我們的同行等。這樣，既可能使對方獲得心理補(bǔ)償，減少因遭拒絕而產(chǎn)生的不滿、失望，又表達(dá)了我們的誠意，使對方能真正理解我們。
美國口才與交際學(xué)大師卡內(nèi)基有一次不得不拒絕一個(gè)于情于理都不應(yīng)拒絕的演講邀請，他是這樣對邀請者說的：“哎呀，很遺憾，我實(shí)在是排不出時(shí)間來了，對啦，某某先生也講得很好，說不定是比我更適當(dāng)?shù)娜诉x呢。”
禮貌拒絕對方的方法還有很多很多，如讓步拒絕法，預(yù)言拒絕法，提問拒絕法等等……
只要我們以理解、真誠維系和發(fā)展公眾關(guān)系為前提，認(rèn)真總結(jié)、升華不得不說“不”的方法，以我們自己的人格、以我們所在組織的風(fēng)格和美譽(yù)作保證，我們就一定能找到如何禮貌拒絕公眾的各種具體方法。
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