怎么創(chuàng)新檔案管理工作

　　作為檔案管理工作也要用檔案學的理論，提出新的觀點、探索新的問題、開拓新的領域，在檔案管理工作中實踐，不斷做好服務機制的創(chuàng)新，激發(fā)工作活力，敢于突破那些與時代發(fā)展不相適宜的工作理念和工作模式，善于用新的思路、新的途徑、新的辦法來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題，把檔案管理工作提高到一個新的水平

　　怎么創(chuàng)新檔案管理工作

　　1、當前檔案工作情況的分析

　　(1)檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無

　　事業(yè)單位的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。

　　(2)隨著數(shù)字化、網絡化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉變

　　首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經單機數(shù)據管理模式、網絡信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應調整。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。

　　(3)缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

　　目前，造成檔案技術落后的主要原因有兩點： 部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。

　　領導重視不夠，雖有微機和檔案網絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。檔案工作缺乏制度化的管理程序當前企事業(yè)單位檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在： 檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；檔案整理不規(guī)范。

　　在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進行管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。 檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

　　2、檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

　　2.1檔案管理必須實現(xiàn)現(xiàn)代化，不局限于人工整理

　　首先，之前的檔案不管是材料的刪減、修改還是起草，或者是歸檔、整理、傳閱和打印通常都是用手工的抄寫為主。把計算機應用在檔案的管理工作當中，可以利用計算機系統(tǒng)的完成檔案材料和文件的匯集統(tǒng)計、登記、打印、檢索、刪減、修改和起草等一些工作，自動化的使文件的轉換、運行和形成等環(huán)節(jié)自行鏈接起來。檔案管理不斷的實現(xiàn)信息化和數(shù)字化，主要是實現(xiàn)了信息社會在檔案的管理工作中的要求，也是檔案管理工作人員的逐漸走向。

　　其次，人工進行立卷，立卷人通常都是通過對文件的不同理解進行文件分類，雖然說在立卷的過程中方法是統(tǒng)一、標準的，但是工作人員的理解力不盡相同，對不同的文件甚至是同一個文件有著不同的理解，所以在立卷的過程中文件的分類也不盡相同。

　　因此，導致出現(xiàn)分類不標準的現(xiàn)象，不僅在一定程度上使案卷的質量受到了影響，還給工作的實施帶了了不便。采用計算機對檔案進行模擬立卷，根據類別打印出條目的內容，也可以根據文件的形成先后時間按順序排列整齊后再進行打印，這不僅有效避免了人為因素對文件歸檔所產生的影響，還充分的發(fā)揮了計算機在管理方面的優(yōu)勢，減少了勞動力，并且提高了檔案管理工作的工作效率。

　　2.2提高檔案管理工作人員的業(yè)務素質

　　在新時期的背景下，管理人員只有不斷的汲取知識，優(yōu)化自身的知識結構，開闊視野，提高自身發(fā)展的綜合素質，才能更好的完成檔案的管理工作。此外，管理人員必須具備默默奉獻和勇于犧牲自我的精神。

　　在工作當中，檔案人員應該講禮貌、講文明，用熱情誠懇的態(tài)度服務別人。在新形式下，檔案管理工作人員必須培養(yǎng)自身的素質文化和知識文化，具備一定的創(chuàng)新精神。高素質的檔案管理人才，必須要熟悉現(xiàn)代化的管理技能與國內外的檔案法規(guī)，忠誠于黨的檔案事業(yè)。

　　開拓檔案在服務上、法制建設的工作，開發(fā)利用信息資源。并且，高素質的檔案管理人員還必須具備專業(yè)技能、專業(yè)知識、開拓創(chuàng)新性、意志堅定性和政治敏銳性等特征。更好的為用戶和現(xiàn)代化社會的發(fā)展要求。

　　2.3合理利用檔案資源，實現(xiàn)檔案事業(yè)在發(fā)展中的可持續(xù)發(fā)展

　　檔案是十分重要的知識存在形式，凝聚了人類的知識結晶，檔案事業(yè)屬于信息產業(yè)的重要部分，和新的經濟發(fā)展模式存在著十分緊密的聯(lián)系。提出新的知識經濟，可以有效的為經濟的可持續(xù)發(fā)展和更深層次的檔案事業(yè)提供思維工具，并且在一定程度上開拓了檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的新思路。

　　充分的體現(xiàn)了現(xiàn)代化信息資源所具備的價值，使檔案事業(yè)在社會的發(fā)展過程中進一步得到擴展。這不僅奠定了檔案事業(yè)在發(fā)展過程中的可持續(xù)發(fā)展的良好基礎，還為檔案事業(yè)的進一步發(fā)展提供了新的成長點，引領檔案事業(yè)逐漸走向現(xiàn)代化的發(fā)展道路。

　　拓展：

　　檔案工作創(chuàng)新的注意事項

　　1、創(chuàng)新與基礎。工作的創(chuàng)新不是憑空而出，而是要根據原有的基礎，發(fā)揮想象而得出。我國的檔案工作歷經了很長的一段時間，已經形成了一套具有自己特色、有理論、有方法以及工作經驗的工作體系。這基礎對于指導我們在開展以后的檔案工作中很有幫助。因此，要求我們在創(chuàng)新的同時，不能摒棄基礎，要在其基礎之上，分析當今與未來的形勢，在發(fā)展中尋求新突出。

　　2、創(chuàng)新與現(xiàn)實。要求我們在工作上創(chuàng)新，不是讓我們一味的脫離實際情況�，F(xiàn)階段，檔案工作仍然處于最初的發(fā)展階段，還有很多問題都沒有得到有效地解決。因此，檔案工作的發(fā)展在受多種限制條件下，檔案部門工作未做足，檔案管理意識差等問題常常出現(xiàn)，都或多或少的阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案工作創(chuàng)新要求我們應重實際，從實際出發(fā)，處理好目前現(xiàn)實中存在的問題。

　　3、 創(chuàng)新與學習、借鑒。創(chuàng)新是學習的動力，借鑒是創(chuàng)新的橋梁，學習是創(chuàng)新的基礎。在檔案管理工作中，創(chuàng)新要求既要學習該行業(yè)的專業(yè)知識，同時也要借鑒行內行外成功的經驗與方法。創(chuàng)新必須堅持“推陳出新”原則，在學習與借鑒過程中，不斷批判繼承原有的觀念，實現(xiàn)自我的創(chuàng)新。

　　總之，創(chuàng)新是社會發(fā)展的必然要求。只有善于創(chuàng)新、敢于創(chuàng)新，才能不斷深化我們認識的客觀世界。創(chuàng)新是民族進步的靈魂與國家興旺發(fā)達的動力。只有在現(xiàn)今的基礎上不斷創(chuàng)新，才能提高檔案工作的服務功能，開創(chuàng)檔案工作的新局面，真正實現(xiàn)檔案工作的與時俱進、持續(xù)發(fā)展。

　　檔案提供利用的方式和途徑

　　（一） 提供利用服務的方式

　　1、以檔案原件提供利用。如在檔案館室（內）開辟閱覽室，利用者在室內閱覽一般文件原件；在某些情況下，將檔案原件暫時借出館（室）外使用等。

　　2、以檔案復制品提供利用。如制作各種形式的檔案原件復制本，代替原件在館（室）內閱覽（如珍本）或提供館外使用，編輯出版文件匯編和在報刊上公布檔案，舉辦檔案展覽等。

　　3、綜合檔案內容編寫書面資料提供利用。如編寫各種參考資料，制發(fā)檔案證明，函復查詢外調。依據檔案材料撰寫專門文章和著作、向社會提供加工的檔案信息。

　�。ǘ�）檔案提供利用服務的途徑服務的途徑，亦即提供利用的具體方式：

　　1、閱覽室閱覽：最普遍、最主要、最常規(guī)的服務方式。

　　2、檔案外借：檔案一般不允許借出檔案室，特殊珍貴和易損的檔案，禁止借出。照片、影片、錄音帶、錄像帶等原件不提供外借服務。外借應有嚴格的制度。借用單位和個人要對所借檔案的完整和保密負完全責任。

　　3、制發(fā)檔案證明。

　　4、制作檔案復制件。

　　5、舉辦檔案展覽。

　　6、提供檔案咨詢服務：信函、電話、網絡查詢。

　　7、綜合檔案內容，編寫參考資料。

　　企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新方法，企業(yè)管理服務內容

　　一、檔案管理創(chuàng)新的必要性

　　傳統(tǒng)的檔案管理方式往往以紙質文檔為主，存在易損壞、難查找、不易共享等問題。隨著數(shù)字化、網絡化的推進，傳統(tǒng)的檔案管理方式已難以滿足企業(yè)的實際需求。檔案管理創(chuàng)新不僅能夠解決這些問題，還能提高企業(yè)檔案管理的效率和安全性，為企業(yè)的發(fā)展提供有力支持。

　　二、檔案管理創(chuàng)新的方法

　　1. 數(shù)字化管理

　　數(shù)字化管理是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要手段。通過掃描、錄入等方式將紙質檔案轉化為數(shù)字檔案，不僅方便存儲和查找，還能提高檔案的安全性和保密性。同時，數(shù)字化管理還能實現(xiàn)檔案的遠程共享和在線協(xié)作，提高工作效率。

　　2. 智能化管理

　　隨著人工智能技術的發(fā)展，智能化管理逐漸成為企業(yè)檔案管理的新趨勢。通過應用自然語言處理、圖像識別等技術，實現(xiàn)對檔案內容的自動識別和分類，進一步提高檔案管理的效率和準確性。

　　3. 云計算和大數(shù)據應用

　　云計算和大數(shù)據技術的應用為企業(yè)檔案管理帶來了無限可能。通過云計算，企業(yè)可以實現(xiàn)檔案的集中存儲和統(tǒng)一管理，降低管理成本。同時，大數(shù)據技術可以實現(xiàn)對檔案數(shù)據的挖掘和分析，為企業(yè)決策提供有力支持。

　　三、企業(yè)管理服務內容的變革

　　1. 檔案咨詢服務

　　隨著企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的推進，檔案咨詢服務的需求也日益增長。專業(yè)的檔案咨詢機構可以為企業(yè)提供檔案管理策略、數(shù)字化解決方案等方面的咨詢服務，幫助企業(yè)實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化和升級。

　　2. 檔案培訓服務

　　隨著檔案管理技術的不斷更新，企業(yè)需要不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平。檔案培訓服務可以為企業(yè)提供針對性的培訓課程，幫助檔案管理人員掌握新的檔案管理技術和方法，提高檔案管理水平。

　　3. 檔案外包服務

　　對于一些缺乏檔案管理經驗和資源的企業(yè)，檔案外包服務成為了一個不錯的選擇。通過外包服務，企業(yè)可以將檔案管理工作交給專業(yè)的檔案管理機構來完成，降低管理成本，提高管理效率。

　　四、結論

　　2024年，企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新方法和企業(yè)管理服務內容的變革將成為企業(yè)發(fā)展的重要支撐。通過數(shù)字化管理、智能化管理、云計算和大數(shù)據應用等手段，實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，將為企業(yè)帶來更高效、更安全、更便捷的檔案管理體驗。同時，隨著檔案咨詢服務、檔案培訓服務、檔案外包服務等企業(yè)管理服務內容的豐富和發(fā)展，企業(yè)將能夠更好地應對檔案管理方面的挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理的全面升級。

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