檔案管理規(guī)章制度[匯編15篇]

　　隨著社會不斷地進步，很多地方都會使用到制度，制度是指在特定社會范圍內(nèi)統(tǒng)一的、調(diào)節(jié)人與人之間社會關系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規(guī))、戒律、規(guī)章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認可的非正式約束、國家規(guī)定的正式約束和實施機制三個部分構成。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編幫大家整理的檔案管理規(guī)章制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

檔案管理規(guī)章制度1

　　一、 凡公司各個基層單位、部門在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定向本單位檔案管理部門移交，集中管理，任何單位和個人不得將檔案據(jù)為已有。

　　二、各基層單位、部門領導應重視各自單位文件資料的管理和檔案立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

　　三、各基層單位、部門的檔案管理工作由行政管理部負責監(jiān)督和指導。

　　四、歸檔內(nèi)容

　　1、 凡是反映本單位、本部門工作活動、具有查考利用價值的原始文件材料（文字、圖表、聲像等）均屬歸檔范圍。

　　2、 各基層單位、部門應歸檔的文件材料。

　　3、 黨和國家領導人及上級單位有關領導視察、檢查本單位工作時有特殊保存價值的重要指示、講話、題詞、照片和錄音、錄像等聲像材料及登載相關內(nèi)容的報刊。

　　4、 股東會、董事會、年度工作會議、總裁辦公會、項目論證會、業(yè)務專題會議等重要會議的會議紀要、記錄的成套文件材料以及會議形成的聲像材料等。

　　5、 頒發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

　　6、 請示與批復文件。

　　7、 年度工作計劃、總結、參考價值的`考察報告，重要工作匯報材料等。

　　8、領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，來自外單位的與公司有關的文件材料。

　　9、 員工花名冊、員工個人信息檔案、入離公司記錄、勞動合同（協(xié)議）、薪酬制度，以及職務任免、職級評定、績效考核、培訓等人力資源管理工作中形成的文件材料。每年4月做歸檔封存。

　　10、 財務預決算、財務憑證、財務賬簿、相關財務往來協(xié)議、合同等。以上資料以3至5年為期限視情況做存檔。

　　11、組織機構、人員編制，各基層單位、部門批準執(zhí)行的規(guī)章制度。

　　12、 企業(yè)歷史沿革，包括企業(yè)簡介、大事記、反映企業(yè)重要活動、事件的剪報、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物宣傳冊及展覽照片、錄音、錄像等文件材料。

　　13、 月度（或季度）的工作綜述、項目動態(tài)等文件材料的定稿，編印的企業(yè)要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物（企業(yè)報、企業(yè)雜志等）的定稿、樣本。

　　14、 解決法律糾紛問題形成的文件材料。

　　15、 企業(yè)所有對外簽訂的各種合同、協(xié)議書。

　　16、 固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證。

　　17、 在購置大型辦公設備中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙、使用說明書等設備資料。

　　18、 審計、考核及接受上級單位檢查等活動中形成的重要文件。

　　19、 外單位與本企業(yè)的工作來往文件等。

　　五、 歸檔要求

　　1、 公司各基層單位、部門應在每年三月底以前將上年度已辦理完畢、

　　需歸檔的文件材料整理、鑒定、立卷，定期向檔案管理部門移交。

　　2、 公司各基層單位、部門必須嚴格遵守歸檔制度，在接收相關文件后的`3個工作日內(nèi)做好文件資料原件的歸檔工作，不得無故延期或不移交應歸檔的文件材料。不能及時歸檔的，或無法原件存檔的，要做出相應說明。如因工作需要還需使用相關文件，應按先立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

　　六、檔案的鑒定與銷毀

　　1、 行政管理部對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，提出存毀意見，經(jīng)企業(yè)有關領導批準后，按規(guī)定進行銷毀。

　　2、 任何組織或個人非經(jīng)允許無權隨意銷毀公司檔案材料。若按規(guī)定需要銷毀時，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，檔案管理人員要認真填寫、編制銷毀清單，經(jīng)報總裁批準后方可銷毀。

　　七、 檔案的借閱

　　1、 公司各部門因工作需要，員工借閱本部門的業(yè)務檔案需到行政管理部填寫檔案借閱單，經(jīng)直接上級批準后方可借閱。

　　2、 公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門主管同意或公司領導批準。

　　3、 機密檔案的借閱需經(jīng)總裁（或分管副總裁）批準。

　　4、 借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，檔案管理人員要及時對歸還的檔案進行檢查和清點，并在登記薄上注銷借用記錄。

　　5、 借閱的檔案不得泄密、涂改、勾畫、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)相關領導批準。

　　6、 借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　7、 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，將由行政管理部視情況給予經(jīng)濟處罰。

　　8、 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應報相關領導批準，且按公司有關保密規(guī)定辦理。

　　9、 公司人員崗位調(diào)動時，必須將借閱的檔案及時歸還。否則，人事專員有權拒絕辦理調(diào)崗手續(xù)。

檔案管理規(guī)章制度2

　　1、在辦公室主任的領導下，負責檔案室的全面工作。

　　2、負責組織學習、傳達、貫徹黨和國家有關檔案工作的規(guī)定。

　　3、負責制訂檔案工作的工作計劃、管理辦法、規(guī)章制度等檔案工作規(guī)范。

　　4、負責集中統(tǒng)一管理學校各種門類和載體的檔案、資料，確保檔案的`安全。

　　5、根據(jù)所保管的檔案資料情況和工作需要，編寫適用的檢索工具和參考資料，積極主動為學校各項工作服務。

　　6、負責做好檔案的口常查、閱、借工作，對全校檔案工作人員進行培訓和業(yè)務指導。

　　7、按有關規(guī)定，及時做好檔案的收集、整理、統(tǒng)計、保管、移交、銷毀等工作。

檔案管理規(guī)章制度3

　　檔案保管制度

　　一、綜合檔案室負責全院檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關部門按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。

　　二、實行科學管理，檔案庫房內(nèi)櫥具、設備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統(tǒng)，編號科學規(guī)范、查找方便。

　　三、定期對檔案進行檢查、修復、整理，保持整潔完好。

　　四、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備，室藏檔案必須賬物相符。

　　檔案借閱制度

　　一、查閱檔案時，首先由借閱人認真填寫查閱檔案登記簿。

　　二、查閱檔案只限于有關內(nèi)容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。

　　三、如因工作需要借出檔案時，要辦理借閱手續(xù)，用完后按期歸還，不得轉借他人使用。對所借的檔案妥善保管，不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復制，要經(jīng)檔案室同意，重要內(nèi)容須經(jīng)院辦公室主任批準。在借閱期間發(fā)生的一切問題，一律由借閱人負責。

　　四、醫(yī)院檔案主要供本院利用，院外單位或個人需查閱時，應持介紹信，重要內(nèi)容的材料需經(jīng)院辦公室主任批準后，方可查閱。

　　檔案立卷歸檔制度

　　一、凡記錄反映本院職能活動情況、具有日后查考利用價值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。

　　二、各部門兼職檔案員應根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號，填寫卷內(nèi)目錄，擬出案卷標題，裝訂。

　　三、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡明扼要，正確反映卷內(nèi)內(nèi)容，由檔案室統(tǒng)一書寫。

　　四、凡立卷材料必須紙質優(yōu)良，規(guī)格統(tǒng)一，書寫規(guī)范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復寫紙復寫。對不符合要求的要返工重制。

　　五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務。

　　檔案鑒定與銷毀制度

　　一、對檔案要認真進行鑒定，確無保存價值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。

　　二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領導地進行。在院辦公室主任的`主持下，由綜合檔案室和有關立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負責檔案的鑒定、銷毀工作。

　　三、經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊，經(jīng)院有關領導批準后，方可銷毀。

　　四、銷毀檔案時，必須由二人以上在指定地點監(jiān)銷，監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。

　　五、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。

　　檔案庫房管理制度

　　一、檔案庫房門窗牢固，及時關閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。

　　二、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同。

　　三、庫房要配備好“六防”設施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內(nèi)嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他物品。

　　四、庫房內(nèi)櫥具排列要整齊合理，要經(jīng)常打掃和擦拭，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。

　　五、做好室內(nèi)外溫濕度記錄，除濕，降溫。

檔案管理規(guī)章制度4

　　第一章 總 則

　　第一條 為了加強公司各類檔案的系統(tǒng)管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為公司各項工作服務，結合公司實際情況，特制訂本制度。

　　第二條 凡公司、各部門在工作中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須集中管理，任何部門、和個人不得據(jù)為已有。

　　第二章 檔案管理體制

　　第三條

　　1、統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行統(tǒng)一管理，任何部門和個人不得把公司檔案資料據(jù)為己有。

　　2、保守秘密原則：員工都有保守檔案秘密的義務，維護公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的檔案機密。

　　第四條 公司檔案分為：文書檔案、財務檔案、各項規(guī)章制度檔案、工程技術檔案各項目資料、圖紙資料、建設工程、拆遷檔案等其他資料。

　　1、與公司財務有關的資料由財務部保管。未經(jīng)董事長許可，任何人不可動用。

　　2、有關文書、各項規(guī)章制度方面的資料，由辦公室保管。

　　3、設計方案、施工圖、設計變更、監(jiān)理、洽商、設備廠家的資質文件及其往來資料以及設計院、勘察單位之間往來資料、采購的設備、材料說明書、檢驗報告、質量保證書等，由工程部自行歸檔保管。

　　4、銷售部方面資料：由銷售部保管對外簽定的廣告、策劃合同等。銷售人員在合同簽署完畢后，辦公室應保留一份售樓商品房合同樣本，永久保存。

　　5、前期部方面資料：項目立項申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復函、證件等前期技術資料，由前期部自行歸檔保管。

　　6、拆遷部方面資料：征地、拆遷批復等文件資料，由拆遷部自行歸檔保管。

　　7、各部門向辦公室移交檔案時，應同時移交相關文件的電子文檔。歸檔范圍外的請示、

　　報告、計劃、總結及一些重要資料復印件等由各部門自行保管。

　　第五條 各部門形成的文件材料等由本部門負責歸檔管理，辦公室有責任對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。

　　第六條 因工作變動或因故離職時，應將文件材料交接清楚，才能離職。

　　第三章 檔案的歸檔范圍

　　第七條 凡是映公司工作活動、具有查考利用價值的公文、圖紙、合同、技術資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。

　　1、部門含部門以上的各種計劃、方案、規(guī)劃，各種重決議和各種重要通知、通報，及各種公文、會議紀要、事記等。

　　2、各種工程圖紙、設計變更通知書等工程資料。

　　3、各類工程檢測、鑒定報告。

　　4、各種協(xié)議書、合同書，各種技術資料，和各種設備檔案及說明書。

　　5、公司年初財務預算報告及年終財務報告，各種財會報表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。

　　6、公司各種審計報告、資產(chǎn)評估報告。

　　7、公司各種管理規(guī)章制度。

　　8、公司各種注冊、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。

　　9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價值的電子文檔。

　　10、公司的重奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和具有重要價值的社會活動，及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。

　　11、公司發(fā)展事記，和董事長親自起草或修改的重要文稿。

　　12、其他需要歸檔的重要文件。

　　第四章 檔案的借閱管理辦法

　　第八條 凡需借閱公司檔案者，均須填寫《檔案借閱審批單》，簽批后方能借閱。

　　第九條 借閱的檔案密級與領導簽批

　　1、公司各部門因工作需要，借閱、查閱需辦理相關手續(xù)，經(jīng)部門經(jīng)理簽字，董事長助理或

　　總經(jīng)理審批后，可辦理借閱、查閱手續(xù)。

　　2、重要檔案及財務檔案，須由董事長批準，方可借閱。

　　第十條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，依據(jù)《檔案借閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的`完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復制，須經(jīng)董事長助理或總經(jīng)理批準。歸還的檔案要進行檢查、清點，經(jīng)檢查無誤方可辦理手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告主管領導。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

　　第十一條 公司檔案借閱查閱只供公司內(nèi)部各部門。檔案借閱時間為3天，如需延長，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員須及時催還。借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量，承擔一切賠償責任。

　　第十二條 借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后，責令其賠償損失。借閱者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄;由于泄漏機密而給公司造成損失者，將按規(guī)定對其進行處罰直至追究其法律責任。在職人員調(diào)離本公司時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。

　　第十三條 加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防潮等工作,定期檢查檔案保管工作。

　　第五章 檔案的銷毀

　　第十三條 辦公室每年對公司檔案進行一次清理，清除不必要保存的資料。

　　第十四條 對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料，經(jīng)辦公室確認，報董事長助理、總經(jīng)理審批，并進行登記后予以銷毀。

　　第十五條 銷毀時要有二人監(jiān)督，銷毀檔案須使用碎紙機或焚燒的方式，嚴禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。

　　第六章 罰 則

　　第十六條 有下列行為之一，視情節(jié)輕重，給予100元-5000元罰款處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：

　　1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。

　　2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。

　　3、涂改、偽造檔案。

　　4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。

　　5、未按手續(xù)辦理借閱，外帶者或越級查閱者檔案管理者同罰。

　　6、泄露公司檔案機密者。

　　7、其他危害公司利益的行為。

　　第二七條 本制度由辦公室負責解釋、補充。 對未盡事宜，辦公室隨時調(diào)整更新。

檔案管理規(guī)章制度5

　　一、學校檔案管理工作是學校管理工作的重要組成部分，、檔案管理人員要有強烈的責任感，嚴格執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，迅速準確地收繳并把各類信息、資料、文件歸檔保存。

　　二、凡能反映教育教學管理、教學活動的真實面貌，凡是具有憑證和信息查找價值的各種文字圖表、影像等不同形式的歷史記錄，必須要妥善保管。

　　三、歸檔范圍。

　　1、上級機關頒發(fā)的與本單位直接有關系的學年或學期指導性文件。

　　2、每學期師生花名冊。

　　3、各年級組、班主任、教研組、個人的學年或學期工作計劃、總結、論文、獲獎材料等。

　　4、德育材料、各種統(tǒng)計資料、班主任工作手冊等。

　　5、學校各部門制度。

　　6、學校教育教學的剪報、簡報、錄象、錄音、圖片等。

　　7、其他與教學活動有關的重要資料。

　　四、學校各部門上交教務處的教學資料必須充分、準確、完整。須歸檔的必須用碳素墨水或檔案墨水，以利檔案永久保存，計劃、總結、方案、統(tǒng)計表等材料必須打印。

　　五、對檔案材料要分門別類，歸檔立卷，分類編號，以利保管查閱。立卷時要做到標題明確，格式正確、字跡工整清楚，頁碼準確，目錄與卷內(nèi)文相符。

　　六、重要文件、秘密文件除規(guī)定可以翻印或學校主管部門同意翻印外一律不準翻印和載抄、借閱。

　　七、借用檔案時，重要文件必須校長同意，一般性資料如學生學籍，家長情況、成績統(tǒng)計等可由借閱人直接與教務員聯(lián)系，但要寫好借條登記按時歸還。

　　八、借閱人不得將其文件資料轉借、拆散損壞、涂改、遺失。否則追究責任。

　　九、外單位人員不得查閱有關資料，經(jīng)學校同意方可借閱。

　　十、有關人事檔案的內(nèi)容不得向無關人員談論、泄露。

　　十一、采取保護措施，定時投放樟腦丸等以保證檔案材料無蟲蛀、霉變。

　　十二、所有檔案資料必須擺放整齊，按類整理，注意保持檔案室的清潔衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙。

　　十三、檔案材料要進行編目登記，便于使用時查找。

　　十四、學校教學用書、教學材料一定要妥善保管。教師使用時一定也要及時發(fā)放、回收，不得遺失。

　　十五、若教務員變動，必須將全部文件材料及有關業(yè)務事宜交代清楚，嚴格辦好交接手續(xù)。

　　一、檔案工作是學校工作的重要組成部分，學校所有工作部門均應按照上級教育部門和的規(guī)定進行檔案的收集、整理、歸檔等工作。

　　二、凡本學期的檔案，原則上由行政、德育、教學、總務、安全辦分塊建檔，每學期末，統(tǒng)一匯總交學校檔案室歸檔管理。學校檔案室工作目前由辦公室分管。

　　三、行政辦公室、教務處和政教處必須明確專人分管本部門工作。如有人員調(diào)動，必須做好移交工作，檔案管理員和各處、室負責檔案工作的人員，應熟悉有關檔案工作的規(guī)定的業(yè)務，及時、認真、規(guī)范地做好檔案工作，并做好歸檔記錄。

　　四、學校檔案室的檔案材料原則上不得外借，查閱檔案必須在檔案室內(nèi)進行。特殊情況須經(jīng)校長同意才能借出檔案室外，并于當天歸還。

　　五、借閱檔案要履行借閱登記手續(xù)。檔案必須整本借閱，不得散借，摘錄檔案內(nèi)容需征得管理員同意。

　　一、分管領導職責

　　1、分管領導負責機關檔案工作的全面領導，確保學校檔案工作的宏觀建設，努力提高檔案工作科學管理水平，確立檔案為學校和部門服務思想。

　　2、把檔案工作列入學校議事日程，納入目標管理，定期研究、檢查、督促，確保完成檔案工作任務。

　　3、根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作要求，支持、解決檔案管理工作中所需的人力、財力、物力。

　　4、關心檔案室和檔案工作人員的工作、學習，表揚和獎勵作出貢獻的檔案人員，以促進、提高檔案人員的政治、業(yè)務素質和工作積極性。

　　二、檔案管理人員職責

　　1、宣傳貫徹《檔案法》及黨和國家有關檔案工作的方針、政策和規(guī)定，熱愛檔案工作，努力學習檔案專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務水平。

　　2、建立健全檔案工作制度，規(guī)劃草擬本學校檔案工作計劃和管理制度，并認真貫徹執(zhí)行。

　　3、按規(guī)定做好文書檔案的工作和平時的歸檔工作。

　　4、集中統(tǒng)一管理本學校全部檔案，做好各類檔案及有關資料收集、整理、鑒定、統(tǒng)計工作。

　　5、熟悉本學校室藏檔案，積極開展檔案的利用工作，熱情接待查檔人員，按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，注意掌握利用效果的收集，編制必要的檢索工具和參考資料。

　　6、認真做好庫房管理，維護檔案的完整、安全。

　　7、開展檔案行政執(zhí)法檢查，對違反《檔案法》的行為予以制止，并及時向領導匯報，提出處理意見。

　　8、完成領導和上級檔案部門交辦的有關檔案業(yè)務工作。

　　三、兼職檔案人員職責

　　1、嚴格遵守相關檔案法律法規(guī)，協(xié)助專職檔案員在學校開展檔案法律法規(guī)學習宣傳活動，增強全體教師歸檔意識。

　　2、認真參加學校年度文件材料歸檔等檔案業(yè)務活動，注意收集本部門工作所產(chǎn)生的檔案材料，依照分類隨時歸入有關卷夾盒內(nèi)。

　　3、每學期末按照要求對本部門所收集的檔案進行整理、裝訂，并向檔案室移交。

　　一、學校檔案實行統(tǒng)一領導、綜合管理、專人負責的管理辦法，任何處室和個人不得將檔案據(jù)為已有。

　　二、檔案室做到專室、專柜、專夾，配備必需的工作設施，任何處室和個人不得挪措檔案室設備。

　　三、按照《檔案法》和檔案工作程序，嚴格做好檔案的鑒定、立卷、登記、歸檔、移交、銷毀等工作。

　　四、學校干部職工查閱檔案要認真履行借閱登記手續(xù)，不得損壞，散開漏頁，劃圈涂抹，并按期歸還。

　　五、學校檔案不向外人借閱，特殊情況需經(jīng)學校檔案工作領導小組負責人簽字同意方可辦理，但必須在閱文室內(nèi)并在專職檔案人員的監(jiān)督下抄錄有關內(nèi)容或出具有關證明。

　　六、定期做好檔案的統(tǒng)計、分析和編研工作，要圍繞工作的需要和針對本校各處室工作的特點，編制出有使用價值的資料匯集及檢索工具，最大限度地發(fā)揮其綜合效益。

　　七、經(jīng)常性地做好庫房管理工作，嚴格做到防火、防潮、防鼠、防蟲、防塵和防止有害氣體及微生物對檔案的侵蝕，學校檔案工作領導小組要定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時補救。

　　八、做好安全保衛(wèi)、防特、防盜工作。嚴格值班制度。因保管不善造成檔案丟失或毀壞的，要追究有關人員法律責任。

　　一、檔案保密制度

　　1、嚴守黨和國家有關保密的工作規(guī)定，杜絕以各種形式泄露檔案材料中有關保密的內(nèi)容。

　　2、各類檔案材料必須指定政治上可靠，工作責任心強的專（兼）職人員進行集中管理。

　　3、嚴禁私自將檔案資料帶出檔案室，需保密的檔案資料的借閱，必須履行審批手續(xù)。

　　4、經(jīng)批準銷毀的'檔案材料和不需要歸檔的材料，應指定專人進行銷毀，不得當廢紙?zhí)幚怼?/p>

　　5、檔案工作人員要嚴守工作崗位，堅持下班、外出時認真清理、存放好檔案和關窗、落鎖制度。

　　6、檔案人員一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料有丟失情況時，要及時向有關領導和部門報告，采取措施進行查找，并追查責任。

　　二、立卷歸檔制度

　　1、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔，并按有關規(guī)定向檔案室移交，任何部門和個人不得占為己有或擅自處理。

　　2、學校檔案室的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年五月份進行立卷歸檔；教學、學籍檔案材料每學年結束后立卷歸檔。科技檔案、基建、科研檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。

　　3、學校檔案分為永久、30年、10年三個保管期限。

　　4、卷內(nèi)文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果；發(fā)文應有定稿、印本、附件；來往文書應有請示、批復；處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處分結果。

　　5、卷內(nèi)文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批復在前，請求在后。各類案卷均要填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件要編寫張次號。歸檔的文件材料要字跡清楚，紙質優(yōu)良、簽署完備。不準用鉛筆、園珠筆和復寫紙書寫，并拆除卷內(nèi)金屬物。

　　6、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面填寫要字跡工整清潔。

　　7、文件材料歸檔后，檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記，做到排列有序，并按年代和保管期限編號。

　　8、歸檔文件目錄分保管期限裝訂并編制目錄。

　　三、檔案保管制度

　　1、檔案庫房需保持適宜溫濕度，適時通風降溫。

　　2、檔案庫房須安裝防盜門，防盜窗和雙保險鎖，庫房照明必須使用白熾燈。

　　3、嚴禁在庫房吸煙，嚴禁存放易燃易爆物品用其他物品。對庫內(nèi)照明線路要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時搶修，防止短路引起火災。

　　4、做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

　　5、要堅持定期對檔案資料進行檢查、清理、核對工作，如發(fā)現(xiàn)問題，立即向領導報告，對破損或褪變檔案應及時進行搶救處理。

　　6、檔案庫房要經(jīng)常打掃，保持清潔，嚴禁將有害物質帶入庫房。

　　7、檔案室管理人員進出檔案室應隨手關門，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得隨意入內(nèi)。

　　四、檔案查閱制度

　　1、積極開展檔案的利用工作，改善服務態(tài)度，提高服務質量，滿足各方面的查檔需求，充分發(fā)揮檔案在社會主義兩個文明建設中的作用。

　　2、檔案人員要熟悉家底，了解需求，掌握規(guī)律，做到主動、及時、準確提供利用。

　　3、本單位工作人員查閱其所屬業(yè)務檔案，需經(jīng)辦理登記手續(xù)后，方可查閱并有責任及時將查閱檔案利用效果反饋給檔案室。

　　4、凡外單位查檔者必須持有該單位的介紹信，注明查檔內(nèi)容和用途，履行登記手續(xù)，經(jīng)有關領導同意的方可查閱。

　　5、檔案一般不許外借，確因工作需要經(jīng)有關領導同意，辦理借閱手續(xù)，方可借出。但必須按期歸還。如超過規(guī)定時間還需借用，應辦理續(xù)借手續(xù)。

　　6、凡查、借閱者對所查借閱的檔案材料，應確保安全、完整，不得撕毀、拆卷、劃線、打圈、涂改、剪頁、水濕、煙燒，以保證檔案的完好無損。

　　7、利用者必須遵守保密規(guī)則，所查、借閱的檔案材料，未經(jīng)有關領導同意，不準復制、拍照和對外公布。凡摘抄的有關檔案材料，用后一律交檔案室保存。

　　8、借閱歸還檔案時，檔案管理人員必須當面清點。

　　9、如遇借閱人員將檔案丟失，應及時報告檔案室，寫出書面材料，利于采取補救措施。

　　五、學校檔案的鑒定、銷毀和移交制度

　　1、學校檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門關于檔案鑒定的規(guī)定，認真做好檔案的鑒定工作。

　　2、失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見，并填寫銷毀清冊，報學校領導和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀。

　　3、銷毀時應指定二人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字，方可執(zhí)行銷毀。

　　4、檔案專（兼）職人員因工作變動，需辦移交手續(xù)時，應將全部檔案材料清點后，交予新的負責檔案工作的專（兼）職人員。

　　5、交接檔案材料必須嚴格履行手續(xù)，有關人員簽字，并注明交接時間，案卷數(shù)目等，以備查考。

　　一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主，防治結合”的原則，做好檔案室的管理工作，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。

　　二、檔案管理人員必須堅持值日值班制度，堅持每天下班前檢查門窗是否關好，電源開關是否關閉。對所保管的案卷，半年進行一次抽查，年終進行一次全面檢查。嚴禁在檔案室抽煙、吐痰。外來人員未經(jīng)許可不得進入檔案室。

　　三、新接收的檔案資料，必須經(jīng)過嚴格核查和消毒處理后才能進庫上架

　　四、值班人員必須做好檔案室內(nèi)外溫濕度記錄，做好溫濕度的調(diào)節(jié)工作（標準溫度為攝氏14—24℃，相對濕度為45%—60%）。

　　五、檔案室設施要經(jīng)常進行檢查，壞了要及時報告或維修，保證各項設施完整正常。

　　六、保持檔案室的清潔衛(wèi)生，堅持做到每周一小掃，每月一大掃。

檔案管理規(guī)章制度6

　　教師業(yè)務檔案是教師教學工作基本情況的重要歷史記錄，其主要內(nèi)容有：教師登記表；統(tǒng)計考核鑒定（包括：考核鑒定表；教學檢查聽課評議情況等）；學術水平包括：論文；教材編寫；科研成果等；專業(yè)技術職務動態(tài)及獎懲情況等，是教學管理工作中的重要檔案之一。

　　1、教師業(yè)務檔案由教務處統(tǒng)一管理，每到學期、學年末，根據(jù)責任制考核情況，結合教師的工作實際進行全面考核，分別由教務處長、教學部填寫相應部分。填寫力求實事求是，公正確切。

　　2、查閱和摘抄教師業(yè)務檔案需經(jīng)領導批準，管理員不得泄露檔案中的有關內(nèi)容。

　　3、核簽的.教師業(yè)務檔案所載內(nèi)容，任何人不得隨意涂改和更換。

　　4、教師調(diào)離學校時其業(yè)務檔案并入本人人事檔案隨調(diào)，學校教務處可保留其業(yè)務檔案的復印件作為教學資料妥善保存。若有單位外調(diào)情況時，憑介紹信允許抄錄。

　　5、教師業(yè)務檔案屬永久性保存，必須妥善保管，防止蛀爛，填寫時一律用鋼筆或毛筆，字跡清楚工整。

　　6、教師業(yè)務檔案是記載衡量教師教學工作實績和水平的原始資料，也是教師晉級、提干、職稱評定的重要依據(jù)，應嚴格手續(xù)，認真對待，不得弄虛作假、含糊敷衍或丟失。

檔案管理規(guī)章制度7

　　一、村檔案工作是村管理工作的重要組成部分。建立健全村種類檔案，目的主要在于為村領導和上級有關領導部門分析、總結、部署及調(diào)度村工作和對村工作做出決策，提供準確、可靠的依據(jù)。村要成立檔案管理領導小組，設立專（兼）職檔案管理員，認真貫徹實施檔案法，抓好村的檔案建設。

　　二、村建立綜合檔案室，統(tǒng)一存放各種門類的檔案，包括文書檔案、會計檔案、基建檔案、榮譽檔案、學籍檔案、村民檔案、特殊載體等。

　　三、檔案室要制定檔案文件資料收集細目，檔案員要按照這一細目全面及時地搜集各類檔案資料，并定期征集歸檔、建檔。

　　四、建立健全并認真落實好檔案工作的各項規(guī)章制度，包括歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱利用制度、鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度及監(jiān)督檢查制度等。有檔案達標計劃，使村檔案管理工作走上規(guī)范化、制度化、科學化。

　　五、嚴格完善歸檔制度。檔案員和各處組室要按照國家檔案部門統(tǒng)一規(guī)定的規(guī)格和要求，明確歸檔范圍，及時搜集立卷，嚴格立卷質量和保管期限。

　　六、檔案員要認真學習檔案法規(guī)和處理程序，熟悉村各方面的工作，加強檔案業(yè)務訓練，努力提高自己的業(yè)務水平和管理水平。

　　七、檔案員要按時向上級主管部門呈報各類報告，做好各類檔案檢查準備工作。

　　八、村內(nèi)人員借閱業(yè)務性檔案，須經(jīng)有關領導同意后方可查閱，并辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。村外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)村主要負責人批準后方可查閱檔案。查閱者未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的'材料，必須經(jīng)檔案室人員仔細核對簽署意見。

　　九、健全各種檢索工具，開發(fā)利用現(xiàn)有檔案。不斷挖掘檔案信息，編制各種輔助表冊，擴大利用服務范圍，提高檔案的利用效益。

　　十、加強檔案保密管理。檔案室門窗要加固，備有消防器材，保持整潔、干燥、自然通風，嚴禁吸煙，注意防盜、防火、防鼠、防霉、防蛀，檔案員不得將無關人員帶進檔案室，不得外泄檔案中的機密

檔案管理規(guī)章制度8

　　一、本辦檔案材料（包括音像檔案資料，下同）由綜合科和有關業(yè)務科集中統(tǒng)一管理，任何個人不得私自存放。

　　二、檔案的收集、整理、移出、銷毀必須按《檔案法》和上級檔案管理部門有關規(guī)定辦理，嚴禁擅自銷毀或出售檔案。

　　三、凡是調(diào)閱檔案，一律憑單位介紹信，經(jīng)檔案管理人員審核后，方可提供查閱。

　　四、檔案必須在檔案所在科室內(nèi)查閱，不得出借，如有特殊情況需出借、復印、抄錄等，須經(jīng)分管副主任同意后方可進行。

　　五、嚴禁檔案使用者私自抄錄、復印、涂改、拆開、撕毀檔案。檔案管理人員應當在調(diào)閱者歸還檔案時進行必要的.檢查，確保檔案完好無損。

　　六、本局全體工作人員必須嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、保衛(wèi)制度，杜絕檔案中機密文件和材料遺失、泄密事故的發(fā)生，確保檔案安全。

　　七、檔案存放處要保持清潔衛(wèi)生，存放檔案要井然有序，排列有系統(tǒng)化，以便調(diào)閱。

　　八、檔案管理人員因工作調(diào)動，須按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

檔案管理規(guī)章制度9

　　第一條為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。

　　第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。

　　第三條公司規(guī)劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、

　　第四條調(diào)度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、

　　第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當?shù)?通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

　　第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產(chǎn)運行相關部門及時

　　第七條舊管

　　第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關條款。

　　第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。

　　第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪陀〖��?/p>

　　第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。

檔案管理規(guī)章制度10

　　第一條設立專門的檔案庫房或檔案柜對檔案進行存放、保管，并指派專人負責，做到“專人專柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密，任何人不得擅自進入檔案室，以保證維護檔案的完整性和安全性。

　　第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應科學合理，便于查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

　　第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁柜。

　　第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

　　第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構或企業(yè)移交的檔案后，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務能順利開展。

　　第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時入庫并及時完成檔案匯總統(tǒng)計、登記電子檔工作。

　　第七條各類外借檔案必須嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。

　　第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或復制。

　　一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務，檔案屬于涉及托管人員隱私，未經(jīng)許可不得外借、外傳。

　　二、各類檔案的借（查）閱，必須填寫《檔案借（查）閱申請單》

　　三、個人檔案一律須托管人員本人、或委托書指定的委托人，經(jīng)過相關審批流程后方可借閱。

　　四、外單位來人借（查）本托管人檔案，需持單位《檔案借（查）閱申請單》并經(jīng)科長簽字批準，方可查閱。

　　五、閱檔必須在檔案室，不得攜帶外出，以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管領導批準。

　　六、外借的檔案借閱者必須妥善保管，借閱的檔案只限本人使用，未經(jīng)許可不得擅自轉借、拆開、調(diào)換、污損文件或在文件上圈點、劃字等，要保持檔案的整潔、完整。

　　七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷毀等，應立即知會辦公室進行處置。

　　第五條歸檔范圍：

　　1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

　　2、本公司的請示與上級機關的批復以及對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

　　3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　第六條檔案的借閱與索�。�

　　1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

　　2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

　　3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領導。

　　第六條檔案的銷毀：

　　1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權隨意銷毀公司檔案材料。

　　2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。

　　3、經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

　　一、設備檔案的歸檔范圍

　　(一)設備儀器依據(jù)性文件材料。

　　(二)設備儀器隨機文件室材料。

　　(三)設備儀器運行、維護文件材料。

　　二、設備檔案的.立卷歸檔要求

　　凡重要設備須歸檔的文件材料，在設備進單位時，應嚴格遵守設備開箱驗收制度，驗收時，須由檔案室人員、設備使用部門雙方到場驗收并填寫設備開箱驗收記錄，以保證設備檔案的完整、齊全。驗收完畢交檔案室保管。

　　三、設備檔案的歸檔時間

　　設備檔案的歸檔時間是隨時歸檔。

　　四、設備檔案的立卷要求

　　1、設備檔案文件材料要收集齊全，系統(tǒng)整理，書寫材料優(yōu)良，字跡工整、圖樣清晰、簽署完備，有利于長遠保存。

　　2、案卷裝訂應在組卷、卷內(nèi)文件排列和編目的基礎上進行。

　　3、案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料要折疊成統(tǒng)一幅面，一般以A4圖幅為標準。

　　4、長遠保存的案卷裝訂必須取掉金屬物。

　　5、案卷不裝訂時，其科技文件材料要按照卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序。

　　6、案卷要整齊美觀。

　　五、設備檔案的借閱和保管

　　1、設備檔案應及時歸入檔案室專柜存放。各部門需要查閱時，可按規(guī)定向檔案室借閱，若要復印或常借等，必須經(jīng)分管領導同意，方可實施，任何科室和個人不得將其原始材料占為已有。

　　2、安監(jiān)局檔案室負責設備檔案的監(jiān)督、指導和檢查。

檔案管理規(guī)章制度11

　　一、牢固樹立保密觀念，嚴格遵守黨和國家的保密制度，嚴防失密、泄密事故發(fā)生。

　　二、不得向與工作無關人員談論檔案內(nèi)容，不準用電話、傳真提供密秘級以上檔案。

　　三、凡借閱秘密級以上檔案，須經(jīng)主管領導及檔案館長批準，未經(jīng)批準不得借出、復制或摘抄。

　　四、檔案人員不得隨意丟放、擅自提供、抄錄、公布、損毀、丟失、涂改、偽造或銷毀檔案、絕密檔案要單獨保管。

　　五、密級檔案要經(jīng)常查對，失泄密時要及時上報局主管領導，并對責任者進行追究處量。

　　六、非檔案工作人員不得進入檔案庫房。

　　七、任何人不準私自保存檔案或攜檔案進入公共場所。

　　八、檔案管理人員應熟知本局各類檔案的密級劃分，調(diào)密級檔案時，不少于兩名工作人員。

　　九、檔案在傳遞時應以機密件通過機要通信轉出，或由檔案人員二人以上專呈遞送。

檔案管理規(guī)章制度12

　　為加強公司檔案業(yè)務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達到規(guī)范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：

　　一、檔案管理的范圍

　　本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營活動中形成的包括行政事務、企業(yè)管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財務管理、生產(chǎn)調(diào)度、設備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

　　二、檔案的管理部門

　　公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。

　　三、檔案的分類

　　在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據(jù)公司實際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：

　　1、行政管理。

　　2、人事管理。

　　3、財會檔案。

　　4、生產(chǎn)經(jīng)營管理。

　　5、技術質量安全管理。

　　6、基建檔案。

　　7、外來文件。

　　8、聲像檔案。

　　9、實物檔案。

　　10、其他檔案。

　　財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、賬簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。

　　實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實際情況分成若干小類進行管理。

　　四、歸檔要求

　　1、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。

　　2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。

　　3、存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進行科學分類、立卷和編目編號。

　　4、檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內(nèi)目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

　　5、檔案盒（袋）內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

　　6、文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

　　7、歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即（最遲一周內(nèi)）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

　　五、檔案的查閱和借閱

　　1、查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時歸還。

　　2、查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復制。

　　3、原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：

　�。�1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找。

　�。�2）按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的.，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱。

　�。�3）要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人。

　　（4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

　�。�5）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚。

　�。�6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任。

　　（7）調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　六、檔案的移交

　　檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。

　　七、檔案的保管

　　1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。

　　2、檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。

　　3、檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時向領導報告，并采取補救措施。

　　4、對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。

　　5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關的檔案資料。

　　八、檔案的銷毀

　　公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經(jīng)理批準后予以銷毀。

檔案管理規(guī)章制度13

　　目的作用

　　公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　管理職責

　　行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強對文秘檔案室的業(yè)務領導和工作實務指導。

　　各部門所負責的部門內(nèi)部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項條款要求。

　　文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構，在行政管理部的領導下，其管理的主要職責為：

　　制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。

　　協(xié)助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監(jiān)督。

　　負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構的.移交工作。

　　總結經(jīng)驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務產(chǎn)生收益。

　　歸檔資料的范圍、內(nèi)容

　　計劃性文件資料

　　包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計劃。

　　批示性文件材料

　　包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考核標準、技術標準等；公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。

　　法規(guī)性文件

　　包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標準等文件；公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。

　　公司的重大決議

　　包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。

　　總結性文件

　　包括公司經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結；下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。

　　憑證性材料

　　包括公司各職能部門在經(jīng)營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質量記錄、設備保養(yǎng)維護記錄，以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。

　　匯報性材料

　　包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統(tǒng)計報表、財務報表等；公司領導在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等

　　勞資人事資料

　　包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。

　　調(diào)研性資料

　　包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術經(jīng)濟論證材料等。

　　聲像制品資料

　　包括經(jīng)營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料。

　　證件性文書資料

　　包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

　　饋贈行資料

　　包括上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

　　文件資料的立卷歸檔

　　檔案的收集

　　凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統(tǒng)一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會計歸檔類在年度終結后，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。

　　銀行票據(jù)由財務部立卷留存；各類報表（應收帳報表、銷售報表等）報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務部立卷留存。

　　業(yè)務要貨計劃、往來函等業(yè)務傳真、資料由業(yè)務部立卷留存。

　　各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負責立卷留存；內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。

　　公司員工應注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后，應將相關資料全部移交檔案管理員。

　　立卷歸檔的時間

　　凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

　　對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。

　　立卷歸檔的要求

　　各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

　　移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

　　歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

　　立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內(nèi)容表達出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。

　　填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。

　　立卷應以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。

　　立卷應以同類問題為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

　　立卷應把上級文件于本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。

　　立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

　　文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

　　各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有條件，并保持其完好無損。

　　聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

　　文秘檔案的借閱

　　文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經(jīng)公司領導批準，可查閱無密級檔案。

　　各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領導或原形成檔案得部門領導批準，方可借閱。

　　文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好，不得私自影印、復印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標語，不得轉借，如有**，酌情處罰。

　　對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制件不會有誤。

　　必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

　　文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

　　借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

　　文秘檔案保密要求

　　檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

　　檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。

　　有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領導批準。

　　有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級領導批準。

　　對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

　　外來參觀人員，統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

　　檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

　　企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

　　超期檔案的銷毀

　　對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規(guī)定銷毀。

　　經(jīng)批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

　　銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。

檔案管理規(guī)章制度14

　　為切實加強我單位系統(tǒng)內(nèi)人事、文件檔案的管理，由單位辦公室指定專人對檔案進行分類、整理、保管，結合本單位實際，特制定以下制度：

　　一、檔案工作職責

　　1、搜集、保管檔案、材料，為國家和部門積累檔案史料（含聲像檔案）；

　　2、收集鑒別和整理檔案材料；

　　3、辦理檔案、材料的查閱、借閱和傳遞；

　　4、登記干部職工職務、工資的變動情況；

　　5、為有關部門提供檔案、材料情況

　　一、目的

　　1、為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務,特制定本制度。

　　2、公司檔案,是指公司過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖標、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲象、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　3、公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

　　4、重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。

　　第二章檔案歸檔二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專人負責文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。

　　3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄等。

　　2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

　　3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記

　　4、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　56、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、

　　7、工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造假、工程管理（變更、進度控制、質量空hi）、工程驗收、工程報批資料等。

　　8、合同：原輔料采購、設備采購、工程基建、技術轉移、委托合同、設計合同、其他合同。

　　9、設備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設備；生產(chǎn)部設備、工程部設備、QC部設備等。

　　10、員工培訓：培訓計劃、總結、內(nèi)部培訓記錄、外部培訓報告等。

　　11、供應商檔案

　　四、歸檔時間

　　1、各類證照、批件、商標、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復印件須于文件產(chǎn)生的24小時（一個工作日）內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)。

　　2、設備檔案、產(chǎn)品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規(guī)程隨時產(chǎn)生隨時歸檔。

　　3、員工培訓類資料按月歸檔，于每月25日之后至次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。

　　4、計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。

　　5、供應商檔案按每年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)。

　　6、記錄文件，輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄文件每年歸檔一次。

　　7、批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。

　　8、未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。五、歸檔份數(shù)

　　1、原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。

　　2、使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。六、檔案要求

　　1、由檔案室和各部門指定派一名專人負責歸檔事宜。 2、對已經(jīng)破損或模糊的.文件必須先修復再歸檔。 3、文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。

　　4、文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認后方可歸檔。

　　5、案卷封面,應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。 6、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

　　7、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。

　　8、檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,整。

　　七、歸檔手續(xù)

　　各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負責人和總經(jīng)辦審批，歸檔部門和檔案室各留一份，以備查考。由檔案員填寫《文件歸檔登記簿》，貴當然和檔案員共同簽字確認。

　　第三章檔案的收集與整理八、檔案的收集

　　1、由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進行分類、排列、編目后移交檔案室。

　　2、由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進

　　9、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完行系統(tǒng)的、全面的整理。

　　3、收集時要保證檔案的質量，如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。

　　九、檔案的整理

　　1、檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。

　　2、檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。

　　第四章檔案建檔十、分類梳理

　　歸檔的資料，由檔案員分類、編號、于文件歸檔的當天入庫，并建立《檔案明細臺賬》

　　十一、檔案專用章

　　所有歸檔的復印件及歸檔原件產(chǎn)生的復印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。

　　十二、檔案編號章

　　檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。

　　十三、檢索目錄

　　所有歸檔文件，由檔案員建立對應關系的電子版檢索目錄，并定期核對。

　　十四、電子備份

　　重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一并建檔備份。

　　第五章檔案使用和歸還十五、檔案使用

　　1、文件復�。河墒褂萌颂顚憽稒n案復印件登記簿》，一般性文件經(jīng)部門負責人批準，重要文件同時報分管副總批準，由檔案員復印、提供。 2、借出已加蓋檔案專用章的復印件：由使用人填寫《檔案借出登記簿》，經(jīng)部門負責人批準，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。

　　3、借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記簿》，經(jīng)部門負責人批準，于檔案室制定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準。

　　4、外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記簿》，須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可使用。

　　5、按規(guī)定審批，由當事人和檔案員在相應登記簿上登記并簽字確認方可使用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。

　　十六、檔案歸還

　　1、檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經(jīng)檢查無誤后，應在《檔案借出登記簿》登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認。

　　2、發(fā)生損壞、丟失的，對使用人處以200-100元/人/件的罰款；造成損失的，由使用人全部承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。

　　3、檔案歸還時內(nèi)容發(fā)生變更的，使用人應及時知會檔案員進行更新，以保持檔案的準確性。

　　十七、檔案保管與檢查

　　1、公司各類應歸檔文件應集中于檔案室管理，任何部門或個人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當事人全額承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。

　　2、每月底，由綜合部負責人將對檔案室的資料進行抽查；每三個月與檔案元共同對檔案室的所有資料進行一次徹查，并填寫《檔案清查記錄》。

　　3、檔案管理應賬實相符，檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。十八、檔案的銷毀

　　1、對需要進行銷毀處理的檔案，由檔案室填寫《檔案銷毀申請表》，并制作《檔案銷毀清冊》，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報告，經(jīng)相關部門負責人和總經(jīng)理審核簽字同意后，方可銷毀。

　　2、檔案員進行檔案銷毀，QA和檔案歸檔部門各指派一人進行監(jiān)銷，檔案銷毀須協(xié)同保衛(wèi)部門共同處理。

　　3、檔案銷毀時檔案員要在銷毀清冊上“銷毀情況”一欄注明“已銷毀”字樣和日期，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字確認。

　　十九、檔案管理人員職責

　　1、按照有關規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。

　　3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。

　　二十、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。

　　2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。

　　3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責任。

　　4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領導批準才能摘抄或復制。

　　5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

　　6、不準轉借,必須專人專用。

　　7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

　　杭化新材料綜合管理部

　　20xx年10月

檔案管理規(guī)章制度15

　　第一章 總 則

　　第一條 為了進一步加強流動人員人事檔案的管理,維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善人才流動社會化服務體系,促進人才合理流動,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》及有關法律、法規(guī),制定本規(guī)定。

　　第二條 本規(guī)定所稱流動人員人事檔案是指:

　　1、辭職或被辭職的機關工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案;

　　2、與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案;

　　3、待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案;

　　4、自費出國留學人員的人事檔案;

　　5、外商投資企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、區(qū)街企業(yè)、民營科技企業(yè)、私營企業(yè)等非國有企業(yè)聘用的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案;

　　6、外國企業(yè)常駐代表機構的中方雇員的人事檔案;

　　7、其它流動人員人事檔案。

　　第三條 流動人員人事檔案管理遵循:“集中統(tǒng)一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導。

　　第二章 流動人員人事檔案管理機構

　　第四條 流動人員人事檔案管理機構為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門素數(shù)的人才流動服務就(以下簡稱人才流動服務機構),其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案;嚴禁個人保管他人人事檔案。

　　第五條 跨地區(qū)流動的人員人事檔案,可由其戶籍所在地的人才流動服務機構管理,也可由其現(xiàn)在工作單位所在地的人才流動服務機構管理。

　　第六條 尚未建立人才流動服務機構的地區(qū),流動人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。

　　第七條 人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、管理、保管、利用、轉遞等管理工作,人證做好與流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作,經(jīng)授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。

　　第三章 流動人員人事檔案的轉遞

　　第八條 人才流動服務機構憑符合國家有關政策規(guī)定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調(diào)檔函,原單位接到調(diào)檔函十五天內(nèi),將流動人員人事檔案隨檔案轉遞通知單轉交人才流動服務機構,轉遞的流動人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉出。人才流動服務機構經(jīng)審核無誤后,及時將檔案轉遞通知單回執(zhí)退回原單位。人才流動服務機構發(fā)現(xiàn)轉來的檔案材料不齊全或不清楚,應要求原單位補齊或查清楚。

　　第九條 流動人員人事檔案轉遞,應通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。對流動人員本人自帶的人事檔案,人才流動服務機構不得接受。

　　第十條 人才流動服務機構接管人員人事檔案,須由流動人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動服務機構應與流動人員或其現(xiàn)所在單位簽定檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權利、義務等內(nèi)容。

　　第十一條 人才流動服務機構開具的轉檔手續(xù),與機關、國有企事業(yè)單位開具的轉檔手續(xù)具有相同的效力。機關、國有企事業(yè)單位必須憑人才流動服務機構開具的轉檔手續(xù),方可接收流動人員人事檔案。

　　第四章 流動人員人事檔案的收集、整理與利用

　　第十二條 人才流動服務機構應加強與流動人員及其現(xiàn)在工作單位的聯(lián)系做好流動人員檔案材料的收集工作,不斷充實流動人員認識檔案的內(nèi)容。收集的材料必須經(jīng)過認真的鑒別。需經(jīng)單位蓋章或本人簽字的,簽字蓋章后方能歸入檔案。

　　第十三條 人才流動服務機構應按照干部檔案整理工作的有關規(guī)定,認真做好流動人員檔案材料的整理工作。在整理檔案過程中,要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi)容,不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造流動人員人事檔案材料。

　　第十四條 人才流動服務機構應按照《干部檔案工作條例》中的有關規(guī)定,建立健全流動人員人事檔案查閱、借閱工作制度和注意事項。

　　(一)查閱流動人員檔案應辦理審批手續(xù)。查閱單位應申名查閱理由,管檔單位根據(jù)規(guī)定和需要確定需提供的檔案材料。

　　(二)查閱單位應派中共黨員到人才流動服務機構查閱流動人員人事檔案。對不符合規(guī)定條件的,人才流動服務機構可根據(jù)實際情況向查閱單位介紹被查閱人的`有關情況。

　　(三)人才流動服務機構對高級專業(yè)技術人員和涉及國家秘密的流動人員人事檔案要嚴格保管,嚴格查閱手續(xù)。

　　(四)任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

　　(五)查閱檔案必須嚴格遵守保密規(guī)定和閱檔規(guī)定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

　　第五章 流動人員人事檔案的保管

　　第十五條 人才流動服務機構應具備流動人員人事檔案的物質條件,建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房,配備鐵制的檔案柜;經(jīng)常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術,逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　第十六條 建立健全流動人員人事檔案的內(nèi)部規(guī)章制度,加強流動人員人事檔案工作的政策研究和理論研究,實行目標管理,不斷提高流動人員人事檔案管理的效率和質量。

　　第十七條 流動人員人事檔案管理應由專人負責。檔案管理人員必須是黨性強、作風正、忠于職守、具有一定的檔案管理專業(yè)知識的共產(chǎn)黨員。

　　第六章 監(jiān)督與處罰

　　第十八條 對違反本規(guī)定有下列情形的,由黨委組織部門和政府人事行政部門會同有關部門進行處理:

　　1、擅自管理流動人員人事檔案的單位或個人;

　　2、擅自涂改檔案內(nèi)容或偽造檔案材料的;

　　3、擅自向外公布、泄露檔案材料的;

　　4、在流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作中,出現(xiàn)違反本規(guī)定行為,造成嚴重后果的。

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