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企業(yè)做好檔案管理的方法
導(dǎo)語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動(dòng)的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對(duì)較為專業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。
企業(yè)做好檔案管理的方法
1.人是做好檔案管理工作的主體
檔案管理人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理工作,因此提高檔案管理人員的素質(zhì)是提高檔案管理工作水平的重要前提，一名合格的檔案管理人員應(yīng)具備三方面基本素質(zhì)：
1.1思想政治素質(zhì)良好
思想政治素質(zhì)指檔案管理人員的政治理論水平、政治態(tài)度及嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密的意識(shí)等。
1)檔案工作的政治性決定了檔案管理人員必須具有正確的政治方向和高度政治責(zé)任感，樹立正確的政治觀、價(jià)值觀
檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn),加強(qiáng)政治學(xué)習(xí),正確理解黨的路線、方針和政策,不斷提高政治覺悟和黨性修養(yǎng)。
2)具有堅(jiān)定的政治態(tài)度和敏銳的政治洞察力
在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題上同黨中央保持高度一致,恪守檔案工作紀(jì)律,貫徹執(zhí)行《檔案法》等檔案法律法規(guī)文件。樹立正確的法制觀念,強(qiáng)化依法治檔的意識(shí),提高明辨是非的能力,遵紀(jì)守法,確保檔案在政治上的安全。
3)忠實(shí)可靠,嚴(yán)守機(jī)密,具有強(qiáng)烈的保密意識(shí)
機(jī)密性是檔案工作的另一個(gè)重要特點(diǎn)。檔案人員肩負(fù)著保守機(jī)密的重任,必須在政治上是信得過的,守口如瓶,不該說的堅(jiān)決不說,具有良好的保密素養(yǎng)。此外,還要有嚴(yán)格的保密習(xí)慣,不隨便擺放有密級(jí)的文件材料,不擅自允許閑雜人等進(jìn)入檔案庫房重地等。值得指出的'是,在檔案數(shù)字化管理的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,檔案人員的保密延伸到了檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全�？傊�,檔案人員要做到不傳密,不泄密,確保檔案信息的安全。
1.2具有崇高的職業(yè)道德素質(zhì)
要干好一個(gè)行業(yè),從業(yè)人員必須具備該行業(yè)的職業(yè)道德,檔案工作人員同樣要遵循檔案工作職業(yè)道德,概括起來大致有三個(gè)方面:
1)熱愛檔案工作和檔案事業(yè)
檔案工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性的工作,作為一名檔案人員,應(yīng)該認(rèn)識(shí)檔案工作的重要地位。只有熱愛一項(xiàng)工作或者一份事業(yè)時(shí),才有可能為之嘔心瀝血,為之廢寢忘食,為之無私奉獻(xiàn)。檔案是國(guó)家的寶貴財(cái)富,熱愛檔案工作和檔案事業(yè),檔案人員自然有一種榮耀感,以從事如此神圣的工作為榮,以守候如此偉大的事業(yè)為耀。這是檔案人員首先具備的職業(yè)思想。
2)甘于奉獻(xiàn),以服務(wù)為己任
檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性、輔助性的工作,它必須通過為其他工作的服務(wù),才能體現(xiàn)自身價(jià)值,從而體現(xiàn)檔案管理人員的價(jià)值。因此,檔案管理人員更應(yīng)該很好地為管理檔案工作、為社會(huì)或個(gè)人服務(wù)。要做好服務(wù)工作,必須要樹立起良好的服務(wù)意識(shí),當(dāng)所提供的服務(wù)為利用者帶來了幫助之時(shí),檔案人員的價(jià)值也得到了體現(xiàn)。要做好服務(wù)工作,檔案人員必須要具有熱情的服務(wù)態(tài)度,盡心盡力,積極主動(dòng),用心、耐心、細(xì)心地為利用者提供熱忱服務(wù)。
3)尊重檔案、尊重歷史,堅(jiān)持實(shí)事求是的工作作風(fēng)
檔案是歷史的真實(shí)記錄,只有保持檔案的原貌,才能真正體現(xiàn)檔案價(jià)值。因此,據(jù)實(shí)立檔,據(jù)實(shí)用檔,是檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立的職業(yè)思想和行為準(zhǔn)則。在收集、整理、保管、利用的過程中,都應(yīng)該堅(jiān)持尊重檔案原貌的原則,切莫隨意地涂改、編纂、偽造檔案。檔案管理人員在保護(hù)檔案外觀完整無損的同時(shí),更應(yīng)該注重保護(hù)檔案內(nèi)容的真實(shí)。
原始性和真實(shí)性是檔案的根本特征,檔案管理人員務(wù)必要尊重事實(shí),切忌憑借自身的主觀臆斷妄加評(píng)論或猜測(cè),而是要本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)態(tài)度,實(shí)事求是地開展工作,養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ黠L(fēng)格。
1.3具有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)素質(zhì)
1)全面掌握檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)
檔案管理人員必須掌握檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、檔案縮微復(fù)制技術(shù)、計(jì)算機(jī)輔助檔案管理等理論知識(shí),另外,還應(yīng)通過聆聽專題講座、參加研討會(huì)等各種途徑,獲取檔案學(xué)最新研究動(dòng)態(tài)。檔案管理人員也要開展檔案研究,從而提高自身科研能力。
2)精通檔案管理各環(huán)節(jié)的流程和方法
檔案管理人員要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié),從檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用等步驟都要了如指掌,并且能熟練的操作實(shí)踐;而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法。
社會(huì)進(jìn)步和科技發(fā)展,促使新生事物層出不窮,檔案的門類和種類也在不斷地豐富。對(duì)于新出現(xiàn)的檔案,檔案管理人員要有一種大膽創(chuàng)新的精神,勇于探索科學(xué)合理的管理方法,提高自身處理新事物的技能和技巧。
3)把握各類檔案工作政策和標(biāo)準(zhǔn)
熟悉黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的有關(guān)方針、政策和檔案工作的法規(guī)性文件,對(duì)于檔案工作的各項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、性質(zhì)、范圍及職能都深刻的認(rèn)識(shí);熟悉上級(jí)檔案行政管理部的各種業(yè)務(wù)規(guī)定,對(duì)于各類規(guī)定的調(diào)整或變化,要及時(shí)掌握,以免由于信息不靈通,而導(dǎo)致檔案工作落后、脫節(jié)現(xiàn)象。
總之,檔案管理人員要把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識(shí)以及其他專業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際,熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。
2.計(jì)算機(jī)是做好檔案管理工作的客體
計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理開發(fā)和應(yīng)用為檔案管理提供了便捷的技術(shù)手段。不但提高檔案管理的工作效率、提高檔案查全率、查準(zhǔn)率，加快檢索速度，而且使檔案信息更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)公眾服務(wù)，現(xiàn)代化的檔案管理與計(jì)算機(jī)已經(jīng)緊密結(jié)合在一起。
2.1計(jì)算機(jī)檔案管理可分為三個(gè)階段：建檔、保存和管理、利用和服務(wù)
其中建檔階段是基礎(chǔ)，它包括文書處理工作在內(nèi)的許多前期基礎(chǔ)工作。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)作為一種高效能處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代化的先進(jìn)工具，已被廣泛利用。
有效利用計(jì)算機(jī)的前提是必須給計(jì)算機(jī)輸入準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，否則會(huì)導(dǎo)致整個(gè)計(jì)算機(jī)檔案管理工作陷入混亂之中。給計(jì)算機(jī)輸入所需要的各項(xiàng)信息的原始數(shù)據(jù)，這一般稱之為前期基礎(chǔ)工作，它包括做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、輸錄等一系列的基礎(chǔ)工作。加強(qiáng)前期處理的基礎(chǔ)工作，是實(shí)行檔案計(jì)算機(jī)管理的前提條件，也是充分滿足檔案計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求。
2.2檔案的長(zhǎng)期安全保管需要自動(dòng)化的監(jiān)控手段
要想利用好檔案信息，首先就要保管好檔案。檔案制成材料的壽命與保管條件有很大的關(guān)系。為了減緩紙張的老化可以用計(jì)算機(jī)嚴(yán)格控制庫房的溫、濕度，也可以用其實(shí)現(xiàn)防火、防盜、防潮等。
2.3檔案利用的時(shí)效性要求快速、方便的檢索手段
隨著社會(huì)的發(fā)展對(duì)檔案利用工作的要求越來越高，不僅是各種學(xué)術(shù)研究希望能夠快速、全面、準(zhǔn)確地查閱資料，商品化經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中對(duì)檔案的利用能否及時(shí)、準(zhǔn)確和完整則關(guān)系到企業(yè)的興衰，計(jì)算機(jī)的快速信息檢索功能極大滿足了這種需求。
2.4辦公自動(dòng)化、產(chǎn)品設(shè)計(jì)和生產(chǎn)過程的自動(dòng)化直接生成了機(jī)讀檔案或電子檔案，迫使檔案管理也必須采用計(jì)算機(jī)。
總之，做好檔案管理工作，人是決定因素，同時(shí)現(xiàn)代的檔案管理工作對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的依賴是顯而易見的。檔案管理工作者不僅要有良好的思想政治素質(zhì)，還必須具有良好的文化素養(yǎng)，掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，除了要在工作實(shí)踐中一邊工作一邊學(xué)習(xí)提高外，還必須要有計(jì)劃、有目的地提高。從而緊跟時(shí)代的步伐，大大提高檔案管理和使用的效率和價(jià)值，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)提供服務(wù)。
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