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關(guān)于高校知識管理系統(tǒng)構(gòu)建的探析
當(dāng)前我國正處在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的巨大變革過程中，知識經(jīng)濟(jì)已成為當(dāng)今世界的重要潮流和方向。高等學(xué)校要為當(dāng)前以知識為推動力的經(jīng)濟(jì)和社會不斷發(fā)展提供可利用的資源，就要能夠進(jìn)行有效的知識管理，在知識的選擇、獲取、應(yīng)用和創(chuàng)新上發(fā)揮自身的作用，并能在不斷變化的學(xué)校組織環(huán)境中靈活地運(yùn)用這些知識，從而促進(jìn)高校的穩(wěn)步快速發(fā)展。
一、內(nèi)涵和比較
知識經(jīng)濟(jì)是建立在知識和信息的生產(chǎn)、應(yīng)用、分配基礎(chǔ)之上的經(jīng)濟(jì)。1986年知識管理概念首先在聯(lián)合國國際勞工大會上提出。對知識管理可以從狹義和廣義的角度來理解，狹義的“知識管理”主要是指對知識本身的管理，包括對知識的識別、獲取、開發(fā)、分解、使用和存儲；廣義的“知識管理”不僅指對知識進(jìn)行管理，而且還包括對和知識有關(guān)的各種資源和無形資產(chǎn)的管理，涉及知識組織、知識設(shè)施、知識資產(chǎn)、知識活動、知識人員的全方位和全過程的管理。
我國知識管理的研究還處在理論分析和初步實踐的階段，從中外高校知識管理研究現(xiàn)狀的對比上看，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
二、系統(tǒng)影響因素和原則
構(gòu)建成功的高校知識管理系統(tǒng)，一般來說涉及組織因素、流程因素和技術(shù)因素。組織因素包括高校管理哲學(xué)和理念的調(diào)整，團(tuán)隊成員的相互作用以及教師個人責(zé)任的確認(rèn)等；流程因素包括對解決問題流程、決策程序和交流程序的改革；技術(shù)因素包括建立學(xué)校知識管理平臺系統(tǒng)所必備的知識技術(shù)。這些都是影響高校知識管理系統(tǒng)建設(shè)成敗的重要因素。而從知識本身的特點(diǎn)以及高校這一特殊的知識組織的特點(diǎn)來看，高校知識管理系統(tǒng)構(gòu)建應(yīng)遵循以下原則：
(一)系統(tǒng)性原則
高校知識管理系統(tǒng)的建立是一項內(nèi)容繁多、關(guān)聯(lián)廣泛、人機(jī)緊密結(jié)合的系統(tǒng)工程。高校知識管理系統(tǒng)的建設(shè)必須從學(xué)校發(fā)展的需要出發(fā)，依靠全體師生員工，以信息技術(shù)為依托，搞好系統(tǒng)建設(shè)的規(guī)劃和總體設(shè)計，妥善處理當(dāng)前和長遠(yuǎn)、實用性和科學(xué)性的關(guān)系，對設(shè)想目標(biāo)和實際可能、總體目標(biāo)和子系統(tǒng)目標(biāo)、現(xiàn)實系統(tǒng)向目標(biāo)系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換方式等進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)；同時在開發(fā)過程中要加強(qiáng)系統(tǒng)開發(fā)的自身管理，安排好各個階段的計劃。另外高校知識管理系統(tǒng)要求對知識進(jìn)行整體考慮，在傳遞知識時不僅要考慮接收者的背景與經(jīng)驗，同時要考慮傳遞的知識內(nèi)容本身及其發(fā)揮作用的背景。"
(二)動態(tài)原則
高校知識管理系統(tǒng)應(yīng)是一個靈活的、易管理的動態(tài)系統(tǒng)，能支持多種輸入，提供多種輸出結(jié)果，支持不同語境與經(jīng)驗，易于修正和更新；能處理任何形式的知識，包括不同主題、結(jié)構(gòu)和載體的知識；了解它的作用者和所貯存的知識。隨著時間的流逝，它能為使用者提供知識的能力應(yīng)不斷提高；應(yīng)能推斷出用戶的知識需求，并能超出用戶所表達(dá)的需求，主動提供相關(guān)聯(lián)的知識。
(三)人本原則
高校知識管理系統(tǒng)在設(shè)計、操作、監(jiān)控過程中應(yīng)處處體現(xiàn)以人為中心、以人對知識的使用為中心。系統(tǒng)必須幫助它的用戶在搜索知識、理解知識的基礎(chǔ)上做出更好的決策。
高校知識管理系統(tǒng)采用的技術(shù)必須是流行的主流技術(shù)，如Web技術(shù)等，做到簡單易學(xué)，對師生員工有一定的吸引力，能產(chǎn)生操作意愿；用戶界面必須友好且配備豐富的幫助功能，不會大幅度改變用戶操作習(xí)慣。還應(yīng)能夠提供多種維護(hù)功能，即用戶負(fù)責(zé)自己的知識內(nèi)容的維護(hù)，知識內(nèi)容管理人員負(fù)責(zé)知識結(jié)構(gòu)與組織，而系統(tǒng)管理人員負(fù)責(zé)安全、用戶組的檢索權(quán)限等問題。
(四)實用性和先進(jìn)性相結(jié)合的原則
高校在知識管理系統(tǒng)設(shè)計和開發(fā)過程中既要考慮系統(tǒng)的實用性，又要考慮系統(tǒng)本身的科學(xué)性、先進(jìn)性，把兩者有機(jī)地結(jié)合起來。在系統(tǒng)開發(fā)中必須把實用性放在第一位，使系統(tǒng)目標(biāo)明確、功能齊全、操作方便、運(yùn)行可靠。然而建設(shè)一個綜合高效的學(xué)校知識管理系統(tǒng)，不僅是計算機(jī)的應(yīng)用問題，而且涉及到校園文化、師生員工對信息技術(shù)的心理接受程度等問題。因此系統(tǒng)的開發(fā)不僅要勇于采用先進(jìn)的信息技術(shù)，更要維護(hù)系統(tǒng)所提供的服務(wù)內(nèi)容的科學(xué)性。
三、系統(tǒng)開發(fā)和構(gòu)建
高校知識管理系統(tǒng)內(nèi)涵豐富，系統(tǒng)主要包括高校知識管理技術(shù)、工作流程和綜合模型等部分，其中高校知識管理技術(shù)是支撐，工作流程是范式，綜合模型是基礎(chǔ)。
(一)高校知識管理技術(shù)
知識管理技術(shù)是一個較為廣泛的概念，是指能夠協(xié)助人們獲取知識、分享知識、應(yīng)用知識以及創(chuàng)新知識的基于計算機(jī)的現(xiàn)代信息技術(shù)。計算機(jī)通信網(wǎng)和Web技術(shù)為學(xué)校知識管理平臺系統(tǒng)的實現(xiàn)提供了寬泛的背景條件。
現(xiàn)代信息技術(shù)是知識管理產(chǎn)生的催化劑，也是知識管理得以有效實現(xiàn)的基本前提。高校知識管理涉及到的信息技術(shù)非常多，其中Intemet、Intranet、Extranet構(gòu)成教育知識管理的信息技術(shù)平臺，是學(xué)校知識管理的基本條件。
(二)高校知識管理工作流程
從高校知識管理工作流程層面看，主要包括以下六個步驟：
第一步是知識獲取的過程，其主要任務(wù)是通過系統(tǒng)把高校教師已有的知識包括經(jīng)驗、事實、規(guī)則等，從大腦中或書本中總結(jié)和抽取出來并轉(zhuǎn)換成某種形式。而后通過信息搜索獲取有關(guān)學(xué)生信息、教學(xué)信息、教育資料的信息材料，對分散的紛繁無序的大量資料進(jìn)行科學(xué)的收集；通過知識編碼將師生頭腦中和交流中產(chǎn)生的知識編碼化，使之成為可視化信息，并通過群體協(xié)作、過濾和語義技術(shù)，將隱性知識編碼化；通過行為記錄對教學(xué)活動進(jìn)行跟蹤、捕捉、記錄，找出師生的知識缺陷。將這三種不同信息全部匯集到信息數(shù)據(jù)庫中。這里所涉及的一個難點(diǎn)是隱性知識的編碼并公開化，可采用知識捕獲技術(shù)，通過提供合適的語言、格式、模板和模式來支持公開化的過程。傳統(tǒng)的捕獲知識的工具包括文字處理、電子表格、電子郵件和有關(guān)軟件。更新的技術(shù)諸如聲音識別、分享工作空間、可視會議將被用來支持知識獲取。理想的知識捕獲技術(shù)支持其他知識生命周期單元，例如，搜集有關(guān)文獻(xiàn)信息及其產(chǎn)物——如作者、原始數(shù)據(jù)、技術(shù)使用的類型以及版本管理、合著者、連接相關(guān)文件等。諸如索引、文摘、綜合和重新分類等組織處理形式在知識捕獲期間可以得到很好的應(yīng)用。"
第二步，高校知識管理系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫對匯總的信息進(jìn)行初步的整理、分類，并將之儲存在數(shù)據(jù)庫中。這一步主要是對獲取的信息條理化、結(jié)構(gòu)化，并按領(lǐng)域、學(xué)科、局部、全局、一般和例外等，對知識進(jìn)行分類、編碼，以形成計算機(jī)容易存取的模式存放于數(shù)據(jù)庫中。由于信息本身的復(fù)雜性，獲取的信息可能以數(shù)字、文字、圖像、音訊等各種形式表述，在計算機(jī)中無法用統(tǒng)一的信息存貯模式，這就需要對各種表述的信息重新進(jìn)行整理、編碼，并轉(zhuǎn)化成師生容易理解的表述形式進(jìn)行分類存貯，同時建立相關(guān)條目的邏輯鏈接關(guān)系，以實現(xiàn)知識的快速搜索和存取。
第三步，通過知識加工模塊從分類數(shù)據(jù)庫中挖掘有用信息，對知識進(jìn)行分析過濾，找出關(guān)聯(lián)，使之成為有價值的知識并存人倉庫中，知識倉庫中存放的是結(jié)構(gòu)化的動態(tài)關(guān)聯(lián)知識模塊，并自動生成知識圖，顯示在知識桌面平臺上，在此基礎(chǔ)上還應(yīng)建立專家系統(tǒng)和知識資產(chǎn)管理系統(tǒng)。
第四步，知識傳遞模塊里，知識倉庫中的知識被再加工，根據(jù)師生不同需求，被重組、整合成新的關(guān)聯(lián)體，通過知識桌面平臺傳遞給師生。
第五步，師生在獲得知識的過程中和過程后，又會產(chǎn)生新的知識行為，最終會以某種形式被吸納到信息數(shù)據(jù)庫中，這就又開始了一次知識管理循環(huán)。當(dāng)行為記錄模塊偵測到師生的知識缺陷時，將通知傳遞中心，傳遞中心將此看作一個新的知識需求，從知識倉庫中提取相應(yīng)的內(nèi)容提供給師生。知識傳遞中心要解決的問題是師生怎樣獲得他們需要的知識，其特點(diǎn)是按需傳遞。師生提出各自的知識需求，知識傳遞中心從知識倉庫提取匹配的知識進(jìn)行組合；另一方面，當(dāng)系統(tǒng)檢測到師生的某些知識缺陷，會將相應(yīng)的知識內(nèi)容或知識路徑通過傳遞中心提供給師生。
第六步，一個流程監(jiān)控模塊貫穿于知識管理活動的始末，監(jiān)控每個功能模塊的工作狀態(tài)是非常必要的。密切監(jiān)視知識加工的各個環(huán)節(jié)，包括知識的收集、挖掘、分析、重組、整合、分配等，及時發(fā)現(xiàn)問題，確保知識流的暢通無阻，一旦發(fā)展異常，便向知識管理人員報警，也可在一定程度內(nèi)自動排除異�，F(xiàn)象。
(三)高校知識管理綜合模型
建立高校知識管理綜合模型，包括知識管理基礎(chǔ)平臺、知識處理過程、促進(jìn)機(jī)制和知識共享與創(chuàng)新等部分，前兩者為整個系統(tǒng)提供技術(shù)支持，屬于“硬件”部分，促進(jìn)機(jī)制在于為所有組織成員提供一個“軟”環(huán)境，他們的目的都在于促進(jìn)高校知識的共享與創(chuàng)新。
1．知識管理基礎(chǔ)平臺
建立以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐的高校知識管理基礎(chǔ)平臺，能為教職員工提供知識交流的平臺，為知識共享提供友好的界面。校園網(wǎng)及分布于不同物理位置的數(shù)字化設(shè)備，是構(gòu)建數(shù)字化校園的重要基礎(chǔ)設(shè)施，既可面向校內(nèi)外開放，也可以將校園的專有成份納人系統(tǒng)之中。為了推進(jìn)高校知識管理的進(jìn)程，必須建設(shè)一個寬帶、高速、可靠、安全、有線和無線相結(jié)合、遍布校園各個角落的多媒體網(wǎng)絡(luò)平臺，并將其作為溝通組織內(nèi)部各個部門的橋梁，為教師和學(xué)生提供便利而有效的獲取信息的手段。同時做好接口，實現(xiàn)與校外網(wǎng)站的有效連接，以充分利用國際、國內(nèi)的信息資源，實現(xiàn)校內(nèi)外資源的有效流通，讓知識流動起來，建立遞增收益網(wǎng)絡(luò)。知識管理基礎(chǔ)平臺不僅包括各種知識管理工具，如搜索引擎工具、信息交流工具、數(shù)據(jù)庫和知識庫管理系統(tǒng)等等，還包括各種各樣的知識資源庫。
2．知識處理過程
知識管理處理過程是整個知識管理的核心。知識處理過程一般包括六個層次：知識收集、知識挖掘、知識分析、知識利用、知識重組和知識發(fā)展，這是一個循環(huán)往復(fù)的過程。
3．促進(jìn)機(jī)制
促進(jìn)機(jī)制的建立是高校知識管理得以長期開展并發(fā)揮作用的保證，是整個知識管理系統(tǒng)能否朝著良性運(yùn)行的重要前提。知識管理是價值觀和管理思想的變革，它以信息技術(shù)為基礎(chǔ)卻又不僅限于信息技術(shù)，因此知識處理中由組織和文化空間所確定的知識轉(zhuǎn)移和創(chuàng)新的環(huán)境是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，其更大的挑戰(zhàn)是價值觀和管理觀念的創(chuàng)新。
高校知識管理的創(chuàng)新能力很大程度上取決于學(xué)校的組織文化，它要求改革傳統(tǒng)的學(xué)校組織文化，營造開放和信任的氛圍，打破信息流動的界限。針對學(xué)校組織的這種特殊性，筆者認(rèn)為應(yīng)主要從管理方式、校園文化以及教師知識管理等方面人手構(gòu)建學(xué)習(xí)型高校，為教職員工提供便利的知識交流的設(shè)施和環(huán)境。
4．知識共享與創(chuàng)新
知識只有在得到共享之后，才能與知識的擁有者——高校組織中的個人相對獨(dú)立。這樣，即使高校中的某些人離開，他們的知識也會留存在組織中。另外，在知識的共享過程中，教職工可以發(fā)現(xiàn)對自己有用的知識，有利于知識的創(chuàng)新。
有效的知識管理要求高校的領(lǐng)導(dǎo)層把集體知識的共享和創(chuàng)新視為贏得競爭優(yōu)勢的支柱，給教職員工創(chuàng)造有利于他們進(jìn)行知識共享的環(huán)境。盡管在學(xué)校內(nèi)部共同分享知識，從許多方面來說也是一個巨大的挑戰(zhàn)，迎接這一挑戰(zhàn)并形成良性循環(huán)機(jī)制，則意味著學(xué)校管理走上了一個新的臺階。
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