會議接待禮儀

　　會議接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。下面是小編收集整理的會議接待禮儀，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

　　基本禮儀

　　(一)電話禮儀

　　接打電話要做到語言文明、態(tài)度文明、舉止文明。要使用電話基本文明用語，如：您好!、你好!、請、勞駕、麻煩、再見等，聲調(diào)要愉悅，語音和音量要適中，咬字要清楚。主動給對方打電話時，應在對方的工作時間內(nèi)聯(lián)系，盡量不要在節(jié)假日、用餐時間和休息時間給他人打工作電話(特別緊急時除外)。打國際電話還要考慮時差。電話禮儀提倡以短為佳，寧短勿長，對通話的時間通�？刂圃谌�分鐘之內(nèi)。

　　(二)引路

　　1.引導：接待人員應走在客人的左前方一點的位置，遇到轉(zhuǎn)彎時，應用右手示意，說聲請走這邊。

　　2.如果是自己陪同客人，擔當主人，應讓客人位于自己的右側，以示尊重，注意要并排走，不要落在后面。

　　3.如果是陪訪或隨同人員，一般走在領導的兩側偏后一點或后面。

　　(三)上下樓梯

　　上樓梯應讓客人、領導、女士先上，接待人員在后;下樓梯時，接待人員應在前，讓客人、領導、女士在后。這既是禮節(jié)，也是為客人安全著想。

　　(四)乘電梯

　　現(xiàn)在一般都是無人駕駛的自動電梯，所以接待人員要自己先進去，再讓客人進去。到達時應讓客人先出去，自己用一只手擋著電梯門一邊或按著電梯開門的按鈕，防止門突然自動關閉，夾傷客人。

　　(五)進出門

　　1.進門應先把門推開，站在門口，用手示意，請客人、領導進去。同樣，出門時也相同。

　　2.如果自己是主陪，走到門口時，應用手示意，有禮貌地說聲請。

　　(六)介紹

　　當客人與己方人員見面，在介紹時應記住以下兩點：

　　1.右手心朝上，五指自然平攤，有禮貌地以手示意，并簡要地說明被介紹人的單位、職務、姓名。

　　2.介紹應遵守尊者優(yōu)先了解情況的原則。也就是說，在為他人作介紹前，先要確定雙方地位的尊卑，然后先介紹位卑者，后介紹位尊者。這樣可使位尊者優(yōu)先了解位卑者的情況，在交際中掌握主動權。

　　(七)握手

　　1、握手的先后次序

　　根據(jù)禮儀規(guī)范，握手時雙方伸手的先后次序，應當在遵守尊者決定原則的前提下，具體情況具體對待。

　　(1)年長者與年幼者握手時，應由年長者首先伸出手來。

　　(2)長輩與晚輩握手時，應由長輩首先伸出手來

　　(3)老師與學生握手時，應由老師首先伸出手來。

　　(4)女士與男士握手時，應由女士首先伸出手來。

　　(5)已婚者與未婚者握手時，應由已婚者首先伸出手來。

　　(6)上級與下級握手時，應由上級首先伸出手來。

　　(7)職位、身份高者與職位、身份低者握手時，應由職位、身份高者首先伸出手來。

　　在工作場合，握手時伸手的先后次序，主要取決于職位、身份;而在社交、休閑場合，則主要取決于年齡、性別、婚否。

　　在接待來訪者時，握手的次序應如此安排：當客人抵達時，主人應首先伸出手來與客人相握，以示歡迎;在客人告辭時，則應由客人首先伸出手來與主人相握，以示再見。

　　2、握手的力度和時間

　　(1)握手之時，為表示熱情友好，應當稍許用力;與親朋故舊握手時，所用的力量可稍大一些;而在與初次相識者及異性握手時，不可用力過猛。

　　(2)通常，與他人握手的時間不宜過短或過長。一般來說，握手的時間應控制在3秒鐘以內(nèi)，即握上一兩下即可。

　　(八)互遞名片

　　接待活動中，互相贈送名片是一種極為尋常的事，在向?qū)Ψ劫浰兔�片時應起立，雙手遞贈，以示尊重。在接受名片時也要雙手，接到對方名片后一定要看一遍，切不可不看一眼就裝在衣袋里或拿在手上把玩，更不能把名片放在桌上，再在名片上壓上別的東西，這些都是對別人不尊重、不禮貌的行為。

　　(九)乘車

　　1、上車應讓客人和領導先上，接待人員在后;下車接待人員應自己先下，客人和領導后下。

　　2.乘坐小車，主人在左邊，客人在右邊，陪同坐在駕駛員旁邊位子，這是一種習慣，也是為了客人安全。

　　會議接待禮儀

　　(1)會見座位的安排

　　會見通常安排在會客室或辦公室。有時賓主各坐一邊，有的穿插坐在一起。有些國家元首會見還有其獨特禮儀程序，如雙方簡短致辭、贈禮、合影等。我國習慣在會客室會見，客人坐在主人的右邊，譯員、記錄員安排坐在主人和主賓的后面。其他客人按禮賓順序在主賓一側就座，主方陪見人在主人一側就座。座位不夠可在后排加座。

　　(2)會談座位的安排

　　雙邊會談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對而坐，以正門為準，主人占背門一側，客人面向正門。主談人居中。我國習慣把譯員安排在主談人右側，但有的國家亦讓譯員坐在后面，一般應尊重主人的安排。其他人按禮賓順序左右排列。記錄員可安排在后面，如參加會談人數(shù)少，也可安排在會談桌就座。

　　(3)會見和會談中的幾項具體工作

　　1.提出會見要求，將要求會見人的姓名、職務以及會見什么人、會見的目的告知對方。接見一方應盡早給予回復，約妥時間。如因故不能接見，應婉言解釋。

　　2.作為接見一方的安排者，應主動將會見(會談)時間、地點、主方出席人、具體安排及有關注意事項通知對方。作為前往會見一方的安排者，則應主動向?qū)Ψ搅私馍鲜銮闆r，并通知有關的出席人員。

　　3.準確掌握會見、會談的時間、地點和雙方參加人員的名單，及早通知有關人員和有關單位作好必要安排。主人應提前到達。

　　4.會見、會談場所應安排足夠的座位。如雙方人數(shù)較多，廳室面積大，宜安裝擴音器。會談如用長桌，事先排好座位圖，現(xiàn)場放置中外文座位卡，卡片上的字體應工整清晰。

　　5.如有合影，事先排好合影圖，人數(shù)眾多應準備梯形站立架。合影一般由主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。第一排人員既要考慮人員身份，也要考慮場地大小，即能否都攝入鏡頭。一般來說，兩端均由主方人員把邊。

　　6.客人到達時，主人在門口迎候�？梢栽诖髽钦�門迎候，也可以在會客廳門口。如果主人不到大樓門口迎候，則應由工作人員在大樓門口迎接，引入會客廳。如有合影，宜安排在賓主握手之后，合影后再入座。會見結束時，主人應送至車前或門口握別，目送客人離去后再退回室內(nèi)。

　　7.領導人之間的會見，或是會談，除陪見人和必要的譯員、記錄員外，其他工作人員安排就緒后均應退出。如允許記者采訪，也只是在正式談話開始前采訪幾分鐘，然后統(tǒng)統(tǒng)離開。談話過程中，旁人不要隨意進出。

　　8.會見時招待用的飲料，各國不一。我國一般準備茶水。會談如時間過長，可適當加上咖啡或紅茶。

　　會議接待禮儀

　　確定接待規(guī)格

　　所有會議實施之前，由主辦單位領導決定其主題和規(guī)模，負責籌備會議的工作人員圍繞會議主題，將領導議定的會議規(guī)模、時間、議程等組織落實。通常要成立一個專門的會務組，明確分工，責任落實到人。

　　會議通知和日程的擬發(fā)

　　按常規(guī)，會議通知一般在會前15-30天內(nèi)發(fā)至與會者，通知寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議時間和主題，會議參加者、會務費、應帶材料、聯(lián)系方式等重要內(nèi)容。重要的會議，通知后應附回執(zhí)。

　　【會議接待步驟示范】

　　會議接待，在商務接待中，接待人員尤其要注意女性接待方面的一些禮儀常識：

　　1、親切握手，引導進入會議室;

　　2、接待方有義務幫助客人收納大衣;

　　3、客人在脫大衣時，應該先脫一側，那種胡亂的脫是不溫雅的。

　　4、然后一手同時拿住已脫那側和未脫那側的衣袖，同時拖拽把衣服完全脫下。

　　5、提住衣領，使衣服平順垂下，遞給接待方;

　　6、接待方這使應伸出一只胳膊把衣服搭在上面方顯禮儀。

　　【會議送別步驟示范】

　　會議迎送，客人在離開時：

　　1、接待人員要及時將客人衣服從衣帽架上取下還給客人;

　　2、幫助客人穿好大衣：先穿一側袖，再穿另一側袖，之后提拉領口，幫客人整理好衣服;

　　3、如果客人沒有要求，接待方不要主動去接拿客人隨身的手提包，如客人有要求，可幫助客人接拿，

　　4、接待人員先行一步，把門打開，被拜訪者主管也應送客人出門外。

　　會議禮儀包括：

　　（一）著裝、儀容和舉止

　　1.所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服，男士內(nèi)穿藍色襯衣工作服，女士內(nèi)穿白色襯衣工作服，服裝應完好、無污漬，扣子齊全，不漏扣、錯扣。打好領帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。

　�。�.上崗期間員工必須佩帶工作證牌，公司領導使用佩帶在左胸的證牌，公司其他員工使用掛在胸前的證牌

　　3.男職工胡須應修剪整潔，頭發(fā)長不覆額、側不掩耳、后不觸領。女職工淡妝上崗、，修飾文雅，且與年齡、身份相符。工作時間不能當眾化裝。注意講究公共衛(wèi)生，上班前不應吃帶有刺激性氣味的食物，避免口腔異味。

　　4.接待時注意力集中，展現(xiàn)良好的精神狀態(tài)，無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當，節(jié)奏適宜。

　　5.避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳。

　�。ǘ�）會議座次排定

　　1.環(huán)繞式。就是不設立主席臺，把座椅、沙發(fā)、茶幾擺放在會場的四周，不明確座次的具體尊卑，而聽任與會者在入場后自由就座。這一安排座次的方式，與茶話會的主題最相符，也最流行。

　　2.散座式。散座式排位，常見于在室外舉行的茶話會。它的座椅、沙發(fā)、茶幾四處自由地組合，甚至可由與會者根據(jù)個人要求而隨意安置。這樣就容易創(chuàng)造出一種寬松、愜意的社交環(huán)境。

　　3.圓桌式。圓桌式排位，指的是在會場上擺放圓桌，請與會者在周圍自由就坐。圓桌式排位又分下面兩種形式：一是適合人數(shù)較少的，僅在會場中央安放一張大型的橢圓形會議桌，而請全體與會者在周圍就坐。二是在會場上安放數(shù)張圓桌，請與會者自由組合。

　　4.主席式。這種排位是指在會場上，主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就坐。

　　會議禮儀

　　體會務服務：

　　1、會議整體策劃、設計。

　　2、全程會議操作、跟蹤。

　　3、會后總結、會后整體安排。

　　服務流程：

　　會前準備：

　　1、專人協(xié)助您的實地考察工作。吃、住、行、游、購、娛。

　　2、及時準確提供機票、火車票、酒店信息。

　　3、代訂會所需的音響、燈光、攝影等設備。

　　4、提供平面立體、av設計。

　　會中服務：

　　1、提供專業(yè)外語翻譯，攝像，禮儀公關和文秘服務。

　　2、免費提供經(jīng)驗豐富的接待人員全天協(xié)助會務工作。

　　3、會議期間可為vip客人提供特殊照顧和服務。

　　4、向參會人員提供全市范圍內(nèi)機場、火車站接送服務。

　　5、提供會議期間以后勤保障工作和外圍的協(xié)調(diào)服務。

　　會后總結：

　　1、對參會代表的會后旅游考察工作進行合理安排。

　　2、協(xié)助會議人員處理會后事宜，進行會議期間的工作總結。

　　我們的服務宗旨：“賓客至上服務第一”

　　接待禮儀

　　1、接待客人：提前做好接待準備，提前十分鐘在約定地點等候，客人來到時應主動迎上，初次見面的還應主動作自我介紹，并引領客人至接待處，安置好客人后，奉上茶水或飲料。

　　2、乘電梯：陪同客人乘電梯時，如電梯內(nèi)沒有其他人，應在客人之前進入電梯，按住“開”的按鈕，再請客人進入電梯。到樓層時，應按住“開”的按鈕，請客人先出。如電梯內(nèi)有人，則無論上下都應客人、上司優(yōu)先。

　　電梯內(nèi)不可大聲喧嘩或嬉笑吵鬧；先上電梯的人應靠后站，以免妨礙他人乘電梯；電梯內(nèi)已有很多人時，后進的人應面向電梯門站立。

　　3、引路：在為客人引導時，應走在客人左前方二、三步前，讓客人走在路中央，并適當?shù)刈鲂┙榻B；在樓梯間引路時，讓客人走在右側，引路人走在左側，拐彎或有樓梯臺階的地方應使用手勢，提醒客人“這邊請”或“注意樓梯”。

　　4、開門：向外開門時，先敲門，打開門后把住門把手，站在門旁，對客人說“請進”并施禮，進入房間后，用右手將門輕輕關上，請客人入坐；向內(nèi)開門時，敲門后，自己先進入房內(nèi)，側身，把住門把手，對客人說“請進”并施禮，輕輕關上門后，請客人入坐。

　　5、奉茶：客人就座后應快速上茶，上茶時應注意不要使用有缺口或裂縫的茶杯（碗）。茶水的溫度應在七十度左右，不能太燙或太涼，應濃淡適中，沏入茶杯（碗）七分滿。來客較多時，應從身分高的客人開始沏茶，如不明身分，則應從上席者開始。在客人未上完茶時，不要先給自己人上茶。

　　6、送客：送客時應主動為客人開門，待客人走出后，再緊隨其后�？稍谶m當?shù)牡攸c與客人握別，如電梯（樓梯）口，大門口，停車場或公共交通停車點等。若是遠道而來的貴賓，可送至車站、機場、輪船碼頭，并目送客人走進大廳，才能離開。

　　1、會議接送

　　2、代訂酒店

　　3、會議用餐

　　4、票務服務

　　5、vip服務

　　6、會場設計

　　7、特產(chǎn)介紹

　　8、游覽用車

　　9、娛樂安排

　　會議茶水服務禮儀細節(jié)

　　1、 在會議開始之前要檢查每個茶杯的杯身花樣是否相同；

　　2、 茶水的溫度以八十度為宜；

　　3、 在倒茶的時候每一杯茶的濃度要一樣；

　　4、 倒茶時要先給坐在上座的重要賓客，然后順序給其他賓客；

　　5、 在客人喝過幾杯茶后應即為續(xù)上，不能讓其空杯；

　　會議服務禮儀注意事項

　　1.一般說來，會見前準備工作在會見開始前30分鐘完成；

　　2.為了做好會談服務工作，服務員應事先掌握會談服務要求與時間；

　　3.會見結束后，服務員清理會場，發(fā)現(xiàn)客人遺留物品，而此時客人已離現(xiàn)場，物品應交主辦單位；

　　4.會談服務中，如有合影，合影位置應按禮賓順序以主人右邊為上賓，主客雙方間隔排列；

　　會議服務禮儀茶水服務知識總結

　　1.當賓客到達會見廳，主人到門口迎接的時候，服務員應撤下主人用過的小茶杯；

　　2.參加會見的賓主雙方入座后，服務員應同時分別按主賓、主人及其他陪客的次序上茶水；

　　3.為客人上茶，茶杯把要朝向客人右手一側；

　　4.服務員為客人倒水，應注意不要倒的過滿，一般7分滿為宜；

　　5.會談服務中，服務員為客人續(xù)水，取杯時身體姿式應左腳向兩椅子的空檔跨出半步；

　　6.會談續(xù)水操作要領，服務員左腳向兩椅子的空檔跨出半步左手小指和無名指夾住杯蓋，端下茶杯，在座位的右后側把水倒入杯中，然后蓋上杯蓋；

　　7.如果會見時間較長，中途應為賓主雙方上毛巾，一般每隔40分鐘左右續(xù)一次毛巾；

　　8.一般對于學術講座或報告會，服務員要隨時為主講人續(xù)水送巾；

　　9.對于小型報告或?qū)W術講座的會議，服務員應在開會前半小時，擺上茶杯、便箋、鉛筆等。

　　會議服務禮儀座次知識

　　會議現(xiàn)場布置要求一般應根據(jù)參加會議的人數(shù)做相應的調(diào)整。通常來講，規(guī)模較大的會議可安排成丁字形、規(guī)模較小的會議可按U字形布置。常見的會議現(xiàn)場布置及座次禮儀如下幾種：

　　長方形會議桌

　　這種會議桌適用于內(nèi)部會議或者雙邊談判的現(xiàn)場。進行內(nèi)部會議時，職務最高的人應該位于短矩形邊的一側，并且應該面門而坐。進行雙邊談判時，雙方可分別坐于桌子長邊的兩側。各方職位最高者應在己方居中的位置，職位排在第二位的人坐在他的右邊，第三位者坐左邊，依次排列。

　　圓形會議桌

　　適用于回避座次概念的內(nèi)部會議或者多邊談判。圓桌會議刻意體現(xiàn)與會人員平等互利的原則，淡化了尊卑概念。圓桌會議雖然回避了座次尊卑的問題，但是在入座時，按照國際慣例，各方與會人員應該盡量同時入場。

　　設有主席臺的會議桌

　　內(nèi)部大型會議或者對外新聞發(fā)布會一般采用這樣的會議形式。主席臺座次排列為前排高于后排、中間高于兩邊、右邊高于左邊。主持人的位置可以在前排中間也可以在最右端，發(fā)言席在主席臺正前方或右前方。臺下與會人員與主席臺面對面，遵循同樣的座次原則。

　　橢圓形會議桌

　　適用于內(nèi)部會議，職務最高的人應該位于橢圓形會議桌的一頭。

　　授課型會議桌

　　對于小型的報告會，會議廳形式布置成授課型最佳

　　U字形會議桌

　　適用于內(nèi)部會議及較小型會議。

　　接待會議座次

　　接待室中間設主人和主賓席位，右為主賓席，左為主人席；陪同人員依次就座。

　　聽眾席座次

　　聽眾席的座次則是前為尊，右為尊；如果按照單位、部門名稱的拼音字頭順序依次就座，也是一種平等的座次原則。

　　特殊情況

　　會見：官方或正式會見時，可以安排賓主并排而坐，客人坐在右側。主客隨行人員分別在兩側就坐，與賓主雙方呈U字形。

　　茶話會：茶話會一般不針對具體的商務事宜，主要以聯(lián)誼和溝通為目的，是商務色彩非常淡薄的一種會議形式。因此，茶話會可以不講究座次禮儀，以便于大 家交流為主。在室內(nèi)，可以將椅子圍成一圈，或者直接采用圓形會議桌，大家隨意就座。在室外，座位可以隨意調(diào)整，營造舒適、自由的交流空間。

　　會議接待上的禮儀：

　　1、修飾

　　男員工胡須應修剪整潔，頭發(fā)長不覆額、側不掩耳、后不觸領。女員工淡妝上崗、，修飾文雅，且與年齡、身份相符。工作時間不能當眾化裝。注意講究公共衛(wèi)生，上班前不應吃帶有刺激性氣味的食物，避免口腔異味。

　　2、著裝

　　所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝服裝，男士內(nèi)穿藍色襯衣服裝，女士內(nèi)穿白色襯衣服裝，服裝應完好、無污漬，扣子齊全，不漏扣、錯扣。打好領帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。

　　上崗期間員工必須佩帶工作證牌，公司領導使用佩帶在左胸的證牌，公司其他員工使用掛在胸前的證牌;

　　3、舉止規(guī)范

　　接待時注意力集中，展現(xiàn)良好的精神狀態(tài)，無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當，節(jié)奏適宜。

　　避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實在難以控制時應側面回避。與領導、客人交談時，要神態(tài)專注，表情自然，表達得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動和抓耳撓腮。

　　會議接待員工分工確定

　　要確保會議的順利進行，必須要對會議接待員工進行明確分工，具體內(nèi)容如下：

　　1、確定惟一的聯(lián)絡人

　　要確定惟一的聯(lián)絡員工，而且要自始至終由這個人來聯(lián)系，千萬不要今天這個人負責聯(lián)系，明天又換另外一個，這樣會讓接到通知的人搞不清到底是哪一個部門通知開會;

　　2、確定主席

　　要從會議召集者、參與會議的最高領導、與議題關系最為緊密的人、現(xiàn)場控制能力較強的人和各方面代表均能接受的人中選定合適的會議主席。

　　3、確定會議記錄者

　　好的會議記錄者，除了具備傾聽、互動、發(fā)表意見的能力，而且還要具有良好的組織、綜合、比較能力。在會議過程中，會議記錄者有義務適時幫助與會者有系統(tǒng)地陳述意見及遵照議程進行討論。

　　會場布置禮儀規(guī)范

　　1、會場選擇

　　選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達到一下標準：

　　第一：大小要適中。會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間�！�

　　第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會員工較集中的地方。超過一天的會議，應盡量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。

　　第三：附屬設施要齊全。會務員工一定要對會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為“上次會議是從這里開的，沒出什么問題，”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。

　　第四：要有停車場�，F(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。

　　2、會場的布置

　　在布置會場的時候可根據(jù)員工的不同布置會場

　　第一：圓桌型;這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業(yè)領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。

　　第二：口字型;如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議;

　　第三：教室型。這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。

　　主席臺的座次按員工的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。

　　3、會場資料準備

　　會務組應該準備有關會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準備。

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